DMS

Was ist ein DMS?

Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Sie Informationen einfach und zeit­spa­rend verwalten. Dies betrifft prinzipiell alle Arten von Dateien, im Normalfall aber vor allem Text­dokumente, E-Mails, pdf-Dateien oder Tabellenkalkulationen. Außerdem können über Scan-Stellen analoge Dokumente (auf Papier) digitalisiert und ebenfalls im DMS ver­waltet werden. Mit dem DMS wer­den Dateien geordnet abgelegt, verwaltet und einfach wie­der gefunden. Auch eine Lang­zeitarchivierung ist möglich. Der Zugriff auf die Dateien ist da­bei nicht Standort gebunden. Die Möglichkeiten und Funktionen werden am besten durch die sieben V des DMS umschrieben:

Verarbeiten, Verwahren, Verhindern, Verfügen, Verändern, Verwalten, Vernichten.

Eine Information entsteht, wird archiviert, muss vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, soll wiedergefunden werden, kann bearbeitet oder aktualisiert werden, muss gepflegt und verwaltet werden und wird zu einem festgelegten Zeitpunkt gezielt gelöscht.

Durch den Einsatz eines DMS wird Datenredundanz (mehrfache Datenführung) vermieden, denn mit einem DMS ist die Zuordnung eines Schriftstückes zu mehreren Bereichen möglich. Beispiels­weise können Sie im d+ OM DMS ein Schreiben sowohl einem Kunden als auch einem Kreditor zu­ordnen. Dies ist im herkömmlichen Dateiablagesystem des Windows-Explorers nicht mög­lich. Dort ist es erforderlich, das Schreiben in zwei unterschiedlichen Ordnern abzuspeichern. Außer­dem erstellt im DMS ein Dateiwandler oder ‚Tiffer’ im Hintergrund einen pdf-Ausdruck und ein Vorschaubild.

Terminologie

Das Ablegen eines Dokuments im d+ OM DMS wird einchecken genannt. Dabei werden eines oder mehrere Dokumente in einem so genannten Container abgelegt, der wiederum be­stimmte Eigenschaften, Kategorien und Verknüpfungen erhält, die so genannte Beschlagwortung. Der Con­tainer ist also eine Art Briefumschlag für die Dokumente, die Beschlagwortung dient dem Wieder­finden des Dokuments. Wollen Sie ein ein­gechecktes Do­kument bearbeiten, müssen Sie es aus­checken und nach getaner Arbeit wieder einchecken, damit es anderen zur Verfügung steht. Die Einzelheiten dieser Vorgänge werden im Folgenden näher behandelt.

DMS Benutzeroberfläche

Zugriff über den Button Dokumente

In der regulären Arbeit mit d+ OM begegnen Sie dem DMS am häufigsten über den Button Dokumente:

Von hier aus können Sie das d+ OM Vorlagenmodul öffnen. Informationen dazu finden Sie im Handbuch zu Dokumentvorlagen und Serienbriefen.

Standardmäßig enthält das hier angezeigte Menü die Punkte:

• Neuer Container: damit legen Sie einen neuen Container an, der automatisch mit dem aktuell im Darstellungsgitter markierten Datensatz (also z. B. mit einer Person, einem Objekt, etc.) ver­knüpft wird (siehe Ein Dokument in einen neuen Container einchecken),

• Suche: damit starten Sie eine Suche nach Dokumenten im DMS, die mit dem aktuell im Dar­stellungsgitter markierten Datensatz (also z. B. mit einer Person, einem Objekt, etc.) verknüpft sind (siehe Dokumente wieder finden - die Suche),

• Scanclient: damit starten Sie den Scanclient zum Einscannen von Dokumenten, die auto­ma­tisch mit dem aktuell im Darstellungsgitter markierten Datensatz (also z. B. mit einer Person, einem Objekt, etc.) verknüpft werden (siehe Dateien einscannen - der Scanclient) und

• Import: damit können Sie Dateien aus einem Verzeichnis importieren, die je nach Einstellung durch den Administrator mit dem aktuell im Darstellungsgitter markierten Datensatz (also z. B. mit einer Person, einem Objekt, etc.) verknüpft werden. Es wird ein neuer Dialog geöffnet, der bis auf das Feld Art dem des DMS Cold Imports gleicht (siehe Cold Import).

Wenn sie die entsprechende d+ OM Berechtigung (Nr. 1309) haben, können Sie das Menü über den Punkt Konfiguration außerdem an Ihre Bedürfnisse anpassen. Informationen dazu finden Sie im Administratorenhandbuch zum DMS. Sie sollten beachten, dass es möglich ist, dass im Dokumente Button auch andere und weitere Punkte als die hier aufgeführten vorhanden sind.

Zugriff über das DMS-Menü

Außerdem finden Sie in der Menüleiste von d+ OM auch ein DMS-Menü.

Das hier angezeigte Menü enthält ebenfalls die Punkte:

• Neuer Container: damit legen Sie einen neuen Container an (siehe Ein Dokument in einen neuen Container einchecken),

  • Neuer Container aus DMS Zwischenablage erstellen: damit wird die Zwischenablage geöffnet und Sie können Dateien für einen neuen Container auswählen (siehe Datei-Import per Drag&Drop).

• Suchen: damit starten Sie eine Suche nach Dokumenten im DMS (siehe Dokumente wieder finden - die Suche) und

• Scanclient: damit starten Sie den Scanclient zum Einscannen von Dokumenten (siehe Dateien einscannen - der Scanclient).

• Scanclient Profile: hier werden die Profile für den Scanclient angelegt und gewartet

• Drag und Drop Aktionen: hier finden Sie die diversen, möglichen Aktionen zu Drag und Drop

  • Cold Import: damit können Sie den Cold Import starten, mit dem Sie automatisiert Doku­mente ins DMS einchecken können. Zusätzliche Informationen dazu finden Sie im Administratorenhandbuch DMS.

  • Barcode Etiketten: über diesen Befehl können Sie Barcode-Etiketten drucken (siehe Barcode / QR‑Code Etikettierung).

  • Konfigurationen: damit öffnen Sie den Konfigurationsdialog. Zusätzliche Informationen dazu finden Sie im Administratorenhandbuch DMS

  • Speicherort: hier werden die diversen Speicherorte angelegt und gewartet

  • Dateierweiterungen: hier werden die diversen Dateierweiterungen angelegt und gewartet

  • Status: hier werden die diversen Status angelegt und gewartet

  • Lebensdauer: hier werden die diversen Lebensdauern angelegt und gewartet

  • Entstehungsart: hier werden die diversen Entstehungsarten angelegt und gewartet

  • Postart: hier werden die diversen Postarten angelegt und gewartet

  • Checkout Verzeichnis: hier wird das Checkout Verzeichnis angelegt und gewartet

  • Containereigenschaften: hier werden die diversen Containereigenschaften angelegt und gewartet

  • Knoteneigenschaften: hier werden die diversen Knoteneigenschaften angelegt und gewartet

  • Dienstprogramme: hier stehen Ihnen kleine Hilfsprogramme zur Verfügung, mit denen Sie die DMS-Beschlagwortung bereinigen können. Zusätzliche Informationen dazu finden Sie im Administratorenhandbuch DMS.

  • DMS Tiffer: hier haben Sie Zugriff auf den Tiffer (siehe Dateiumwandlung (Tiffer) und im Administratorenhandbuch DMS).

Zugriff über die Symbole in der Symbolleiste

In der d+ OM Symbolleiste finden Sie neben dem Auswahlfenster für den Mandanten Symbole für die wichtigsten DMS-Funktionen: Neuer Container, Neuer Container aus DMS Zwi­schen­ablage, DMS Suche und Scanclient. Diese sind (wie im DMS Menü) nicht beschlagwortet.

DMS Container und Vorschau

Sämtliche Dokumente im DMS werden in Containern gespeichert und abgerufen. Die Con­tainer­ansicht ist deshalb eine der wichtigsten Oberflächen bei der Arbeit im DMS und wird bereits an dieser Stelle kurz beleuchtet. Zusätzliche Informationen finden Sie außerdem in den folgenden Kapiteln.

In der Containeransicht können ein oder mehrere Container gleichzeitig geöffnet werden. Sie glie­dert sich grundsätzlich in drei Bereiche:

1. Container-Bereich: hier finden Sie alle Daten zum Container und enthaltenen Doku­menten, so­wie zu Verknüpfungen, Berechtigungen, etc.;

2. Vorschau-Bereich: hier sehen Sie eine Liste der Dokumente (2b) und eine Vorschau (2a) des unten markierten Dokuments im oberen Bereich;

3. Schaltflächen.

Die Containeransicht gibt es in zwei verschiedenen Modi: Es ist zwischen dem Lesen- und dem Be­ar­beiten-Modus zu unterscheiden. Je nach Modus sind mehr oder weni­ger Schalt­flä­chen freige­schal­tet. Im Lesen-Modus können Sie viele Informationen nicht edi­tieren, sondern nur einsehen. Im Bearbeiten-Modus sind diese Blockierungen aufgehoben. Allerdings ist zu beachten, dass die Nutzerberechtigungen unter Umständen einen Zugriff auf den Bearbeiten-Modus (oder gar auf den Container generell) verhindern können. Infor­mationen dazu finden Sie unter Beschlagwortungsbereiche im Detail.

Menüleiste im Bereich Container

Mit den Schaltflächen können Sie die gesamte Baumstruktur der Container öffnen oder schlie­ßen, d. h., es werden sämtliche Unterkategorien ausgeklappt oder eingeklappt.

Über können Sie mit einem Klick alle oder keinen Container selektieren. Diese Schalt­flächen sind aber nur aktiv, wenn zwei oder mehrere Container gleichzeitig bearbeitet werden.

Über das grüne Plus können Sie einen neuen Container erstellen oder dem aktuellen Con­tainer ein wei­teres Dokument oder eine Kategorie, Abteilung, Verknüpfung, Eigenschaft oder Berechtigung hin­zufügen.

Mit dem roten Minus können Sie entweder den aktuellen Eintrag (also zum Beispiel die aktu­ell mar­kierte Kategorie, Verknüpfung, etc.) oder den/die ausgewählten Container löschen, sofern Sie dazu die Berechtigung haben. Außerdem können mehrere DMS-Container markiert und mit ENTF gelöscht werden. Wird ein Container gelöscht, wird gegebenenfalls auch der dazugehörige Posteingang gelöscht. Dies wird (egal ob manuell im Dialog oder über eine Containerlöschung) in der Historien-Tabelle dokumentiert.

Bei mehreren geöffneten Containern können Sie außerdem wählen, ob die Änderungen an Beschlagwortungen für alle oder nur den aktuellen Container übernommen werden sollen. Ist das letzte Symbol mit einem zusätzlichen grünen Haken versehen, werden die Änderungen für alle Container gespei­chert. ACHTUNG! Dies gilt NICHT für die Änderung von Berechtigungen. Diese können nur in einzelnen Containern geändert werden.

In der ersten Auswahlbox können Sie eine Ansicht für den Container wählen. Verschiedene Contai­neransichten enthalten unterschiedliche Angaben und können in der DMS Konfiguration definiert werden. In der zweiten Auswahlbox wählen Sie die Sortierung der Container, wenn mehrere geöffnet sind, entweder nach Namen, Nummer, Betreff oder keine. Mit Auswahl der letzten Option werden die Container in der Reihenfolge ihres Hinzufügens angezeigt.

Außerdem können Sie unten im Containerbereich die Vorschau aktivieren oder deaktivieren und festlegen, ob die Fortschrittsanzeige automatisch geschlossen werden soll oder nicht. Die Fort­schrittsanzeige sehen Sie zum Beispiel beim Speichern eines Containers.

Der Bereich Vorschau

In diesem Bereich wird das aktuell markierte Dokument als Vorschau angezeigt. Dazu müssen Sie unten rechts im Vor­schaubereich die Art der Vorschau in einer Auswahlbox wählen:

Außerdem funktioniert in der Vorschau Drag&Drop.

Vorschauarten

In d+ OM sind verschiedene Vorschautools für verschiedene Dateiformate integriert. Außerdem wird nach der Ablage eines Dokuments automatisch durch den so genannten Tiffer eine pdf- und eine tiff-Datei erstellt, die unter anderem für die Langzeitarchivierung benötigt werden sowie eine Texterkennung (OCR) durchgeführt. Über die Auswahlbox können Sie ent­schei­den, welche Datei bzw. welches Vorschautool für die Vorschau verwendet werden soll. Bei Auswahl Nein wird keine Vorschau angezeigt. Ist Integriert ausgewählt, sehen Sie drei Bereiche der Vorschau vor sich, links die Container, in der Mitte Details zum gewählten Container und rechts die Vorschauanzeige.

Bei Eigenes Fenster und Eigenes Fenster mit Fokus öffnet sich ein eigener Dialog, in welchem die Vorschau des Dokuments angezeigt wird. Der einzige Unterschied zwischen diesen beiden Auswahlmöglichkeiten besteht darin, dass bei der Auswahl mit Fokus beim Datenwechsel automatisch der Fokus auf die zweite Applikation gesetzt wird. In der externen Vorschau kann mit der Tastenkombination Strg + q der Dialog zum Auschecken eines Containers geöffnet werden (in der Container-Suche und im Container-Dialog).

Außerdem stehen verschiedene Schaltflächen in der Vorschau selbst zur Verfügung. ACHTUNG! Die andere Ansicht sehen Sie bei der Auswahl Integriert. Bei Eigenem Fenster und bei Eigenem Fenster mit Fokus gibt es folgende Ansicht.

In diesem Modus sehen Sie auf der linken Seite eine kleine Seitenvorschau zum Dokument, in welcher Sie mit Klick auf eine Seite auf diese wechseln können. Diese kleine Vorschau gibt es NUR in diesem Modus und im Modus Eigenes Fenster mit Fokus, nicht im integrierten Modus.

Mit Strg + SPACE können Sie zwischen der netFrame-Applikation (OM) und der d+‑Applikation (Vorschaufenster) wechseln.

Buttons

Auf der linken Seite sehen Sie folgende Buttons in absteigender Reihenfolge:

Mit Klick auf können Sie das linke Menü (in der integrierten Vorschau der mittlere Bereich) aus- und einklappen. In diesem werden die Container und darunter deren Dokumente angezeigt.

Mit Klick auf können Sie die Ansicht der Anzeige auswählen, also entweder Automatisch, Originaldokument, PDF, TIF oder Miniaturansicht. Bei Automatisch wird vom Programm entschieden, welches Format angezeigt wird. Wird ein Format nicht unterstützt, versucht das Programm, das Dokument als PDF oder TIF anzuzeigen (falls vorhanden bzw. vom Tiffer erzeugt). Ansonsten wird das Originaldokument angezeigt. Bei Word (*.doc, *.docx) wird immer versucht, das PDF (falls vorhanden) zuerst anzuzeigen. Nur wenn das PDF nicht vorhanden ist, wird das Originaldokument über die Betriebssystemvorschau angezeigt. Bei Originaldokument wird das Originaldokument in dessen Format verwendet. Bei PDF wird das PDF verwendet. Ist das Originaldokument ein PDF, wird dieses verwendet. Ist das Originaldokument kein PDF und es gibt auch keine pdf-Vorschau, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Bei TIF wird das TIF verwendet. Ist das Originaldokument ein TIF, wird dieses verwendet. Ist das Originaldokument kein TIF und es gibt auch keine TIF-Vorschau, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Bei Miniaturansicht wird von allen Dokumenten des Containers die erste Seite als Miniaturansicht angezeigt. Dabei wird entweder das hinterlegte Thumbnail vom Tiffer verwendet oder ein solches für die Anzeige erstellt.
Unterstützte Dateiformate sind:
*.pdf (Acrobat PDF); *.docx (Microsoft Word ab Version 2003); *.xlsx (Microsoft Excel ab Version 2003); *.pptx (Microsoft PowerPoint ab Version 2003); *.odt (OpenOffice Writer); *.dxf (AutoCAD); *.msg (Outlook E-Mail); *.eml (E-Mail); *.rtf (Richtext Format); *.htm, *.html; *.csv; *.txt; *.cfg; *.job; *.config; *.patch; *.adl; *.adu; *.ini; *.inf; *.cold; *.log; *.inc; *.cs; *.css; *.csproj; *.pas; *.dfm; *.dpr; *.dproj; *.sln; *.ps; *.ps1; *.xml; *.xsd; *.ovpn; *.json; *.cmd; *.bat; *.manifest; *.sql; *.vcf; *.error; *.js; *.resx; *.reg; *.tif, *.tiff; *.jpg; *.jpeg; *.gif; *.png; *.bmp; *.pcx; *.ppm; *.pgm; *.tga; *.emf; *.wmf; *.cut; *.dds; *.ico; *.j2k; *.jng; *.jp2; *.pfm; *.psd
Microsoft Word 1997 (*.doc) und Microsoft Excel 1997 (*.xls) werden nur unterstützt, wenn MS Office lokal am Rechner installiert ist. Dabei wird die Betriebssystemvorschau verwendet (wie wenn man im Microsoft Explorer die Vorschau aktiviert).

Außerdem ist es möglich, eine Seite aus einem Dokument zu löschen. Unterstützt werden dabei tiff- und pdf-Formate.

Bei E-Mails werden in der Dokumentenvorschau auch die Anhänge angezeigt und können gespeichert werden.

Bereits einmal heruntergeladene Dateien werden lokal im Cache im AppData-Verzeichnis (z. B. C:\Users\BENUTZERNAME\AppData\Local\netFrame\Cache) gespeichert. Damit geht ein zweiter Zugriff auf eine Datei schneller. Mit Klick auf wird der Cache des aktuell geöffneten Containers gelöscht und damit wieder alles neu vom DMS‑Server heruntergeladen. Anschließend wird das aktuelle Dokument in der Vorschau angezeigt, also Aktualisiert. Im Verzeichnis ohne DMS hingegen wird nur die gerade geöffnete Datei in der Vorschau geschlossen und neu geladen.

Mit Klick auf können Sie einen Modus beenden, das heißt, wenn Sie eine Annotation hinzugefügt haben oder mit dem Zoomzeiger gezoomt haben, dann bleibt das Programm im entsprechenden Modus. Dabei wir bei jedem Klick eine Annotation (beispielsweise das Häkchen) hinzugefügt. Mit Klick auf den Mauszeiger können Sie diesen Modus beenden.

Mit Klick auf können Sie punktgenau zoomen. Dies kommt zum Beispiel bei großen Plänen zum Einsatz. Wenn dieser Modus aktiviert ist, dann wird mit Klick auf die linke Maustaste in den Plan hineingezoomt. Mit Klick auf die rechte Maustaste können Sie wieder herauszoomen. Das „normale“ Zoomen funktioniert ebenfalls in der Zoomleiste unten sowie den verschiedenen Zoomflächen.

Die Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn der Container ausgecheckt wird. Annotationen etc., die auf das Dokument gesetzt werden, können mit Klick auf gespeichert werden.

Mit Klick auf können Sie das Dokument lesen bzw. drucken. Gibt es nur ein Dokument im Container, wird das Dokument heruntergeladen und mit dem im Windows registrierten Standardprogramm geöffnet. Gibt es mehr als ein Dokument im Container, sehen Sie einen Auswahldialog, in welchem Sie wählen können, welches Dokument Sie lesen bzw. drucken wollen.

Mit Klick auf können Sie das Dokument in die Windows-Zwischenablage kopieren. Anschließend können Sie das Dokument mit der Tastenkombination Strg + C, mit Rechtsklick - Einfügen oder einfach per Drag&Drop im Windowsexplorer einfügen. Des Weiteren wird je nach gewählter Vorschauart entweder das Original, das PDF oder das TIFF des Dokumentes verwendet. Beim Klick auf den Zwischenablage-Button kann nun „Original“, „PDF“ oder „TIFF“ gewählt werden.

Mit Klick auf können Sie die bereits vorgenommenen Änderungen verwerfen. Diese Schaltfläche erscheint ausgegraut, solange keine Änderungen vorgenommen wurden.

Mit Klick auf können Sie eine Seite aus dem Dokument entfernen.

Mit Klick auf können Sie das Dokument drucken. Dabei können sie auswählen, ob Sie dieses mit oder ohne Annotationen drucken wollen.

Mit Klick auf gelangen Sie innerhalb des Dokuments auf die erste Seite.

Mit Klick auf können Sie innerhalb des Dokuments eine Seite nach vorne blättern.

Mit Klick auf können Sie innerhalb des Dokuments eine Seite nach hinten blättern.

Mit Klick auf gelangen Sie innerhalb des Dokuments auf die erste Seite.

Mit Klick auf können Sie auf das Dokument hineinzoomen (vergrößern).

Mit Klick auf können Sie aus dem Dokument herauszoomen (verkleinern).

Mit Klick auf wird das Dokument so groß angezeigt, dass die ganze Seite zu sehen ist (auch im „verkleinerten Fenster“-Modus).

Mit Klick auf wird die Dokumentengröße an die Breite des Dialoges angepasst (auch im „verkleinerten Fenster“-Modus).

Mit Klick auf wird das Dokument in der Originalgröße angezeigt, das heißt, wenn ein Bild 200x200 Pixel groß ist, wird das Dokument auch 200x200 Pixel groß angezeigt.

Mit Klick auf können Sie entweder nur die aktuelle Seite oder alle Seiten nach links drehen. Dies wird jedoch nur mit anschließendem Klick auf gespeichert.

Mit Klick auf können Sie entweder nur die aktuelle Seite oder alle Seiten nach rechts drehen. Dies wird jedoch nur mit anschließendem Klick auf gespeichert.

Mit Klick auf können Sie die aktuelle Seite vertikal spiegeln. Dies wird jedoch nur mit anschließendem Klick auf gespeichert.

Mit Klick auf können Sie die aktuelle Seite horizontal spiegeln. Dies wird jedoch nur mit anschließendem Klick auf gespeichert.

Bei (, , , ) werden hier bis zu maximal 5 Dokumente mit den Nummern 1 bis 5 des Containers angezeigt. Dies dient vor allem dazu, dass der linke Dokumentenbereich nicht immer geöffnet sein muss, jedoch trotzdem die Möglichkeit besteht, zwischen Dokumenten eines Containers hin- und herwechseln zu können. Bei mehr als 5 Dokumenten wird als sechstes Symbol eine Schaltfläche mit Fernglas () angezeigt, mit welchem mit einfachem Klick der linke Dokumentenbereich wieder eingeblendet werden kann.

Ist ein Container ausgecheckt, sehen Sie auf der rechten Seite folgende Buttons in absteigender Reihenfolge:

Mit Klick auf können Sie die Annotationseinstellungen ein- und ausklappen.

Mit Klick auf können Sie gewählte oder Alle Annotationen entfernen. Um eine gewählte Annotation zu entfernen, müssen Sie die Annotation doppelt anklicken, dann auf den Button und dann auf gewählte Annotation entfernen klicken.

Mit Klick auf können Sie einen Modus beenden, das heißt, wenn Sie eine Annotation hinzugefügt haben oder mit dem Zoomzeiger gezoomt haben, dann bleibt das Programm im entsprechenden Modus. Dabei wir bei jedem Klick eine Annotation (beispielsweise das Häkchen) hinzugefügt. Mit Klick auf den Mauszeiger können Sie diesen Modus beenden.

Mit Klick auf können Sie die Farbe für die Annotationen auswählen.

Mit Klick auf können Sie eine Notation über einen Seitenwechsel hinweg fixieren, d. h. Sie aktivieren diese Annotation (Sie erkennen dies an dem Rand um die Annotation herum ), wählen dann beispielsweise das Häkchen, setzen Häkchen auf der ersten Seite, wechseln dann die Seite und können ohne Zwischenspeichern und erneuter Auswahl des Häkchens auf der zweiten Seite weitere Häkchen setzen.

Mit Klick auf und anschießendem Klick in das Dokument können Sie dort eine Notiz hinzufügen. Diese Annotation ist vergleichbar mit Textfeldern.

Mit Klick auf und anschießendem Klick in das Dokument können Sie dort eine Klebenotiz, also ein digitales PostIt hinzufügen.

Mit Klick auf und anschießendem Klick in das Dokument können Sie dort gewisse Stellen mit geraden Linien hervorheben.

Mit Klick auf und anschießendem Klick in das Dokument können Sie dort gewisse Stellen mit freihändigen Linien hervorheben.

Mit Klick auf können Sie gerade Linien im Dokument einfügen.

Mit Klick auf und anschießendem Klick in das Dokument können Sie dort Pfeile im Dokument einfügen.

Mit Klick auf und anschießendem Klick in das Dokument können Sie dort eine leere Ellipse im Dokument einfügen.

Mit Klick auf und anschießendem Klick in das Dokument können Sie dort eine gefüllte Ellipse im Dokument einfügen.

Mit Klick auf und anschießendem Klick in das Dokument können Sie dort ein leeres Rechteck im Dokument einfügen.

Mit Klick auf und anschießendem Klick in das Dokument können Sie dort ein gefülltes Rechteck im Dokument einfügen.

Mit Klick auf und anschießendem Klick in das Dokument können Sie dort ein Bild im Dokument einfügen.

Mit Klick auf und anschießendem Klick in das Dokument können Sie dort einen Link im Dokument einfügen.

Mit Klick auf und anschießendem Klick in das Dokument können Sie dort Häkchen im Dokument einfügen.

Mit Klick auf die unterschiedlichen Stempelsymbole und anschießendem Klick in das Dokument können Sie dort Stempel im Dokument einfügen. Diese beinhalten entweder „geprüft von [User] am [Tagesdatum]“, „gebucht von [User] am [Tagesdatum]“ oder „gesehen von [User] am [Tagesdatum]“. Der „gebucht“-Stempel kann nur mit der Berechtigung „DMS Stempel gebucht“ (Nr. 1451) oder von einem (DMS-)Administrator gewählt werden. Es ist möglich, die Farbe des Stempels zu ändern. Dafür muss die globale Variable GLOBAL_FRAMEWORK_DMS_STAMP_COLOR (Nr. 35000) auf „Ja“ gesetzt werden. Wenn dies gewählt ist, wird benutzerspezifisch die gewählte Farbe gemerkt. Wenn „Nein“ gewählt ist, steht die Schaltfläche nicht zur Verfügung und es wird immer Rot verwendet. Auch die Eigenschaften der Häkchen werden im Annotationsdetail.

Des Weiteren finden Sie um unteren Bereich der Vorschau die aktuelle sowie die gesamte Seitenanzahl. Daneben gibt es die Möglichkeit, über eine Leiste zu zoomen.

Außerdem können Sie entweder mit gehaltenem Mausklick und dabei ausgeführtem Wischen nach rechts oder links oder mit Scrollen der Maus innerhalb des Dokuments umblättern. Außerdem können Sie mit folgenden Shortcuts arbeiten:

• STRG+Q=Auschecken des Containers (Steht der Fokus auf einem Dokument und man drückt den Shortcut, wird dieses Dokument ausgecheckt. Steht man im Container auf einer anderen Position, wird das erste Dokument ausgecheckt. Es kommt in beiden Fällen der DMS-Checkout-Dialog. In diesem ist es möglich, auf ein anderes Dokument zu wechseln, wenn im Container mehr als ein Dokument vorhanden ist.
• STRG+Mausrad drehen=Hinein- und Hinauszoomen (Dabei kann mit dem Mausrad und gedrückter STRG-Taste an die Position gezoomt werden.

Seiten kopieren

In der DMS-Vorschau können einzelne Seiten als pdf-Dateien kopiert werden. Dabei werden die gewählten Seiten zu einem neuen PDF zusammengefasst und in die Zwischenablage gestellt. Von dort können sie in andere DMS-Container oder in anderen Programmen eingefügt werden. ACHTUNG! Hierbei ist die Reihenfolge der Markierungen der Seiten für die Reihenfolge der Seiten in der neuen pdf-Datei ausschlaggebend. Ist in der Vorschau ein pdf-Dokument gewählt und in der Zwischenablage ist ebenfalls ein pdf-Dokument gemerkt, so können die gemerkten Seiten mit Strg + v beim aktuell gewählten pdf-Dokument hinzugefügt werden.

Schaltflächen

Mit Klick auf Aktion können Sie die im Container enthaltenen Dokumente (erneut) ins pdf- und tiff-Format umwandeln oder die Indizierung für die Volltextsuche erneut starten. Dies ist nur nötig, wenn der Tiffer (siehe Dateiumwandlung (Tiffer)) nicht läuft oder ein Problem bei der Umwandlung aufgetreten ist.

Mit Klick auf Löschen wird ein Container aus dem DMS gelöscht, wohingegen mit Klick auf Papierkorb der Container in den Papierkorb verschoben wird.

Über die entsprechende Schaltfläche haben Sie Zugriff auf die DMS Zwischenablage. Weitere Informatio­nen da­zu finden Sie unter Datei-Import per Drag&Drop.

Über die Schaltfläche Historie können Sie Änderungen am Container nachvollziehen.

Über E-Mail können Sie das Dokument per E-Mail versenden. Außerdem können Sie die Doku­ment­vorschau (also die tiff-Datei, nicht das Originaldokument) Drucken.

Beim Versenden werden PDF-Dokumente bevorzugt, wenn diese durch den Tiffer beim Dokument vorhanden sind (vor allem wenn das Originaldokement ein TIF ist). Ausgenommen sind sonstige Bilddateiformate wie BMP, PNG und JPG. Im Dialog kann vom Benutzer dann wieder vauf die Art umgestellt werden, welche dann tatsächlich versendet werden soll. ☺

Über die Schaltfläche Dokument können Sie dem Container Dokumente hinzufügen bzw. löschen. Das Dokument wird dabei nicht wirklich gelöscht, sondern lediglich in der ak­tuellen Contai­ner­ver­sion nicht mehr angezeigt. Es ist in den Vorgängerversionen noch sicht­bar, kann aber nur gelesen bzw. gedruckt oder lokal kopiert werden. Außerdem können Sie das Dokument lesen/drucken. Da­mit wird eine schreibgeschützte Ko­pie des Dokuments in einem temporären Verzeichnis auf Ihrem lokalen System er­stellt. Wenn Sie an einem Dokument tatsächlich Änderungen vornehmen wollen, müssen Sie es auschecken. Wählen Sie dann einen Speicherort auf Ihrem lokalen System und bear­beiten Sie das Dokument. Um die ge­änderte Datei wieder für alle Nutzer des DMS bereitzustellen, checken Sie das Dokument wieder ein. Dies können Sie zum Beispiel mit Klick auf Geän­dertes Do­kument einchecken. Es wird dann wieder von Ihrem lokalen System gelöscht. Mit der Funktion Do­ku­ment lokal kopieren ist es möglich, ein im DMS abgelegtes Dokument auf Ihr lokales System zu ko­pieren. Weitere Informationen zu den Funktionen der Schaltflächen finden Sie unter Ein Dokument weiterverwenden.

Im Lesen-Modus können Sie lediglich das Dokument lesen/drucken, lokal kopieren oder aus­che­cken. Mit dem Auschecken des Dokumentes wird automatisch auch der Container ausge­checkt, so dass Ihnen dann alle Befehle zur Verfügung stehen.

Im Lesen-Modus steht Ihnen ferner die Schaltfläche Bearbeiten zur Verfügung, über die Sie den Container (oder auch mehrere Container) auschecken und bearbeiten können.

Im Bearbeiten-Modus finden Sie stattdessen die Schaltflächen Speichern und Schließen und Spei­chern. Über beide können Sie ausgecheckte Container wieder einchecken (speichern).

Außerdem können Dateien aus dem DMS-Container gezogen werden, um sie auf die lokale Festplatte zu speichern bzw. um sie in eine andere Anwendung zu übertragen.

Beim Schließen des Containerdialogs kommt der „Änderungen speichern“-Dialog. Dabei wird bei bestehenden Containern zusätzlich auch die Schaltfläche Ignorieren angezeigt. Wird auf Ignorieren geklickt, wird der Dialog ohne Einchecken der Container geschlossen. Außerdem ist es möglich, Änderungen zu verwerfen. Die Container bleiben ausgecheckt. Die Schaltfläche wird jedoch nicht angezeigt, wenn im Containerdialog nur neue Container angezeigt werden. ACTHUNG! Haben Sie in der Liste neue und bestehende Container und Sie klicken auf Ignorieren, so gehen die neuen Container und evtl. Änderungen in den bestehenden Containern verloren.

CheckIn - Dokumente im DMS ablegen

Um Dokumente im DMS abzulegen, also einzuchecken, haben Sie verschiedene Möglich­keiten, die im folgen­den Kapitel beschrieben werden.

Bitte beachten Sie: Beim CheckIn von Dokumenten sollten Sie nie verges­sen, die Contai­ner ent­sprechend zu beschlagworten, damit Sie sie im DMS auch leicht wie­der finden. Um aber für mehr Übersicht zu sorgen, werden die einzelnen Beschlagwortungs­bereiche unter Beschlagwortungsbereiche im Detail be­schrieben.

Lokal gespeicherte Dokumente einchecken

Eine Besonderheit ist beim Einchecken von Bilddateien zu beachten. Haben Sie eine Bilddatei für den CheckIn ausgewählt (egal über welche der im Folgenden beschriebenen Möglichkeiten), wird vor dem Container ein Dialog geöffnet, in dem Sie die Größe der Bilddatei festlegen müssen:

Damit soll vermieden werden, dass Fotos mit sehr hohen Auflösungen und damit in unnötig gro­ßen Dateien gespeichert werden.

Wählen Sie, ob Sie die Originaldatei einchecken wollen oder ob Sie die Dateigröße und Farb­gebung anpassen bzw. die Datei drehen wollen. Als Hilfe werden beide Dateiversionen unterhalb der Aus­wahl in einer Vorschau angezeigt, die außerdem die Dateigröße und Abmessungen angibt. Zur Ver­deutlichung wird die gewählte Version immer mit einem roten Rahmen versehen. Bei Auswahl der angepassten Bilder werden die Dateien zunächst entsprechend Ihrer Auswahl angepasst und dann eingecheckt. Die unveränderten Originale werden in den Papierkorb Ihres Betriebssystems gelegt und können bei Bedarf dort wiederhergestellt werden. Beim Einchecken mehrerer Bilddateien kön­nen Sie die jeweilige Option auch für alle Dateien wählen. Beachten Sie dabei aber, dass die Vor­schau nur für die erste Datei angezeigt wird und Sie die übrigen Bilder insbesondere bei der Auswahl der angepassten Variante "blind" einchecken. Außerdem gilt das Drehen eines Bildes auch bei der Auswahl alle Bilder anpassen / verkleinern nur für die erste Datei. Es können auch mehrere Dateien gleichzeitig bearbeitet werden. Zudem können Fotos in bestehenden Containern unter Aktion bearbeitet werden.

Bestä­ti­gen Sie die Auswahl mit Klick auf den grünen Haken rechts unten im Fenster.

Ein Dokument in einen neuen Container einchecken

Ein Container ist Voraussetzung, um eine Datei einzuchecken. Um also ein Dokument direkt in d+ OM einzu­che­cken, zu dem es noch keinen Container gibt, müssen Sie zunächst einen solchen er­stel­len. Den Befehl Neuer Container finden Sie an verschiedenen Stellen:

• im DMS-Menü,

• über den Button Dokumente oder

• in der Containeransicht, im Bereich Container unter dem grünen Plus.

Wenn Sie einen neuen Container erstellen, wird ein Dialog geöffnet, in dem Sie die ge­wünschte Datei für den Container auswählen können. Mit Klick auf Öffnen wird das Doku­ment eingecheckt, also vom lokalen System gelöscht und im DMS gespeichert. Nehmen Sie dann die Beschlagwortung vor (siehe Beschlagwortungsbereiche im Detail) und speichern Sie den Container. Außerdem können Sie ebenfalls im DMS-Menü einen neuen Container mit Inhalten aus der Zwi­schen­ablage erstellen (siehe Datei-Import per Drag&Drop). Auch über die Office-AddIns und per Drag&Drop können Dateien ins DMS eingecheckt werden. Diese Möglichkeiten werden folgend ebenfalls beschrieben.

Ein Dokument in einen bestehenden Container einchecken

Um ein lokal gespeichertes Dokument in einen bestehenden Container einzuchecken, müssen Sie zunächst den ge­wünschten Container öffnen und in den Bearbeiten-Modus wechseln (Klick auf Bearbeiten - aktueller Container). Wollen Sie dagegen eine Datei scannen und in einem beste­hen­den Container ablegen, nutzen Sie den Scanclient (siehe folgendes Kapitel).

Im Container haben Sie zwei Möglichkeiten, ein lokales Dokument hinzuzufügen:

• Sie können im Bereich Container auf das grüne Plus klicken und anschließend Doku­ment aus­wählen oder

• Sie klicken auf die Schaltfläche Dokument unter der Vorschau und wählen dort den Punkt Neues Dokument hinzufügen.

In beiden Fällen wird ein Dialog geöffnet, in dem Sie die gewünschte Datei für den Container aus­wählen können. Mit Klick auf Öffnen wird das Dokument eingecheckt, also vom lokalen System ge­löscht und im DMS gespeichert. Nehmen Sie dann die Beschlagwortung vor (siehe Beschlagwortungsbereiche im Detail) und speichern Sie den Container.

Außerdem können Sie über die Schaltfläche DMS Zwischenablage ein Dokument aus der DMS Zwi­schenablage hinzufügen (siehe Datei-Import per Drag&Drop).

ACHTUNG! Wenn Sie einen Container nach der Bearbeitung nicht wieder einchecken, wird dieser für andere Nutzer gesperrt. Er steht damit für keine der beschriebenen Eincheckvarianten (über AddIns, Scanclient, Coldimport, etc.) zur Verfügung bis er korrekt eingecheckt wird. Dies betrifft ins­be­sondere auch automatisiertes Einchecken über Scanclient, etc.

Dateien einscannen – der Scanclient

Der Scanclient bietet eine Schnittstelle zu Scannern, um Dokumente zu scannen und in einen Con­tai­ner abzulegen. Die Organisa­tion des Scannens ist von Unternehmen zu Unter­neh­men unter­schiedlich. Prinzipiell ist es aber vom Scanclient her sowohl möglich, direkt am Arbeits­platz zu scan­nen, als auch über zentrale Scan-Stellen für das ganze Unternehmen zu arbeiten. Um z. B. digi­ta­lisierte Post im Unter­nehmen zu verteilen, verfügt das d+ OM auch über einen so ge­nann­ten Postein­gang für die Benutzer (siehe Posteingang). Es ist sowohl möglich, gescannte Dateien in neue als auch in bestehende Con­tai­ner zu spei­chern. Dafür steht auch eine Barcodeerkennung zur Verfügung.

Außerdem ist es möglich, in einen bestehenden Container Dokumente hineinzuscannen. Dafür steht im Bearbeiten-Modus unter der Schaltfläche Dokumente die Auswahl Dokument einscannen mit/ohne Bearbeiten zur Verfügung. Im Gegensatz zum Scan über den Scanclient wird dabei nur ein Teil des Scanclients ausgeführt. Dabei erfolgt auch keine Barcodeüberprüfung. Alle eingescannten Seiten werden dem Container dabei als ein Dokument oder als mehrere Dokumente (Einzelseiten) hinzugefügt, abhängig von der Einstellung „Multiseiten Tiff erstellen“ im Scanclient.

Zugang zum Scanclient

Sie erreichen den Scanclient über die entsprechende Schaltfläche oder das DMS-Menü.

Außerdem finden Sie diese Schaltfläche im oberen Bereich des d+ Objektmanagements. Auch hierüber gelangen Sie zum Scanclient.

Benutzeroberfläche

Das sich öffnende Fenster für den Scanclient ist in 3 Bereiche unterteilt.

Die Bereiche 2 (Container) und 3 (Vorschau) werden an anderer Stelle beschrieben.
Bereich 1 enthält alle Funktionen für den Scanclient.

In diesem Bereich können Einstellungen für den Scan-Vorgang gemacht, gescannte Dokumente an­ge­zeigt und aus ihnen Container erzeugt werden, etc.

Zunächst können Sie einen Pool und ein Scanprofil auswählen. Der Pool bestimmt was mit den gescannten Dokumenten passieren soll (z. B. Verarbeitung als Eingangsrechnung, etc.). Das Profil bestimmt, woher die zu scannenden Dokumente kommen. Es kann auch ohne Pool gescannt werden, z. B. wenn bereits eindeutige QR- bzw. Barcodes auf den Dokumenten vorhanden sind. Wird für das Ein­che­cken ein Pool aus­gewählt, muss über die Konfiguration definiert werden, ob die Pflichtfelder geprüft werden sollen oder nicht. Diese Einstellung ist aufgrund der unterschiedlichen Organisati­onsstrukturen in den je­weiligen Unternehmen eingeführt worden (zentrale oder dezentrale Scan-Stelle). Über die Schalt­fläche neben dem Feld Pool können Sie die Poolzuordnung wieder ent­fer­nen. Im Dialog „Scannen mit Bearbeiten“ gibt es die Schaltflächen für das Hinzufügen und Entfernen von Profilen nicht. Diese gibt es in der Scanclientprofilliste und können dort bearbeitet werden. Es gibt außerdem die Berechtigungen „DMS Scanclient Profile anzeigen“ (Nr. 1400), „DMS Scanclient Profile anlegen“ (Nr. 1401), „DMS Scanclient Profile bearbeiten“ (Nr. 1402) und „DMS Scanclient Profile entfernen“ (Nr. 1403). Ohne die Berechtigung „DMS Scanclient Profile anzeigen“ (Nr. 1400) wird das Menü Scanclient Profile deaktiviert angezeigt.

Mit der Schaltfläche können Sie zum Wiederherstellungspunkt zurückkehren. Vor dem Scan­nen und vor dem Erstellen neuer Container wird ein solcher Punkt automatisch vom System er­stellt. Dabei wird das Scanverzeichnis gesichert.

Ist im gewählten Profil kein Scanner, sondern ein Ordner hinterlegt, aus dem heraus gescannt werden soll, gelangen Sie mit Klick auf in den Ordner.

Mit Klick auf wird die d+ Applikation gestartet, jedoch ohne den Scanvorgang zu starten. So können Sie beispielsweise ein neues Profil erstellen.

Um den Scan-Vorgang zu starten, klicken Sie auf oder bzw. drücken Sie jeweils F4 oder F5 auf der Tastatur. In beiden Fällen wird ein weiterer Scandialog geöffnet und der eingestellte Pool an diesen übergeben. Beim Scan­nen ohne Bearbeiten (F4) wird in diesem Dia­log aber automatisch die Funktion Container erstellen ausgeführt, während Sie beim Scannen mit Bearbeiten (F5) noch die Möglichkeit haben, die ge­scannten Dokumente zu bearbeiten (z. B. Leerseiten löschen, Barcodeerkennung prüfen, etc.). Außerdem können Sie über bereits gescannte aber nicht vollständig bearbeitete Dokumente wieder aufrufen und diese weiter verarbeiten.

Nach Abschluss des Scannens werden die ge­scann­ten Dateien, die nicht direkt einem Container zu­ge­ordnet wur­den, im Darstellungsgitter an­ge­zeigt. Dabei werden Sie in Ordnern mit dem Zeit­punkt des Scan­nens bzw. Ladens gruppiert. Da­teien bleiben auch beim Schließen des Scanclients so lange in die­sem Bereich erhalten, bis Sie ent­weder in einen Container einge­checkt oder aus der Liste entfernt wurden.

Mit den Schaltflächen können Sie die gesamte Baumstruktur der Ordner öffnen oder schlie­ßen, d. h., es werden sämtliche Ordner aus- oder eingeklappt.

Über können Sie mit einem Klick alle oder keine Scandatei selektieren.

Mit Klick auf können Sie manuell eine Bilddatei in die Dateiliste laden und mit den Scans wei­terverarbeiten.

Über wird die im Scan-Bereich markierte Datei gelöscht. Alle Dateien können Sie über lö­schen. Dateien bleiben auch beim Schließen des Scanclients so lange in diesem Bereich erhalten bis Sie entweder in einen Container einge­checkt oder aus der Liste entfernt wurden.

Mit können Sie eine im Scan-Bereich markierte Datei umbenennen. Bitte beachten Sie, dass dabei eingegeben Sonderzeichen unter Umständen durch „_“ ersetzt werden, wenn Ihr Betriebs­system diese nicht für Dateinamen erlaubt.

Über werden mehrere im Scan-Bereich markierte Dateien zu einer Multiseiten-tiff-Datei ver­bunden. Werden also beispielsweise 2 Dateien mit jeweils 3 Seiten markiert und verbunden, ent­steht daraus eine neue 6-seitige Datei. Anschließend muss noch ein Name für die neue Datei ver­geben werden, die die beiden anderen ersetzt. Auch hier gilt der gerade gemachte Hinweis zu Sonderzeichen in Dateinamen. Nach der Bestätigung des Namens ist nur mehr die neue Datei im Scan-Bereich aufgelistet.

Mit der Funktion aufteilen können Multiseiten-tiff-Dateien wieder aufgetrennt werden. So er­hal­ten Sie z. B. aus einem 5-seitigen Dokument fünf neue Doku­mente, die aus einzelnen Seiten be­stehen. Automatisch erhalten diese 5 Dokumente zusätzlich zum ur­sprüng­lichen Doku­ment­namen eine Zahl.

Mit den Pfeilen können Sie die Position einer markierten Datei nach oben oder unten verschie­ben. Diese beiden Symbole werden meistens in Verbindung mit der Funktion des Ver­bindens verwendet. Somit kann die Seitenreihenfolge für das neue, mehrseitige Doku­ment ge­steuert werden.

Die folgenden Schaltflächen können Sie nur nutzen, wenn mindestens eine Datei im Scan-Bereich vorhanden ist.

Mit können Sie die Containersuche starten um die gescannte Datei in einem bestehenden Con­tainer einzuchecken. Der nach der Suche ausgewählte Container wird dann im unteren Bereich ge­öffnet. Die aktuell markierte Datei wird außerdem automatisch in den Container ver­schoben. Wei­te­re Dateien können Sie per Drag&Drop in den Container ziehen.

Über können Sie einen neuen Container mit Dateien aus der Zwischenablage erstellen, dem Sie dann gescannte Dateien hinzufügen können.

Nachdem Sie im unteren Bereich einen bereits geöffneten Container markiert haben, können Sie über die aktuell gescannte Datei zuweisen.

Durch das Anklicken von wird ein neuer Container erstellt und unten im Bereich 2 angezeigt. Ha­ben Sie den Scanclient vorher vom vorkonfigurierten Dokumente-Button geöffnet, sind wahr­scheinlich schon Beschlagwor­tungen vordefiniert. Außerdem wird beachtet, ob Sie im Feld neben Scanner einen Pool ausgewählt haben. Die aktuell markierte Datei wird außerdem automatisch in den neuen Container verschoben. Weitere Dateien können Sie per Drag&Drop in den Container ziehen.

ACHTUNG! Dateien bleiben auch beim Schließen des Scanclients so lange im ersten Bereich erhalten bis Sie entweder in einen Container eingecheckt oder aus der Liste entfernt wurden.

Scanclient

Hier sehen Sie den Scanclient.

Im linken Bereich sehen Sie die gescannten Dokumente. Am unteren Rand jeder Seite sehen Sie den Dateinamen, während der obere Rand In­for­mationen zur Weiterverarbeitung der gescannten Seite enthält. Wurde zum Beispiel ein Bar­code erkannt, se­hen Sie hier die Barcodenummer. Wurde eine Seite als Leerseite erkannt, wird der Text „leere Seite“ angezeigt.

Zueinander gehörende Seiten werden mit der gleichen Farbe um­rahmt, um sie besser voneinander un­terscheiden zu können. Alle Leerseiten und Seiten, die (noch) keinem Container zugeordnet wur­den, werden rot umrahmt. Über das Rechtsklickmenü können Sie dann die Aktion aus­wäh­len, die mit der Seite beim Schließen des Dialogs ausgeführt werden soll.

Ist eine der Seiten markiert, sehen Sie diese auch im rechten Bereich vergrößert in der Vorschau. Über Markieren einer Seite und anschließendem Rechtsklick gelangen Sie zum Kontextmenü. Dabei haben Sie verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl:

• Seite ohne Container (d. h., dass die markierte Seite keinem Container zugeordnet wird. Dabei wird die markierte Seite (und die darauffolgenden bis hin zum Beginn eines neuen Containers) rot umrandet und verbleibt dann oben links im Bereich 1 des Scanclients, bis Sie der Seite entweder einen Container zugewiesen oder diese entfernt haben.)

• Seite erstellt neuen Container (d. h., dass aus der markierten Seite und den darauffolgenden ein Container erstellt wird. Auch Seiten mit einem erkannten (also im System bereits vorhandenen) QR-/ Barcode werden automatisch mit dieser Aktion versehen.)

• Seite zum vorherigen Container (d. h., dass die markierte Seite zu dem vorherigen Container hinzugefügt wird.)

• Seite ignorieren (d. h., dass die markierte Seite nicht weiterverarbeitet wird. Der Unterschied zwischen Ignorieren und Entfernen liegt darin, dass das Ignorieren wieder rückgängig gemacht werden kann.)

• nach oben bzw. nach unten verschieben (d. h., dass die markierte Seite entweder nach vorne bzw. nach hinten geschoben wird.) Außerdem können Sie die Seiten per Drag&Drop verschieben, um deren Reihenfolge zu verändern bzw. um diese bestimmten Containern zuzuordnen.

• Seite entfernen (d. h., dass die markierte Seite gelöscht wird.)

Wird ein QR- bzw. Barcode auf einer Seite erkannt, wird bei dieser Seite die Aktion Seite erstellt neuen Container automatisch vom Programm gewählt.

Im Vorschaubereich unten sehen Sie Informationen zur gescannten Seite. Auch hier können Sie die Aktion für die Seite auswählen und sehen weitere Angaben zum Dateinamen, -größe, -auflösung usw. Wurden Barcodes erkannt, können Sie diese hier sehen und entweder den Barcode auswählen, der für den zu erstellenden Container verwendet werden soll oder diesen manuell eingeben. Gibt es bereits einen Container mit der gewählten bzw. eingegebenen Barcodenummer, wird das Dokument zu dem bestehenden Container hinzugefügt. Bei manuell eingegebenen Barcodes muss dieser einem aktiven DMS-Nummernkreis entsprechen.

Im Bereich über der Miniaturansicht können Sie außerdem die Anzeigegröße der gescannten Seiten auswählen und festlegen, ob diese gruppiert dargestellt werden sollen. Haken Sie dazu die entsprechende Checkbox an. Ist diese Checkbox aktiv, wird die Miniaturansicht nochmals horizontal geteilt und die jeweils ersten Seiten der zu erstellenden Container werden auf der linken Seite übereinander dargestellt, versehen mit der Information, wie viele Seiten der Container enthalten wird. Markieren Sie eine der Seiten auf der linken Seite mit Einfachklick, werden im rechten Bereich der Miniaturansicht alle Scans angezeigt, welche diesem Container zugeordnet wurden. Alle Scans, die noch keinem Container zugeordnet wurden, finden Sie mit Einfachklick auf „ohne Container“.

Mit Klick auf können Sie einen Scan entfernen. Mit Klick auf können Sie alle Scans entfernen. Mit Klick auf können Sie den Scan aktualisieren, also die Seiten neu laden. Mit Klick auf können Sie Ihrem Verzeichnispfad im Explorer folgen (d. h. dass Sie in Ihrem Windows-Explorer im entsprechenden Ordner landen). Mit Klick auf gelangen Sie zum Profil. Mit Klick auf können Sie Ihren Verzeichnispfad im Explorer folgen. Mit Klick auf können Sie die Anzeige der Seiten im linken Bereich einstellen. Mit Klick auf können Sie die Seiten nach Container gruppiert anzeigen.

Der gesamte Scanvorgang wird in der Lasche Protokoll aufgezeichnet. Dieser wird jedoch nur beim Scannen aufgezeichnet und wird nicht gespeichert.

Mit Klick auf können Sie weitere Seiten zu diesem Scan importieren. Dazu öffnet sich der Explorer ihres Betriebssystems und Sie können das gewünschte Dokument auswählen. Mit Klick auf können Sie den Datensatz aktualisieren. Mit Klick auf können Sie Seiten nach oben verschieben, nach unten verschieben oder auch eine Seite entfernen. Mit Klick auf können Sie entweder Alle selektieren, Keine selektieren oder die Selektion umkehren. Mit Klick auf können Sie die markierte Seite entweder nach links drehen, nach rechts drehen, Vertikal spiegeln oder Horizontal spiegeln. Mit Klick auf können Sie entweder die Lochungen entfernen, die tiff-Datei Automatisch begradigen, Flecken entfernen und Ränder entfernen. ACHTUNG! Alle Aktionen der Schaltfläche Bereinigen stehen nur für tiff-Dateien zur Verfügung. Mit Klick auf können Sie den Scanvorgang starten, also entweder die Dokumente aus dem angegebenen Verzeichnis ziehen oder den Scanner starten. Mit Klick auf können Sie den Scanvorgang abbrechen. Mit Klick auf können Sie den bzw. die Container erstellen. Mit Klick auf können Sie den Dialog Schließen.

Haben Sie schließlich für alle Seiten die richtige Aktion festgelegt, schließen Sie den Scanvorgang durch Betätigen der Schaltfläche Container erstellen (oder Drücken von F5) oberhalb der Miniaturansicht ab. Dabei wird ein Dialog geöffnet, in dem Sie noch einmal nachvollziehen können, wie die einzelnen gescannten Seiten verarbeitet werden.

Ist der Vorgang abgeschlossen, können Sie der Fortschrittsdialog mit Klick auf das grüne Häkchen rechts unten schließen und gelangen dann in den Detaildialog des Containers.

Scannen und Einchecken mit Barcode-Automatik

Nach entsprechender Konfiguration durch die CP Solutions GmbH ist es möglich, gescannte Dokumente mithilfe von QR- oder Barcodes automatisch über den Scanclient im d+ OM DMS einzuchecken. Der QR- oder Barcode entspricht dabei in der Regel der Containernummer im DMS. Dies ist besonders nützlich für solche Dokumente, die bereits im DMS abgelegt sind (ein Container mit entsprechender Beschlagwortung ist also vorhanden) und zum Beispiel nach erfolgter Unterschrift automatisch im richtigen Container abgelegt werden sollen. Es ist aber auch möglich, Dokumente mit einem neuen QR- oder Barcode zu versehen (sodass diese in neue Container gespeichert werden) und zum Beispiel ganze Stapel zu scannen. Der QR- oder Barcode kommt in dem Fall nur auf die jeweils erste Seite der Dokumente und die Barcodeerkennung sorgt dann dafür, dass mehrseitige Dokumente als solche erkannt und von den folgenden bzw. vorhergehenden Dokumenten getrennt werden können.

Ist die Barcodeerkennung im Scanclient aktiviert, wird immer zunächst nach der QR- oder Barcodenummer gesucht und das Dokument im entsprechenden Container abgelegt. Wird die Nummer nicht gefunden, wird ein neuer Container mit der QR- oder Barcodenummer als Containernummer erstellt und das Dokument abgelegt.

Weitere Informationen zur Barcodeerkennung und der automatischen Ablage finden Sie im Administratorenhandbuch für das DMS.

Einchecken über AddIns

MS Office AddIn

Mit dem MS Office AddIn können Sie Office-Dokumente (also z. B. Textdateien, Excel-Tabellen, etc.) direkt nach dem Erstellen oder Bearbeiten einchecken. Sie können das d+ OM Office AddIn in MS Word, Excel, Outlook und PowerPoint nutzen. Dafür steht Ihnen die d+ OM-Symbolleiste zur Verfügung.

Tipp: Wird die d+ OM DMS-Symbolleiste trotz installierter AddIns nicht angezeigt, klicken Sie auf Ansicht - Symbolleisten und markieren Sie dort die d+ OM Office-Leiste. Sie können Sym­bol­leisten in den Office Anwendungen nach ihren Bedürfnissen ein- und aus­blenden und an­ordnen. Nähere Informationen dazu finden Sie in Ihrer Office Dokumentation.

Wenn Sie ein Dokument in MS Word, Excel, Outlook oder PowerPoint erstellt haben, müssen Sie dieses zunächst lokal speichern. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Einchecken (3).

Bitte beachten Sie: Voraussetzung für das Einchecken ist, dass d+ OM vorher gestartet wurde. Dies können Sie über die Schaltfläche (4) neben Einchecken tun.

Nun wird im DMS automatisch ein neuer Container mit der gewünschten Datei erstellt. Sie können die Beschlagwortung vornehmen und den Container speichern. Damit wird das Do­kument vom lo­kalen System gelöscht und im DMS gespeichert.

Alternativ können Sie das Dokument über die Schaltfläche (7) in die DMS Zwischenablage legen. Von dort aus können Sie das Dokument dann einem Container hinzufügen oder es mit anderen Dokumenten zusammen in einem neuen Container ablegen.

Außerdem stehen Ihnen in der Symbolleiste noch weitere Schaltflächen zur Verfügung. Wenn Sie mit mehreren Mandanten arbeiten, können Sie den Mandanten (1) auswählen. Des Weiteren kön­nen Sie das Dokument vor dem Einchecken einem Pool (2) zuordnen. Über die Schaltfläche Ein­stel­lungen (5) können Sie Einstellungen vor­neh­men und über Barcode (6) ei­nen sol­chen in das Doku­ment einfügen. Diese Schalt­fläche finden Sie allerdings nicht im PowerPoint AddIn.

Bitte beachten Sie: Damit ein einge­fügter Barcode / QR-Code korrekt dargestellt ist, müssen Sie eine geeig­nete Barcode- / QR-Code-Schriftart aus­wäh­len. Dies können Sie in den Ein­stel­lungen über die Schalt­fläche Schriftart.

Besonderheiten beim MS Outlook AddIn

Das AddIn in Microsoft Outlook unterscheidet sich von den AddIns der anderen Office Pro­gramme. Neben den oben beschriebenen Funktionen können Sie hier Nachrichten als E-Mail (1) oder Fax (3) in das DMS oder eine Nachricht in den Posteingang (2) ein­checken (dafür muss der passende Pool gewählt werden). In allen Fällen darf jeweils nur eine Nach­richt markiert sein. Über eine Aktion (8) können Sie eine Mail außerdem wie beim Drag&Drop ein­checken oder zum Ticketing hinzufügen (siehe Datei-Import per Drag&Drop oder Ticketing). Dafür dürfen auch mehrere E-Mails markiert wer­den. Ob diese im gleichen Container abgelegt und dem gleichen Ticket zugeordnet werden, kön­nen Sie über eine Abfrage festlegen. Außerdem haben Sie auch hier die Möglich­keit, d+ OM zu starten (4), Einstellungen vor­zu­neh­men (5), einen Barcode / QR-Code einzufügen (6) und die E-Mail in die Zwischenablage des DMS zu stellen (7).

Bei Auswahl einer der Varianten zum Einchecken, erscheint ein Dialog, in dem Sie ent­scheiden können, in welchem Format die E-Mail und Anhänge gespeichert werden.

Folgende Speicherformate stehen zur Auswahl:

• Nachricht ohne Dokumente: Es wird nur der Nachrichtentext als msg-Datei gespeichert.

• Nachricht und Dokumente als eigene Dateien: Es wird der Nachrichtentext als msg-Datei und alle Anhänge als eigene Dateien gespeichert.

• Nachricht als Text: Es wird nur der Nachrichtentext als txt-Datei gespeichert.

• Nachricht als Text und Dokumente: Es wird der Nachrichtentext als txt-Datei und alle Anhänge als eigene Dateien gespeichert.

• Original MSG Datei: Es wird die Nachricht inklusive aller Anhänge als eine msg-Datei gespeichert.

• Original MSG Datei und Dokumente: Es wird die Nachricht inklusive aller Anhänge als eine msg-Datei gespeichert und zusätzlich werden alle Anhänge als eigene Dateien gespeichert.

• Nur Dokumente: Es werden nur die Anhänge als eigene Dateien gespeichert.

Wenn Sie die Markierung in der Checkbox Auswahldialog für das Speicherformat anzeigen ent­fer­nen, wird das zuletzt ausgewählte Speicherformat gespeichert und in den folgenden Fällen ver­wendet. Um den Auswahldialog wieder zu aktivieren, öffnen Sie den Reiter Outlook in den Ein­stel­lungen (5) und markieren Sie dort die Checkbox Auswahldialog für das Speicherformat anzeigen.

Falls Sie über das Outlook AddIn ein Dokument einchecken, sind in der Containerbeschlag­wortung bereits manche Felder ausgefüllt. So ist beispielsweise die Quelle und das Ziel mit dem Absender und dem Empfänger einer E-Mail beschlagwortet, wenn Sie über das Office AddIn eine E-Mail di­rekt aus Outlook heraus eingecheckt haben.

Wie beim Ablegen in der Zwischenablage werden Sie auch beim regulären Einchecken einer E-Mail mit Anhang nach dem Speicherformat gefragt.

In der Standardansicht von Outlook haben Sie außerdem die Möglichkeit, einen ganzen Ordner für den Cold Import zu exportieren. Dafür müssen Sie in den Cold Export-Einstel­lungen ein Export­ver­zeichnis und eine Cold-Vorlage für diesen Ordner anlegen.

Weitere Informationen, insbesondere auch zur Einrichtung des Cold Export, finden Sie im Hand­buch zu den DMS MS Office AddIns.

Lotus Notes AddIn

Auch für Lotus Notes steht ein AddIn zur Verfügung. Ähnlich wie beim AddIn für MS Outlook kön­nen Sie hier E-Mails direkt aus Ihrem E-Mail-Client einchecken.

Hier können Sie ebenfalls einen Pool (siehe Berechtigungen im DMS) auswählen bevor Sie die E-Mail per Klick auf CheckIn einchecken.

Bitte beachten Sie: Auch hier ist die Voraussetzung für das Einchecken, dass d+ OM vorher ge­startet wurde.

Nun wird im DMS automatisch ein neuer Container mit der gewünschten E-Mail erstellt. Je nach­dem, ob die E-Mail Anhänge hat, werden eins oder mehrere Dokumente eingecheckt, da Datei­anhänge immer als gesonderte Dokumente eingecheckt werden. Sie können dann die Beschlag­wortung vornehmen und den Container speichern.

Wenn Sie über das AddIn ein Dokument einchecken, sind in der Containerbeschlagwortung bereits manche Felder ausgefüllt. So ist beispielsweise die Quelle und das Ziel mit dem Ab­sender und dem Empfänger einer E-Mail beschlagwortet, wenn Sie über das AddIn eine E-Mail direkt aus dem Mail­programm heraus eingecheckt haben.

Windows Explorer AddIn

Auch wenn Sie mit dem Windows Explorer in Ihrer lokalen Dateistruktur Dateien suchen, können Sie diese direkt einchecken, ohne dass Sie die Datei dafür öffnen müssen. Suchen Sie einfach die gewünschte Datei und öffnen Sie das Kontextmenü per Rechtsklick.

Dort können Sie nun das Dokument einchecken.

Bitte beachten Sie: Voraussetzung für das Einchecken ist, dass d+ OM vorher gestartet wurde. Dies können Sie auch über das Kontextmenü tun.

Nun wird im DMS automatisch ein neuer Container mit der gewünschten Datei erstellt. Sie können die Beschlagwortung vornehmen und den Container speichern. Damit wird das Do­kument vom lo­kalen System gelöscht und im DMS gespeichert.

Alternativ können Sie das Dokument auch der DMS Zwischenablage hinzufügen. Es bleibt dann auf ihrem lokalen System erhalten. Von der Zwischenablage aus können Sie das Do­kument dann be­ste­henden Containern hinzufügen oder es mit anderen Dokumenten in ei­nem neuen Container einchecken (siehe folgendes Kapitel).

Außerdem können Sie das AddIn konfigurieren, also Sprache und Profil voreinstellen.

Datei-Import per Drag&Drop

Sie können einzucheckende Dateien auch per Drag&Drop ins DMS bringen. Wählen Sie einfach die gewünschten Dateien in Ihrem Dateisystem aus, kli­cken Sie diese mit der linken Maustaste an und halten Sie die Taste gedrückt, während Sie die Datei in ihr geöffnetes d+ OM Fenster ziehen. Dies kann auch eine E-Mail aus Outlook, nur der Anhang einer E-Mail oder der Inhalt einer Web­seite (z. B. ein Bild oder eine Datei) sein. Sie können auch mehrere Dateien markieren und in d+ OM ziehen. Wenn es sich bei den Dateien um Bilder handelt, können sie diese auch komprimieren lassen.

Es wird dann ein Auswahldialog geöffnet, in dem Sie die Aktion wählen können, die mit der Datei ausgeführt werden soll.

Der Dialog kann auch über eine Schaltfläche in der Menüzeile geöffnet werden:

Im oberen Bereich dieses Dialogs sehen Sie zunächst die gewählte(n) Datei(en). Diese können Sie einzeln auswählen (anhaken) und kombinieren. Eine Datei bleibt so lange in diesem Dialog als aus­wählbar aufgeführt, bis sie eingecheckt oder über die Schaltfläche entfernt wurde. Mit Klick auf können Sie weitere Dateien von Ihrer Festplatte hinzufügen. Außerdem kann über Anhaken der Checkbox Dateien bei Neustart merken eingestellt werden, ob die Liste der Dateien beim Beenden von d+ von den Dateiaktionen gespeichert und beim nächsten Start wiederhergestellt werden soll oder nicht.

Es gibt auch die Möglichkeit für Drag&Drop bzw. Zwischenablage, das Kopieren über eine eigene Schaltfläche in der Vorschau und aus der Dokumentenliste zu starten.

Im unteren Be­reich des Fensters finden Sie die möglichen Aktionen. Dabei wird zwischen Aktionen mit und ohne Zuordnung unterschieden.

Aktionen ohne Zuordnung

Bei den Aktionen ohne Zuordnung gibt es Möglichkeiten zur Anlage eines Tickets (so­fern das Ticketing in Ihrem Unternehmen lizensiert ist). Außerdem kön­nen Sie aus der bzw. den gewählten Datei(en) ei­nen neuen DMS-Container erstellen oder diese (als Container) in den Posteingang legen. Nehmen Sie anschließend die Beschlag­wor­tung im Con­tainer wie gehabt vor. Wählen Sie dagegen den Punkt Container aus Zuordnung-Aus­wahl erstellen wird zwar ebenfalls ein neuer Container erstellt, zuvor wird aber der Zuord­nungs­dialog geöffnet, in dem Sie verschiedenste Datensätze im Objektmanagement finden und dem Container als Be­schlagwortung zuordnen können.

Suchen Sie hier in der gewünschte Lasche den gewünschten Datensatz und wählen Sie diesen per Dop­pelklick für die Beschlagwortung des neuen Containers aus. Dabei werden insbesondere Quer­verbindungen der Knoten beachtet. So werden z. B. bei Auswahl eines Bestandnehmers auto­ma­tisch dessen Objekt, Stiegenhaus, Einheit und Bestandsverhältnis mit beschlagwortet. Aus diesem Grund werden Bestandnehmer mit mehreren Bestandsverhältnissen auch mehrfach in der Liste angezeigt, einmal pro Bestandsverhältnis. Achten Sie also bei der Auswahl immer auf die ange­zeig­te Einheitsadresse. Außerdem ist es über die jeweiligen Schaltflächen in diesem Dialog möglich, Ab­hängigkeiten zu laden, also zum Beispiel die Bestandnehmer eines Objekts oder das Objekt, in dem ein Bestandnehmer wohnt. Damit wer­den in den weiteren Reitern jeweils abhängige Daten­sätze geladen und in die entsprechenden Rei­ter gesprungen. Wählen Sie also zum Beispiel den Be­fehl Lade abh. Objekte im Register Person, so werden abhängige Objekte eines Bestandnehmers ge­laden. Dabei wird jedes Stiegenhaus eines Objektes aufgeführt. Im Reiter Objekt werden je nach markiertem Objekt die abhängigen Perso­nen (also Bestandnehmer), Wohnanlagen, zu denen das Ob­jekt gehört, Kreditoren, etc. geladen. Beim Laden der abhängigen Personen haben Sie außer­dem die Wahl, entweder alle Bestandneh­mer des Objektes oder nur die des aktuellen Stiegen­hau­ses zu laden. So können Sie beispielsweise auch die Nachbarn des Bestandnehmers finden.

Haben Sie mehrere Dateien importiert, können Sie außerdem über eine Abfrage festlegen, ob die­se im glei­chen Container abgelegt werden sollen oder einzeln.

Beim Einchecken von E-Mails ins DMS und Auswahl einer DMS-Aktion ohne Zuordnung wird au­ßer­dem überprüft, ob eine der E-Mail-Adressen (Absender, CC oder Empfänger) bereits im System vorhanden ist. Sie werden dazu bei den Personen, Firmen und Interessenten gesucht und alle ge­fun­denen Datensätze in einem Dialog ausgegeben. Dort können Sie wählen, ob einer oder mehre­re der gefundenen Datensätze mit dem zu erstellenden Container verknüpft werden soll. Adres­sen, die auf die Domain ihrer erfassten Mandanten enden (also v.a. E-Mail-Adressen von Mitar­bei­tern Ihres Unternehmens) werden dabei ignoriert. Sowohl das Ignorieren der Mitarbeiteradressen als auch das Suchen nach E-Mail-Adressen und der Vorschlag der entsprechenden Personen, Fir­men und Interessenten können über globale Variablen ein- bzw. ausgeschalten werden.

Wurden dagegen bei der Überprüfung keine Über­einstimmungen gefunden, gibt es nach dem Ein­che­cken des Containers die Möglichkeit, die E‑Mail-Adresse des Absenders bei mit dem Container ver­knüpften Personen, Interessenten und/ oder Firmen nachzutragen. Auch hierfür wird ein Dialog ge­öffnet, in dem Sie bereits vorhandene E‑Mail-Adressen der Verknüpfungen sehen und die Ab­sen­deradresse der eingecheckten E-Mail ent­weder hinzufügen oder eine vorhandene Adresse er­setzen können. Das Nachtragen wird über die globale Variable GLOBAL_AKTION_EMAILADR_
NACHTRAGEN aktiviert.

Aktionen mit Zuordnung

Bei den Aktionen mit Zuordnung listet das System geöffnete Datensätze auf (Objekte, Einheiten, Per­sonen, Aufträge, etc.), zu denen Sie die gewählte(n) Datei(en) im DMS ablegen können. Zu je­dem Datensatz werden dann alle Einträge des dynamischen Menüs aus dem Dokumente-Button im jeweiligen Dialog vom Typ neuer Container aufgeführt. Voraussetzung ist also, dass im Detail­dialog des Datensatzes der Dokumente-Button konfiguriert ist und dort mindestens ein Eintrag für neue Container erstellt wurde. Haben Sie den gewünschten Datensatz (also z. B. einen bereits geöff­ne­ten Bestandsnehmer) gefunden, klicken Sie auf den Eintrag, den Sie sonst aus dem dynamischen Menü des Dokumente-Buttons zur Ablage der Datei wählen würden (z. B. „neuer Container“). Mar­kie­ren Sie diesen Eintrag und bestätigen Sie mit Klick auf das grüne Häkchen oder klicken Sie den Ein­trag doppelt an. Es wird nun ebenfalls ein neuer Container erstellt, dieser enthält aber bereits die beim Dokumente-Button voreingestellte Beschlagwortung.

Arbeiten mit der DMS Zwischenablage

Die DMS Zwischenablage dient vor allem dazu, Dokumente verschiedener Art und von ver­schie­de­nen Speicherorten zusammen in einem Container abzulegen.

Um Dokumente in die Zwischenablage zu legen, nutzen Sie die entsprechenden Schalt­flächen in den AddIns. Außerdem können Sie im DMS auch Container in der Zwischen­ablage speichern. Öff­nen Sie dafür den gewünschten Container und wählen Sie den Befehl Container in die DMS Zwi­schen­ablage speichern. Der Container wird dann mitsamt Beschlagwortung und Inhalten in die Zwischenablage kopiert.

Um auf Inhalte der Zwischenablage zuzugreifen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wenn Sie ei­nem bestehenden Container ein Dokument aus der Zwischenablage hinzufügen wol­len, öffnen Sie diesen und wählen Sie Dokument aus der DMS Zwischenablage hinzufügen im Button DMS Zwi­schenablage. Vergessen Sie nicht, den Container vorher aus- und da­nach wieder einzuchecken! Um einen neuen Container mit Inhalten aus der Zwischenablage zu erstellen, wählen Sie den Be­fehl Neuer Container aus DMS Zwischenablage erstellen, den Sie im DMS Zwischenablage-Button oder im DMS-Menü in der d+ OM Menüleiste finden.

In allen drei Fällen wird dann die Zwischenablage geöffnet. Die dort enthaltenen Dateien werden nach Zeitpunkt ihres Hinzufügens sortiert. Wenn Sie zum Beispiel E-Mails mit An­hängen oder Con­tainer mit mehreren Dateien in der Zwischenablage abgelegt haben, wer­den diese gruppiert dar­ge­stellt. Es ist aber möglich, diese einzeln auszuwählen. Beim Erstellen eines neuen Containers können Sie durch Auswahl eines Containers aus der Zwischenablage auch dessen Beschlagwortung übernehmen. Wenn Sie aber Dokumente zu einem bestehenden Container hinzufügen, ist das nicht möglich.

Sie können nun beliebig viele Dateien aus der Zwischenablage auswählen (durch Setzen eines Häk­chens) und mit Klick auf werden diese dann ihrem Container hinzugefügt bzw. in einen neuen Container kopiert. Vergessen Sie nicht, den Container anschließend einzuchecken! Mit Klick auf wird der Vorgang abgebrochen.

Des Weiteren können Sie in diesem Dialog auch die Zwischenablage aufräumen. Sie können ent­weder manuell Dateien auswählen und diese durch Klick auf Entfernen aus der Zwi­schenablage lö­schen, oder Sie wählen die Option automatisch entfernen aus, mit der Dateien nach der Auswahl zum Speichern in einem Container aus der Zwischenablage entfernt werden.

Mit Klick auf Aktualisieren wird die Zwischenablage neu geladen. Wenn Sie zum Beispiel bei geöff­neter Zwischenablage ein weiteres Dokument hinzufügen wollen, müssen Sie so die Zwischen­ab­la­ge nicht schließen und erneut öffnen, damit das Dokument angezeigt wird. Auch eine Vorschau kann angezeigt werden. Schließlich können Sie die Zwischenablage auch im Scanclient nutzen.

Quick CheckIn

In vielen Detaildialogen gibt es eine eigene Drop-Zone, welche einen schnellen DMS-CheckIn ermöglicht.

Dokumente können per Drag&Drop in den Titelbereich des Dialogs gezogen und ohne Auswahl über den „normalen“ Drag&Drop-Dialog eingecheckt werden. Welche Konfiguration für den Container verwendet wird, wird in der Drop-Zone neben dem Mandantenkästchen in der Dropdown-Box Quick CheckIn ausgewählt. Die hier zur Verfügung stehenden Konfigurationen werden über den Dokumente-Button erstellt und vorbeschlagwortet. Es kann dabei ein Standard gekennzeichnet werden, der vorausgewählt ist. Wenn die Datei in jedem anderen Bereich des Dialogs „fallen gelassen“ wird, wird der reguläre Drag&Drop-Dialog geöffnet, der alle geöffneten Detaildialoge für den CheckIn (plus Option ohne Zuordnung) zur Auswahl bringt. ACHTUNG! Der Quick-CheckIn ist erst nach dem Speichern möglich (gleiches Verhalten wie bei der Dokumente‑Schaltfläche).

Barcode / QR-Code Etikettierung

Zur schnelleren Identifikation eines Dokuments können Sie dieses mit Barcodes / QR-Codes versehen. Barcodes / QR-Codes können Sie bereits bei der Erstellung eines Dokuments in MS Office Programmen (siehe MS Office AddIn) oder im rtf-Editor einfügen. Wenn Sie das Dokument dann speichern, wird der Barcode / QR-Code auto­matisch als Nummer des Containers übernommen. Außerdem können Sie Barcode / QR-Code Eti­ketten nachdrucken. Klicken Sie dazu im Menü DMS auf Barcode Etiketten. Ein Dialog wird geöffnet.

Nach Auswahl des Mandanten und des Etikettenformats (Etikettengröße) können Sie unter Art wählen, ob Sie neue Barcodes erstellen oder bestehende nachdrucken wollen. Bestimmen Sie dann den Num­mernkreis, der verwendet werden soll. Für die richtige Zuordnung der nachgedruckten Barcodes / QR-Codes ist außerdem das Arbeitsdatum von Bedeutung. Beim Druck bzw. Nachdruck von DMS-Barcode-Etiketten (und QR-Code-Etiketten) ist es nicht erforderlich, alle Etiketten eines Bogens zu bedrucken. Es können auch weniger Nummern gezogen werden. Die restlichen Etiketten werden damit nicht bedruckt.

Wenn Sie ein Dokument (z. B. eingehende Post) dann mit einem Barcode / QR-Code versehen, erkennt der Scan­client diesen Barcode / QR-Code und ordnet das Dokument entsprechend zu. In der globalen Variable 12390 GLOBAL_REPORT_BARCODE_TEXT_FONT können Sie die Schriftart einstellen, mit der die Num­mer unterhalb des Strichcodes angedruckt wird.

Cold Import

Beim Cold Import handelt es sich um den Import von bestehenden Dateien aus einer Ord­ner­struk­tur in das DMS. Da dies normalerweise nur Administratoren ausführen, finden Sie weitere Informationen zu diesem Feature im Administratorenhandbuch DMS / Cold Import.

Dateiumwandlung (Tiffer)

Nach dem Einchecken eines Dokuments werden automatisch vom so genannten Tiffer eine pdf-Ver­sion, eine tiff-Version und ein Vorschaubild (thumbnail) erstellt. Der entsprechende Container enthält dann also nicht nur das Originaldokument (z. B. eine Worddatei), sondern auch die wei­te­ren Dateien, wobei diese normalerweise ausgeblendet werden. Sie stehen aber für die Vorschau und verschiedene Verwendungen der Dateien zur Verfügung, zum Beispiel beim Drucken, Spei­chern und E-Mailversand (siehe Checkout - Eingecheckte Dokumente weiterverwenden).

Zur Wartung und Einstellung des Tiffers gibt es einen Job im Actionservice, der vom Administrator be­liebig eingestellt werden kann. Weitere In­for­mationen zum Tiffer finden Sie in der Dokumentation des Actionservices und im Administratorenhandbuch DMS / Dateiumwandlung (Tiffer).

Dokumente wieder finden - die Suche

Suchmaske

Die Suchmaske wird über den Menüpunkt DMS - Suchen geöffnet. In diesem Dialog kann der Be­nutzer sowohl eine individuelle Suche definieren, als auch Suchvorlagen verwenden (siehe Administratorenhandbuch DMS). Auch bei einer Suche über den Dokumente-Button wird dieser Dialog geöffnet. In dem Fall sind allerdings schon Suchbedingungen voreingestellt und je nach Einstellung werden direkt die Such­ergebnisse angezeigt.

Hier können Sie nun einen Suchbegriff eingeben und in den weiteren Feldern die Art und den Ort der Suche definiert. In welchen Feldern der Suchbegriff gesucht werden soll, wird neben dem Feld der Suchart definiert. Wenn Sie im unteren Bereich weitere Suchbedingungen eingeben (z. B. Ver­knüpfungen, Kategorien, etc.), müssen Sie keinen Suchbegriff eingeben. Nach Eingabe aller Suchbegriffe und -bedingungen wird die Suche mit Klick auf Suchen ausgelöst.

Suchbedingungen

Suchbedingungen können sich auf die unterschiedlichsten Beschlagwortungen beziehen. Grund­sätzlich stehen Beschlagwortungen, die Sie in neuen Containern auswählen können genauso in der Suche zu Verfügung. Zusätzlich können Sie auch nach Daten suchen, die automatisch beim Con­tai­ner eingetragen werden, wie zum Beispiel Erstellungsdatum, Ersteller, etc.

Wählen Sie dafür zunächst aus dem Auswahlfeld den Typ aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche . Sie können genauso auf das grüne Plus neben Bedingungen klicken und dann den Typen auswählen. Der jeweilige Auswahldialog des gewählten Typs wird geöffnet.

Durch Doppelklick auf einen Eintrag wird dieser in die Suchabfrage übernommen und im Bereich Bedingungen angezeigt. Möchten Sie ei­nen Eintrag löschen, klicken Sie daneben auf die Schalt­fläche oder markieren Sie die Bedingung und drücken Sie die Entf-Taste.

Nach Hinzufügen eines Eintrags müssen Sie noch den Operator und Wert zur Suchbedingung er­gänzen. Im Bereich Operator wird definiert, welche Kriterien der Wert in der Spalte daneben er­füllen muss. Die zur Auswahl stehenden Kriterien sind abhängig vom Feld, das als Bedingung aus­gewählt wurde. Es gibt hier auch den Operator „enthält nicht“. Wie beim Operator „enthält (indiv)“ muss dabei selber „*“ oder „%“ als Platzhalter angegeben werden.

Außerdem gibt es Felder, für die Ihnen Variablen zur Verfügung stehen. Stellen Sie dazu z. B. bei der Suchbedingung Allgemein: Ersteller vor der Spalte Operator Variable anstatt Fix ein und wäh­len Sie dann aus einer Liste die gewünschte Variable aus (z. B. %USERNAME% für den Namen des aktuellen Benutzers). Der Einsatz von Variablen bietet sich vor allem bei Suchvorlagen und für das dynamische DMS-Menü an, da dann dort dynamisch z. B. der Benutzer oder das aktuelle Tages­datum eingesetzt werden können.

Bei Eigenschaften gilt es zu beachten, dass Sie nicht nur direkt nach dem Wert der Eigenschaft su­chen können (z. B. die Abstimmungsnummer), sondern auch nach der Beschreibung (beim Beispiel Abstimmungsnummer wäre dies die Abstimmungsbezeichnung). Dafür steht hinter der Spalte Wert eine weitere Auswahlbox zur Verfügung, in der Sie festlegen können, wo nach dem Wert gesucht werden soll.

Bei Verknüpfungen ist zu beachten, dass Sie hier über die Hierarchien mit einem Klick mehrere Verknüpfungen hinzu­fügen können. Dazu ein Beispiel:

Sie wollen nach Dokumenten zu einer Person suchen. Diese Person hat allerdings mehrere Ein­hei­ten und Sie wollen nur Dokumente zu einer bestimmten Einheit finden. Wählen Sie nun also zu­nächst den Typ Verknüpfung aus, als Operator sollte bereits entspricht ausgewählt sein. Im Feld Wert können Sie bereits den Namen der Person eingeben und auf klicken. So wird direkt nach Personen mit diesem Namen gesucht und Sie erhalten die Suchergebnisse. Ist der Name der Per­son nur einmal vorhanden und die Checkbox automatische Auswahl ist aktiviert, wird die Person di­rekt für die Suche ausgewählt, ohne, dass Sie diese durch Klick nochmals bestätigen müssen.

Bei der Auswahl ist nun Folgendes zu beachten: Rechts neben der Spalte Typ wird die Hierarchie­ebene angezeigt. An oberster Stelle steht die Person, dann das Objekt, der Gebäudeteil, usw. Um alle diese Verknüpfungen für die Suche zu verwenden, muss die höchste Ebene, in unserem Fall die Ebene 5, gewählt werden. Damit wird nach der Person, dem Objekt, Gebäudeteil, Stiegenhaus, Einheit und Bestandsverhältnis gesucht. Dies bedeutet, Container im Suchergebnis müssen mit ALLEN diesen Verknüpfungen beschlagwortet sein. Wollen Sie ausschließlich nach der Person suchen, klicken Sie doppelt auf den Namen der Person, der ganz oben oder ganz unten steht (Ebene 0). Um, wie in unserem Beispiel, nach der Person und der Einheit zu suchen, wählen Sie den Eintrag der Ebene 3 aus.

Bitte beachten Sie: Sie sollten deshalb unbedingt die Checkbox Hierarchie anzeigen aktivieren.

Bei der Suche nach Kategorien haben Sie ebenfalls verschiedene Optionen.

Mit Aktivierung der Option Untereinträge automatisch einfügen werden bei Auswahl einer Haupt­kategorie auch alle Subkategorien mit zu den Suchbedingungen hinzugefügt. Wenn Sie die Option Zugeordnete Eigenschaften/Verknüpfungen wählen aktivieren, wird nach Auswahl einer Kategorie mit zugeordneten Eigenschaften und/oder Verknüpfungen ein weiterer Dialog angezeigt. In die­sem sehen Sie die Eigenschaften und Verknüpfungen, die in der DMS Konfiguration der Kategorie zugeordnet wurden (das heißt, diese werden bei Beschlagwortung eines Containers mit dieser Ka­tegorie als weitere Beschlagwortung vorgeschlagen). Haken Sie dort die Eigenschaften und Ver­knüpfungen an, nach denen Sie ebenfalls suchen wollen und bestätigen Sie. Diese werden dann den Suchbedingungen hinzugefügt, natürlich muss aber der jeweilige Wert noch festgelegt werden.

Zudem gibt es die Auswahlmöglichkeit SQL Abfrage ausführen. Um diesen Typ wählen zu können, benötigen Sie die Berechtigung „Tabellen verwalten Recht“ (Nr. 1005). Dabei muss die SQL-Abfrage die Spalte CON_KEY oder CON_ID zurückgeben. Alle gefundenen Container werden dann als Bedingung hinzugefügt.

Um mehrere Suchbedingungen zu verknüpfen, stehen Ihnen UND- und ODER-Verknüpfun­gen zur Verfügung. Werden zwei Bedingungen mit UND verknüpft, bedeutet dies, dass der gefundene Da­tensatz beide Bedingungen erfüllen muss. Werden zwei Bedin­gungen mit ODER verknüpft, be­deu­tet dies, dass der gefundene Datensatz entweder die eine oder die andere Bedingung erfüllen muss. Deshalb ist die Suchergebnismenge bei einer ODER-Verknüpfung in der Regel größer als bei einer UND-Verknüpfung.

Um eine UND-Verknüpfung mit einer ODER-Verknüpfung zu verbinden, brauchen Sie meist auch Klammern (zu finden in den Bedingungstypen). Dazu ein Beispiel:

Es sollen Dokumente des Objektes 2 von mehreren Abteilungen gefunden werden. Dazu ist es er­for­derlich, eine UND- mit einer ODER-Verknüpfung zu kombinieren. Zuerst wählen Sie die Ver­knüpfung zum Objekt 2 aus. Die gesuchten Dokumente sollen außerdem entweder zur Abtei­lung HV (Hausverwaltung) oder FIBU (Buchhaltung) gehören. Deshalb muss bei den Bedingun­gen die Auswahl Klammer getroffen werden und anschließend müssen durch Doppelklick auf die Klam­mer die Abteilungen ausgewählt werden. Im Bereich der Klammer wird nun noch der Ver­knüp­fungs­typ auf ODER umgestellt.

Der Suchdialog sieht dann folgendermaßen aus:

Aufgrund dieser Suchabfragen werden alle Dokumente des Objektes 2 der Abteilungen Buch­haltung und Hausverwaltung angezeigt.

Rückgabe

Im Bereich Rückgabe machen Sie Einstellungen zur Anzeige der Suchergebnisse.

Zunächst können Sie unter Datenmenge entscheiden, ob im Suchergebnis die Container oder Do­kumente angezeigt werden sollen (siehe Suchergebnis).

Weiterhin können Sie die Spalten einstellen, die im Suchergebnis angezeigt werden sollen. Um ei­ne Spalte hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf die Plus-Schaltfläche . Zu je­der Spalte können Sie dann noch eine Angabe zur Sortierung und zur Spaltenbreite machen. Dies lohnt sich allerdings meist nur für vorkonfigurierte Suchen, zum Beispiel Suchvorlagen oder die Suche über den Doku­mente-Button.

Außerdem können Sie beliebig viele Sortierungen einfügen, ebenfalls mit Klick auf die Plus-Schalt­fläche . Dort werden Spalten angegeben, nach denen das Suchergebnis sortiert werden soll. Zur Auswahl stehen auf- und absteigend. Geben Sie mehrere Spalten für die Sortierung an, werden diese nacheinander verarbeitet. Wird in der Suche keine explizite Sor­tierung angegeben, erfolgt die Sortierung des Suchergebnisses standardmäßig absteigend nach dem Datum der letzten Ände­rung (also neuere Container zuerst).

Sie können auch die maximale Anzahl der angezeigten Suchergebnisse im Feld Maximale Da­ten­sätze eingeben. Je nach Sortierung werden nur die ersten x Datensätze des Suchergebnisses ange­zeigt und alle weiteren abgeschnitten. Die Anzahl wird pro Benutzer bis zur nächsten Ände­rung gespeichert.

Schließlich stehen Ihnen noch zusätzliche Optionen zur Verfügung. Damit können Sie festlegen, dass auch bzw. nur inaktive Container angezeigt werden sollen oder im Papierkorb gesucht wird. Normaler­weise werden inaktive Container und Container im Papierkorb bei der Suche nicht angezeigt.

Shortcuts für die Suche

Sie wollen alle HEUTE erstellten Container finden:
Suchbegriff: $create
Suchort: Standard

Sie wollen alle momentan ausgecheckten Container finden:
Suchbegriff: $checkoutall
Suchort: Standard

Sie wollen alle momentan ausgecheckten Container eines bestimmten Benutzers finden:
Suchbegriff: $checkout:CPAMET oder
Suchbegriff: $checkout:”CPAMET”
Suchort: Standard

Sie wollen alle ausgecheckten Container von allen Benutzern finden:
Suchbegriff: $checkoutall
Suchort: Standard oder entspricht

Sie wollen alle ausgecheckten Container des aktuellen Benutzers finden:
Suchbegriff: $checkout
Suchort: Standard oder entspricht

Sie wollen alle Container mit Änderungsdatum von heute von 00:00 bis 23:59:59 Uhr finden:
Suchbegriff: $change
Suchort: Standard oder entspricht

Sie wollen alle Container mit Erstellungsdatum von heute von 00:00 bis 23:59:59 Uhr finden:
Suchbegriff: $create
Suchort: Standard oder entspricht

Sie wollen alle vom aktuellen Benutzer erstellten oder geänderten Container finden:
Suchbegriff: $user
Suchort: Standard oder entspricht

Außerdem gibt es den Shortcut STRG+ALT+R, welcher mit der Eigenschaft „Rechnungsnummer“ eine DMS-Suche auslöst und dort den gerade markierten Text übernimmt. Ist nichts markiert, wird der gerade eingegebene Text übernommen.

Suchergebnis

Nach Auslösen der Suche wird das Suchergebnis in einem zweiten Register geöffnet. Sie können aber auch wieder zurück zur Suche wechseln und die Suchbedingungen ändern. Beim nochmaligen Klick auf Suchen wird dann eine weitere Lasche mit dem zweiten Suchergebnis geöffnet. Auf diese Weise können bis zu fünf Suchergebnisse angezeigt werden.

Die Darstellung unterscheidet sich je nachdem, welche Datenmenge Sie in der Suche im Bereich Rückgabe ausgewählt haben.

Bei Auswahl der Container (Standardeinstellung) wird jeder Con­tai­ner in einer Zeile angezeigt und bei aktivierter Dateivorschau (Häkchen unten links) sehen Sie un­ter dem eigentlichen Vorschaubild ein kleines Fenster Dokumente, das die Dokumente des Con­tai­ners beinhaltet.

Dort können Sie für die Vorschau zwischen den Dokumenten wechseln sofern die­se vertifft sind. Per Doppelklick auf eines der Dokumente wird dieses geöffnet (gleiche Funktion wie Schaltfläche Dokument lesen/drucken).

Haben Sie in der Suche die Datenmenge Dokumente gewählt, wird pro Dokument eine Zeile im Suchergebnis verwendet und zusätzlich Dateiname, -erweiterung und -größe angezeigt. Damit kommen Container, die mehrere Dokumente enthalten auch mehrfach in der Liste vor.

Aus dem Suchergebnis kann ein Dokument direkt gelesen bzw. gedruckt werden. Dies ist selbst­verständlich nur möglich, wenn der Benutzer die entsprechenden Be­rechtigungen besitzt.

Außerdem können Sie (mit der entsprechenden Berechtigung) den Container in den Papierkorb legen, ein oder mehrere Dokumente des Containers per E-Mail versenden, drucken, exportieren (also auf ihr lo­kales System kopieren) oder zum Container wechseln. Mit Klick auf Aktualisieren wird die Daten­menge neu geladen.

Suchvorlagen

Suchen, die Sie häufiger mit den gleichen oder ähnlichen Bedingungen durchführen, können Sie als Suchvorlage speichern. Diese kann jeder Benutzer für sich erstellen. Administratoren können aber auch öffentliche Suchvorlagen für alle Nutzer anlegen. Diese können dann von den Benutzern aber nicht unter dem gleichen Namen geändert oder gelöscht werden.

Für Suchvorlagen bietet sich besonders der Einsatz von Variablen an. So können Sie bei­spiels­weise immer nach aktuellen Daten oder den Datensätzen des aktuellen Benutzers suchen. Wählen Sie dazu in der zweiten Spalte der Suchbedingung statt Fix den Wert Variable aus und wählen Sie in der Spalte Wert die entsprechende Variable aus der Liste aus. Variablen werden immer mit %-Zei­chen gekennzeichnet. Allerdings können Sie Variablen nicht für jede Such­be­dingung verwenden (z. B. nicht für Verknüpfungen).

Neben den Suchbedingungen und -begriffen können Sie für Suchvorlagen auch Spalteneinstel­lun­gen und Sortierungen hinterlegen. Dies funktioniert analog zur Einstellung in der normalen Suche (siehe Rückgabe). Sind die Bedingungen und die Sortierkriterien komplett an­gelegt, ist es möglich, aus diesen Angaben eine Vorlage zu erstellen.

Suchvorlagengruppen:

Gleich wie bei den Dokumentvorlagen ist es auch bei den DMS Suchvorlagen möglich, die Suchen in Gruppen zu organisieren. Dies dient dem besseren Überblick.

Neue Suchgruppen werden über den Menüpunkt DMS – Konfigurationen – Suchgruppen erstellt.

Wenn diese Gruppen dann angelegt sind, können einzelne Suchen den Suchgruppen zugeordnet werden.

Klicken Sie zu diesem Zweck die Schaltfläche an. Im darauffolgenden Dialog wird der Name der Vorlage vergeben und mit OK bestätigt.

Ist bereits eine Vorlage vorhanden, die einer neu zu erstellenden sehr ähnlich ist, können Sie diese aus­wählen, entsprechend an die Bedingungen der neuen Vorlage anpassen und an­schlie­ßend über die Schaltfläche als neue Vorlage abspeichern.

Um eine bestehende Vorlage zu löschen, wählen Sie diese aus und löschen Sie sie über die Schalt­fläche . ACHTUNG! Bitte verwechseln Sie dies nicht mit der Schaltfläche, mit der die aktuelle Suchvorlagenauswahl mit den entsprechenden Suchbedingungen entfernt wird.

Soll der Name einer bestehenden Vorlage geändert werden, wählen Sie diese aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche . Nun können Sie den neuen Namen vergeben und mit OK bestätigen.

Um eine neue Vorlage zu erstellen, wenn bereits eine Vorlage geladen ist, klicken Sie auf die Schalt­fläche . Anschließend können alle Bedingungen und Sortierungen definiert und als weitere Vorlage abgespeichert werden.

Als Administrator können Sie Vorlagen auch mehreren anderen Nutzern zur Verfügung stellen. Dies wird über die Schaltfläche durchgeführt. Im anschließenden Dialog wird definiert, wel­chen Benutzergruppen oder Benutzern diese Vorlage zur Verfügung gestellt werden soll.

Die Suchvorlagenauswahl wird pro Benutzer gespeichert und beim nächsten Öffnen der DMS‑Suche wieder geladen (außer Suchbedingungen sind vordefiniert, z. B. beim Öffnen der Suche über den Dokumente‑Button). Wenn Sie die Suchbedingungen der Vorlage anpassen und das DMS‑Suche‑Fenster schließen, wird außerdem gefragt, ob Sie die Änderungen an der Suchvorlage speichern wollen. Wenn Sie jedoch die Checkbox Änderungen ignorieren aktivieren, kommt diese Abfrage nicht und die Änderungen werden nicht gespeichert.

CheckOut - Eingecheckte Dokumente weiterverwenden

Immer wenn ein Container bzw. der Inhalt eines Containers bearbeitet werden soll, muss der Con­tainer vorher ausgecheckt werden. Erst durch das Auschecken eines Containers bzw. Do­ku­ments, befindet sich der Benutzer im Bearbeitungsmodus. Aber auch wenn der Contai­ner be­reits ausge­checkt ist, sprich der Container zur Be­arbeitung bereitliegt, gilt dies für den Inhalt des Con­tainers nicht unbedingt. Nur durch Auschecken des Inhaltes (beispielsweise einer Worddatei) kann dieser bearbeitet werden.

Nach der Bearbeitung ist es außerdem sehr wichtig, den Container mitsamt den darin enthaltenen Dokumenten wieder einzuchecken. Solange nämlich ein Container durch einen Benutzer ausge­checkt ist, ist dieser für andere Benutzer gesperrt. Diese können zwar noch den Container und dessen Inhalte einsehen, also auch Dokumente des Containers lesen. Es ist aber bei einem aus­ge­checkten Container nicht möglich, dass ein anderer Benutzer als der aktuelle Bearbeiter Ände­run­gen am Container, dessen Beschlagwortung oder an den Dokumenten des Containers vor­nimmt. Damit andere Benutzer wieder voll auf den Container zugreifen können, muss dieser vom Bear­beiter eingecheckt werden.

Beim Einchecken wird immer eine neue Version des Containers erstellt, außer es wurde nichts an der Datei und der Beschlagwortung geändert. Auch bei den Informationen zum Dokument selber gibt es ein Feld Version. Eine neue Dokumentenversion wird aber nur bei einer tatsächlichen Ver­änderung des Dokuments er­stellt. In der Praxis kann es also durch­aus vorkommen, dass es mehr Containerversionen als Doku­mentenversionen gibt. Ist ein Container nicht im Bearbeiten-Modus (also eingecheckt), können Sie auf frühere Versionen zurückschalten und deren Beschlagwortung und Dokumente einsehen. Frü­here Versionen von Dokumenten können Sie auch downloaden (lesen/drucken), allerdings nicht bearbeiten. Ausgecheckt wird immer nur die aktuelle Version des Containers bzw. Dokuments.

Einen Container auschecken

Nur im Bearbeitungsmodus des Containers können Sie Änderungen durchführen, z. B. eine zusätz­liche Kategorie oder Verknüpfung erstellen, etc. Klicken Sie dafür im Lesen-Modus auf die Schalt­fläche Bearbeiten - aktueller Container.

Sie gelangen in den Bearbeiten-Modus, den Sie an den zusätzlichen Schaltflächen unter der Do­ku­ment­vorschau erkennen. Außerdem können Sie nun Änderungen am Container vornehmen.

ACHTUNG! Wenn Sie einen Container nach der Bearbeitung nicht wieder einchecken, wird dieser für andere Nutzer gesperrt. Er steht damit für keine der beschriebenen Eincheckvarianten (über AddIns, Scanclient, Coldimport, etc.) zur Verfügung bis er korrekt eingecheckt wird. Dies betrifft ins­be­sondere auch automatisiertes Einchecken über den Scanclient, etc.

Ein Dokument weiterverwenden

E-Mail

Sie können ein Dokument direkt aus dem DMS per E-Mail versenden. Wählen Sie dafür den Con­tainer, in dem sich das gewünschte Dokument befindet und klicken Sie auf e-Mail. Der Container muss dafür nicht im Bearbeiten-Modus sein.

Zur Auswahl stehen zwei Optionen:

• Als Link versenden: Hierbei wird eine E-Mail in Ihrem E-Mail-Client (meistens MS Outlook) geöffnet und die URL zum Container im Text eingefügt. Der Adressat kann dann mit einem Klick auf den Link direkt den Container öffnen, vorausgesetzt d+ OM ist geöffnet.

• Als Anhang versenden: Es wird ein neuer Dialog geöffnet, in dem Sie die Einstellungen zur E-Mail ma­chen und die gewünschte(n) Datei(en) auswählen können.

Mit Klick auf wird ihr E-Mail-Client geöffnet und eine neue E-Mail erstellt. Der in d+ OM ein­gegebene Text wird automatisch übernommen und die ausgewählten Dateien werden ange­hängt. Sie müssen nun nur noch den Empfänger eingeben.

Drucken

Mit Klick auf Drucken wird ein Dateiauswahldialog geöffnet, der den bzw. die geöffneten Container und die darin vorhandenen Dokumente auflistet. Diese können Sie per Markierung der Checkbox auswählen und mit Klick auf die entsprechende Schaltfläche drucken. Die Datei(en) werden dabei nicht erst geöffnet, son­dern direkt gedruckt.

Bitte beachten Sie: Mit diesem Befehl können Sie zwar viele Dateien mit einem Klick aus­drucken. Dafür wird hier aber immer die Vorschau gedruckt. Das heißt, es kann zu einem Qualitätsverlust kommen.

Bei *.jpg-Dateien gibt es eine weitere Option neben der Vorschau-Checkbox:

Hier können Sie wählen, ob Sie die Dateien mit der im d+ DMS integrierten Vorschau oder mit der Windows Fotoanzeige (ab Windows 7!) drucken wollen. Bei der dritten Option werden dazu alle ge­wählten Fotos gemeinsam an das Betriebssystem übergeben und können dann auf einer Seite ausgedruckt werden. Dabei ist es aber leider nicht möglich, mehrere Kopien zu drucken.

Außerdem ist bei E-Mails im msg-Format (Microsoft Outlook E-Mail) zu beachten, dass diese, wenn Sie einen anderen als den Windows Standarddrucker verwenden möchten, in Outlook geöffnet werden und dann dort mit dem gewünschten Gerät gedruckt werden können.

Dokument lesen/drucken

Wenn Sie ein Dokument lediglich ausdrucken oder lesen wollen, ohne Änderungen durch­zu­füh­ren, können Sie dies mit dem Befehl Dokument lesen/drucken über den Button Doku­ment. Sie kön­nen dann wählen, ob Sie das Originaldokument oder eine der automatisch er­zeugten Dateien (Vor­schaubild oder pdf-Datei) öffnen wollen. Dabei wird die Datei lediglich in einem temporären Ver­zeichnis auf Ihrem System abgespeichert, das in regelmäßigen Ab­ständen bereinigt wird.

Dokument bearbeiten (auschecken)

Um ein eingechecktes Dokument zu bearbeiten, muss dieses zunächst ausgecheckt werden. Dafür muss dessen Container nicht unbedingt im Bearbeiten-Modus sein. Allerdings muss der Container im Bearbeiten-Modus sein, wenn Sie das Dokument nach der Bearbeitung wieder einchecken wollen.

Um ein Dokument auszuchecken, klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument und wählen Sie Doku­ment auschecken. Damit wird automatisch auch der Container ausgecheckt. Das Do­kument wird nun lokal auf Ihrem System abgelegt (wählen Sie dafür einen Speicherort aus) und kann be­arbeitet werden. Wenn Sie die Änderungen gemacht haben, speichern Sie das Dokument wie üblich. Vergessen Sie aber nicht, das Do­kument nach den Änderungen wie­der einzuchecken. Wählen Sie dafür den Befehl Geändertes Dokument einchecken im But­ton Dokument und wählen Sie das Do­ku­ment aus. Alternativ können Sie auch einfach den Container speichern. Das System überprüft dann automatisch, ob die ausgecheckte Datei geändert wurde und fragt Sie, ob die ge­änderte Da­tei eingecheckt werden soll. Damit wird das Dokument wieder im DMS abgelegt und von Ihrem lo­kalen System gelöscht.

ACHTUNG! Ändern Sie bitte nie den Dateinamen des ausgecheckten Dokuments!

Dokument lokal kopieren

Wenn Sie ein Dokument lokal auf Ihrem System speichern wollen, können Sie das über den Befehl Dokument lokal kopieren über den Button Dokument. Wählen Sie dann den Spei­che­rort aus und klicken Sie auf Speichern oder Speichern und öffnen.

Einen Container weiterverwenden - Zwischenablage

Neben Dokumenten ihres lokalen Systems können Sie auch einen ganzen Container in die Zwi­schen­ablage kopieren. Wählen Sie dafür den Befehl Container in die DMS Zwischen­ablage spei­chern im Button DMS Zwischenablage. Damit wird der Container mit seiner Beschlagwortung und den enthaltenen Dokumenten in die Zwischenablage kopiert. Der Originalcontainer bleibt dabei erhalten und unverändert.

Für einen neuen Container aus der Zwischenablage können Sie dann entweder den ge­samten Con­tainer oder nur einzelne Dokumente auswählen. Wenn Sie den Container aus­wählen, wird auch dessen Beschlagwortung für den neuen Container übernommen. Dabei werden aber auch alle Do­kumente mit übernommen. In der Containeransicht selber können Sie aber natürlich noch Doku­mente entfernen, die Sie nicht brauchen. Außerdem können Sie auch einen Container und weitere Dokumente der Zwischenablage kombinieren.

Beschlagwortungsbereiche im Detail

Bei der Beschlagwortung ist darauf zu achten, dass einige Felder Pflichtfelder darstellen. Um wel­che Felder es sich hierbei handelt, ist durch das rote Ausrufezeichen nach dem Feldnamen erkenn­bar. Einige Pflichtfelder sieht das System allgemein vor, andere werden z. B. von der Kategorie be­stimmt. Wird ein solches Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung mit dem entsprechenden Feldnamen ange­zeigt. Weitere Infor­mationen zur Pflichtfeldprüfung finden Sie unter Pflichtfeldüberprüfung beim Speichern von Containern und im Administratorenhandbuch DMS / Pflichtfeldüberprüfung beim Speichern von Containern.

Bitte beachten Sie außerdem, dass in der Containerbeschlagwortung bereits manche Felder ausge­füllt sein können. So ist beispielsweise die Quelle und das Ziel mit dem Absender und dem Em­pfänger einer E-Mail beschlagwortet, wenn Sie diese über das Office AddIn einge­checkt haben. Auch beim Erstellen eines neuen Containers über den Button Dokumente (z. B. bei einem be­stimmten Objekt) wird die Verknüpfung zum gerade markierten Datensatz hinzugefügt.

Die Beschlagwortung eines Containers erfolgt in verschiedenen Bereichen, die nachfolgend im Ein­zelnen erläutert werden.

Im Be­reich Bearbeitung findet keine Beschlagwortung statt. Hier finden Sie Daten zur Erstellung und letzten Änderung des Containers, sowie Angaben zum CheckOut, sofern der Container nicht ein­gecheckt ist.

Beschlagwortungsbereich Container

Dieser Bereich enthält die Stammdaten des Containers, darunter die ID, den Pool, Namen, Betreff, etc.

Die ID des Containers wird automatisch vergeben und ist nicht veränderbar.

Die Version des Containers enthält Informationen darüber, wie oft dieser schon verändert wurde. Bei jeder Änderung der Beschlagwortung oder eines Doku­mentes wird eine neue Containerversion erstellt. Sie werden auch bei den Informationen zum Dokument ein Feld Version vorfinden. Eine neue Dokumentenversion wird aber nur bei einer tatsächlichen Ver­änderung des Dokuments er­stellt. In der Praxis kann es also durch­aus vorkommen, dass es mehr Containerversionen als Doku­mentenversionen gibt. Ist ein Container nicht im Bearbeiten-Modus (also eingecheckt), können Sie auf frühere Versionen zurückschalten und deren Beschlagwortung und Dokumente einsehen. Frü­here Versionen von Dokumenten können Sie auch downloaden (lesen/drucken), allerdings nicht bearbeiten. Ausgecheckt wird immer nur die aktuelle Version des Containers.

Ein Pool wird dann eingerichtet, wenn es beispielsweise eine zentrale Scan-Stelle im Unternehmen gibt. Der Mitarbeiter kann dann zum Beispiel den Pool „Rech­nungen“ wählen, der bestimmte Voreinstellungen beinhaltet. Hier können Katego­rien, Ver­knüp­fungen, Eigenschaften und Abteilungen voreingestellt sein. Wenn man beim Ein­checken eines neuen Containers einen Pool auswählt, werden die Voreinstellungen des je­weiligen Pools auf den Container übertragen. Wenn Sie bei einem Dokument den Pool wechseln, erscheint folgende Meldung im DMS:

Die unterschiedlichen Befehle wirken sich folgendermaßen aus:

• Zusammenführen: Beim Zusammenführen ist darauf zu achten, dass bei sämtlichen Beschlag­wortungsbereichen, bei denen eine Mehrfachbeschlagwortung möglich ist (z. B. Verknüpfung oder Kategorie), die Einstellungen des (neuen) Pools hinzugefügt werden. Betrifft dies eine Be­schlagwortung, bei der nur eine Einfachauswahl getroffen werden kann, bleibt die vorher er­fasste Auswahlmöglichkeit bestehen und nur die noch nicht ausgefüll­ten Felder werden von den Pooleinstellungen ausgefüllt.

• Übernehmen: Sämtliche Pooleinstellungen werden für den aktuellen Container über­nom­men und alle vorherigen Beschlagwortungen werden ersetzt.

• Abbrechen: Die Auswahl des Pools wird abgebrochen und alle bisher hinterlegten Schlag­worte des Containers bleiben erhalten.

Falls in der Konfigu­ration kein Pool erstellt wurde, wird dieses Feld nicht angezeigt.

Wird ein Dokument mit einem Barcode / QR-Code eingescannt und ist die automatische Barcodeerken­nung im Scanclient aktiviert sowie die notwendige Konfiguration im DMS hinterlegt, wird im Feld Num­mer die Barcode- / QR-Code-Nummer automatisch eingetragen. Selbstverständlich kann auch manuell eine Nummer eingetragen werden. Ansonsten wird die nächste Nummer des ent­sprechenden Num­mernkreises gezogen.

Wenn Sie das Feld Entwurf markieren, wird von dem Container noch keine Version erstellt. Dies ist dann von Vorteil, wenn Sie wissen, dass Sie noch einige Änderungen machen müs­sen, aber diese erst zu einem späteren Zeitpunkt durchführen werden.

Im Feld Name steht der Name des Containers. Dieses Feld stellt normalerweise ein Pflicht­feld dar und muss daher ausgefüllt werden. Bei einem CheckIn über das MS Office AddIn wird der dort ver­gebene Dateiname automatisch ins Namensfeld des Containers übernom­men. Dieser kann selbst­verständlich verändert werden. Der Dateiname bleibt trotzdem bestehen.

Durch Setzen des Häkchens inaktiv ist der Container nicht mehr aktiv. Das heißt, er wird bei einer DMS Suche nicht mehr angezeigt, außer dies wird in den Suchbedingungen explizit eingegeben.

Im Feld Betreff können Sie optional einen beliebigen Betreff eingeben.

Weiterhin können Sie dem Container einen Status zuordnen. Dieses Feld stellt ein Pflichtfeld dar und muss daher ausgefüllt werden (falls in der Konfiguration kein Status erstellt wurde, ist dieses Feld nicht sichtbar/auswählbar und daher auch nicht verpflichtend).

Beschlagwortungsbereich Daten

In diesem Bereich werden Daten zu den im Container hinterlegten Dokumenten gesammelt. Auch hier gibt es Pflichtfelder, die vom System vorgegeben sind.

Im Feld Dateityp können Sie aus dem Drop-Down-Menü den gewünschten Dateityp aus­wählen. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld und muss daher ausgefüllt werden. Bei einem CheckIn über das MS Office AddIn wird der Dateityp automatisch erkannt und hier angezeigt. Datei­typen (Dateier­wei­te­rungen) müssen in der Konfiguration angelegt werden.

Auch das Feld Postart ist ein Pflichtfeld. Die hier gewählte Postart hat Auswirkungen auf den d+ OM Posteingang. Wird hier die Postart Posteingang gewählt, werden die Container bzw. Doku­mente an die jeweils im CheckIn hinterlegten Benutzer weitergeleitet und dort im Cock­pit ange­zeigt. Dort stehen sie für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. Voraussetzung da­für ist aber dass in der Konfiguration Postarten erstellt wurden. Ansons­ten ist dieser Punkt nicht sichtbar. Es ist weiters möglich, über die Grundeinstellungen einen Standardwert für die Postart zu hinterlegen. Damit ist das Feld Postart standardmäßig immer mit dem gleichen Wert befüllt und muss nur bei Bedarf geändert werden.

Die Entstehungsart kann aus dem Drop-Down-Menü ausgewählt werden. Auch dieses Feld ist ein Pflichtfeld und muss daher ausgefüllt werden. Entstehungsarten müssen in der Konfiguration angelegt werden.

Außerdem können Sie Stichworte eingeben. Nach diesen können Sie mit der DMS Such­funktion (siehe Dokumente wieder finden - die Suche) suchen. Sie können damit also den Container näher beschreiben. Wenn Sie in dem Feld auf die drei Punkte klicken, öffnet sich ein größeres Fenster, in wel­chem Sie Ihre Stichworte festhalten können.

Die Felder Quelle und Ziel können Sie beliebig beschlagworten. Wenn Sie dem Container über das Office AddIn eine E-Mail beifügen, werden hier automatisch der Absender und der Empfänger der E-Mail eingetragen.

Im Feld Gültig bis können Sie die Lebensdauer des Containers festlegen. Wenn in der Konfi­guration bei den Kategorien eine Lebensdauer definiert wurde, wird diese übernommen und das entspre­chen­de Datum hier eingetragen. Beispiel: CheckIn am 17.06.2009 und die Lebens­dauer in der Konfi­gu­ra­tion wurde mit 30 Tagen angegeben. Dann erscheint im Feld Gültig bis automa­tisch der 17.07.2009. Das Datum kann auch noch manuell verändert werden, aller­dings darf es nicht kleiner sein als der 17.07.2009.

Beschlagwortungsbereich Mandanten

Bei Dokumenten mit mehreren Mandanten können dem Container in diesem Bereich die betreffenden Mandanten zugeordnet werden. Hierbei gibt es standardmäßig einen Hauptmandanten und zusätzliche Mandanten für weitere Verknüpfungen im Container.

Sie können dem Container zusätzliche Mandanten zuweisen, indem Sie

• im Bereich Verknüpfungen auf die Plus-Taste klicken oder

• im Bereich Verknüpfungen auf die Einfg-Taste drücken.

In jedem Fall öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die zusätzlichen Mandanten auswählen können. Den Hauptmandanten können Sie nur im Beschlagwortungsbereich Container ändern.

Wenn Sie eine Verknüpfung im Beschlagwortungsbereich Verknüpfung auswählen (z. B. Objekt), die einem anderen Mandanten zugeordnet ist, und dieser hier noch nicht hinzugefügt wurde, erscheint eine Benachrichtigung. Über diese Benachrichtigung können Sie wählen, ob sie den Mandanten hinzufügen oder den Hauptmandanten ersetzen möchten.

Beschlagwortungsbereich Kategorien

Die Kategorien werden individuell für ein Unternehmen definiert und durch Administratoren gepflegt.

Sie können einem Container eine Kategorie zuweisen, indem Sie:

• oben im Menü links auf die Schaltfläche klicken, Kategorien wählen und dann die ge­wünschte Kategorie bestimmen,

• im Bereich Kategorien auf die Plus-Taste klicken,

• doppelt auf Kategorien klicken oder

• im Bereich Kategorien auf die Einfg-Taste drücken.

In jedem Fall öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die entsprechende Kategorie auswählen können. Wenn Sie rechts neben Kategorie ein rotes Ausrufezeichen sehen, bedeutet dies, dass in der Kon­figuration Einstellungen getroffen wurden, nach denen Sie mindestens eine Katego­rie aus­wählen müssen.

Wenn Sie eine Kategorie auswählen, können Sie sämtliche Unterkategorien automatisch über­nehmen. Hierfür müssen Sie das Kontrollkästchen Untereinträge automatisch einfügen markieren.

Einige Kategorien geben Verknüpfungen und/oder Eigenschaften vor. Wenn Sie eine solche Ka­te­gorie ausgewählt haben, finden Sie diese Vorgaben in den Bereichen Verknüpfungen und Eigen­schaften.

Um eine Kategorie wieder zu entfernen, klicken Sie auf das rote Minus neben der Kategorie.

Beschlagwortungsbereich Verknüpfungen

Verknüpfungen sind hilfreich, um den Container (und somit die darin befindlichen Doku­mente) besser zuordnen zu können und dadurch auch die Suche zu erleichtern. Beispiels­weise können Sie den Container einer oder mehreren Person zuordnen. Dann können Sie sich bei der Person alle zu ihr gehörigen Container (Dokumente) anzeigen lassen. Es gibt keine Beschränkung in der Anzahl der Verknüpfungen. Wird eine Verknüpfung zu mehreren Objekten, Personen, usw. gemacht, werden diese nach dem Speichert den Containers automatisch alphabetisch sortiert.
ACHTUNG: Bitte nicht mit dem Sortieren der Container verwechseln. Im Unterschied zu Eigenschaften greifen Verknüpfungen auf so genannte Kno­ten zurück. Das heißt, diese sind mit weiteren Informationen verknüpft, die dann im Container ebenfalls angezeigt werden. Dabei kann es sich nur um ergänzende Informationen handeln, zum Beispiel die Adresse bei Objekten, aber auch um weitere Eigenschaften, Verknüpfungen und Hie­rarchien (siehe unten).

Sie können dem Container eine oder mehrere Verknüpfungen zuweisen, indem Sie

• oben im Menü links auf die Schaltfläche klicken, Verknüpfung markieren und dann die gewünschte Verknüpfungsart auswählen,

• im Bereich Verknüpfungen auf die Plus-Taste klicken,

• doppelt auf Verknüpfungen klicken

• oder neben einer bestehenden Verknüpfung (z. B. Objekt) auf das Plus daneben klicken, um eine Verknüpfung der gleichen Art hinzuzufügen

• im Bereich Verknüpfungen auf die Einfg-Taste drücken.

In jedem Fall öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die entsprechende(n) Verknüpfung(en) aus­wäh­len können. Diese sind standardmäßig auf den Hauptmandanten eingeschränkt, ein Umschalten auf einen anderen Mandanten ist jedoch möglich. Bei der Auswahl einer Verknüpfung gilt es aber einiges zu beachten, wie das folgende Beispiel zur Verknüpfung mit einer Person zeigt.

Um das Dokument mit einer ganz bestimmten Person zu verknüpfen, wird ein Teil des Na­mens als Suchbegriff eingegeben. Im Anschluss daran erhalten Sie die Suchergebnisse.

Zu beachten ist nun Folgendes: Rechts neben der Spalte Typ wird die Hierarchieebene angezeigt. An oberster Stelle steht die Per­son, dann das Objekt, der Gebäudeteil, usw. Um alle Verknüpfun­gen zuzuweisen, muss die letzte Ebene, in unserem Fall die Ebene 5, gewählt werden. Damit ist dieses Schriftstück von der Objekt­ebene bis zur Person überall verknüpft. Egal, ob Sie nun beim Ob­jekt, beim Stiegenhaus oder bei der Person nach diesem Schriftstück suchen, es wird bei allen verknüpften Datensätzen angezeigt. Wollen Sie das Schriftstück ausschließlich der Person zuwei­sen, klicken Sie doppelt auf den Namen der Person, der ganz oben oder ganz unten steht. Bitte beachten Sie: Sie sollten deshalb unbe­dingt die Checkbox Hierarchie anzeigen aktivieren.

Gibt es aufgrund des Suchbegriffes nur einen gefundenen Datensatz, wird der Container auto­matisch nur mit diesem verknüpft.

Wenn Sie außerdem bereits andere Verknüpfungen oder Eigenschaften beschlagwortet haben, gibt es die Möglichkeit, auf verknüpfte Daten einzuschränken. So können Sie zum Beispiel beim Hinzufügen einer Person, wenn bereits ein Objekt verknüpft ist, die Liste der Personen auf Be­stand­nehmer dieses Objektes einschränken. Dazu wird nach Eingabe eines Suchbegriffs bzw. beim Klick auf den Auswahlbutton im Feld Person ein Fenster geöffnet, in dem Sie die Einschränkung auf das Objekt oder die Variante "Keinen Filter verwenden" wählen können. Entsprechend wird ent­weder nur unter den Bestandnehmern oder unter allen Personen gesucht.

Außerdem ist es möglich, dass bei der Auswahl einer bestimmten Kategorie bereits Vor­schläge für Verknüpfungen aufscheinen. Dies resultiert aus der Einrichtung der Kategorie im Konfigurationsteil des netFrame DMS.

Um eine Verknüpfung wieder zu entfernen, klicken Sie auf das rote Minus neben der Verknüpfung.

Beschlagwortungsbereich Eigenschaften

Dieser Bereich wird nur dann angezeigt, wenn in der Konfiguration Eigenschaften erstellt wurden. Ansonsten ist dieser Bereich nicht sichtbar.

Sie können Eigenschaften zuweisen indem Sie:

• im Menü oben links auf die Schaltfläche klicken, Eigenschaften markieren und dann die gewünschte Eigenschaft auswäh­len,

• im Bereich Eigenschaften auf die Plus-Taste klicken,

• neben einer bestehenden Eigenschaft auf das Plus daneben klicken, um eine Eigenschaft der gleichen Art hinzuzufügen (dazu muss bei der Eigenschaft „Mehrfachauswahl“ aktiviert sein)

• auf Eigenschaften doppelklicken oder

• im Bereich Eigenschaften auf die Einfg-Taste drücken.

In jedem Fall öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die entsprechende Eigenschaft aus­wählen können.

Über der Liste finden Sie auch ein Feld für die Eingabe eines Suchbegriffs. Oft gibt es sehr viele Ei­genschaften zur Auswahl. Die hier hinterlegten Eigenschaften sind oft die Eigenschaften der sich im Container befin­denden Do­kumente. Beispielsweise können Sie einen Container mit der Rech­nungsnummer des sich darin befindenden Dokuments beschlagworten. Dies ermöglicht eine Su­che nach Rechnungsnummern. Es kann sich aber auch um Informationen zu Daten aus dem Ob­jektmanagement handeln. Bei Dokumenten zu Events (z. B. das Protokoll einer Hausversammlung oder die unterschriebene Anwesenheitsliste) kann beispielsweise die Eventnummer aus dem Ob­jektmanagement als Eigenschaft hinterlegt werden.

Außerdem ist es möglich, Eigenschaften bei Kategorien zu hinterlegen, so dass bei der Auswahl einer bestimmten Kategorie bereits Eigenschaften aufscheinen. Dabei können Sie auch die Anzahl festlegen und ob eine Eigenschaft Pflichtfeld sein soll. Dies resultiert aus der Erstellung der Kate­gorie im Konfigurationsteil des netFrame DMS.

Generell gilt, dass Eigenschaften mehrfach hinterlegt werden können. Dies ist allerdings bei der Anlage der Eigenschaften zu definieren. Es ist also auch möglich, dass bestimmte Eigenschaften nur einmal im Container vergeben werden können.

Um eine Eigenschaft wieder zu entfernen, klicken Sie auf das rote Minus neben der Eigenschaft.

Beschlagwortungsbereich Abteilungen

Die Zuweisung eines Containers zu einer Abteilung erleichtert ebenfalls die Suche nach ein­ge­checkten Containern. Indem Sie Ihrem Container bestimmte Abteilungen zuordnen, kön­nen Sie außerdem eine gewisse Strukturierung vornehmen, welches Dokument von welcher Abteilung kommt bzw. zu welcher Abteilung es gehört. Beispielsweise kann ein Plan der Bauabteilung zu­geordnet werden.

Sie können den Containern Abteilungen zuordnen, indem Sie

• im Menü links oben auf die Schaltfläche klicken, Abteilung markieren und dann die ge­wünschte Abteilung auswählen,

• im Bereich Abteilungen auf die Plus-Taste klicken,

• doppelt auf Abteilungen klicken oder

• im Bereich Abteilungen auf die Einfg-Taste drücken.

In den beiden letzten Fällen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die entsprechende Abteilung aus­wählen können.

Falls keine Abteilungen eingerichtet wurden, ist im CheckIn-Bereich auch keine Abteilung aus­wähl­bar.

Beschlagwortungsbereich Dokumente

In diesem Bereich ist es möglich, einem Container eines oder mehrere Dokumente hinzuzufügen. Neben den hier beschriebenen Möglichkeiten können Sie auch eine Datei aus der DMS Zwi­schen­ablage hinzufügen (siehe Datei-Import per Drag&Drop).

Für das Zuweisen von Dokumenten haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

• klicken Sie oben links im Menü auf die Schaltfläche und wählen Sie Dokument aus,

• klicken Sie im Bereich Dokumente auf die Plus-Taste ,

• doppelklicken Sie auf Dokumente,

• drücken Sie im Bereich Dokumente auf die Einfg-Taste,

• klicken Sie unter der Vorschau auf die Schaltfläche Dokument - neues Dokument hinzufügen oder

• nutzen Sie die AddIns (siehe Dateien einscannen - der Scanclient).

In allen Fällen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie eine Dateiauswahl treffen können. Durch das Mar­kieren der gewünschten Dokumente (Mehrfachmarkierung möglich) und anschlie­ßendes An­klicken der Schaltfläche Öffnen werden diese in den Container gelegt. Falls Sie Doku­mente über das Office AddIn einchecken, befinden sich diese Dokumente bereits hier. Auch in diesem Fall ist es durch die o. g. Vorgehensweise möglich, weitere Dokumente hin­zuzu­fügen. Es ist jedoch zu em­pfehlen, einem einzigen Container nicht zu viele Dokumente zu­zuordnen, um die Übersicht nicht zu verlieren. Außerdem sollten Sie beachten, dass zu lange Dateinamen auf 100 Zeichen ab­ge­schnitten werden. Sollten nach diesem Abschneiden mehrere Dateien den gleichen Namen haben, wird ein Dialog geöffnet, über den die Dateinamen im Dateisystem angepasst werden können. Das heißt, die Dateinamen werden auch auf Ihrer Festplatte geändert, sofern die Dokumente dort nach dem Einchecken nicht gelöscht werden.

Folgende, nicht veränderbare Informationen werden zum Dokument angezeigt: Dateiname, ID, Version (nicht zu verwechseln mit der Containerversion), Dateityp, Seitenanzahl, Spei­cherort, Zeit­punkt und Benutzer des letzten CheckOut (wird nur angezeigt, wenn das Doku­ment aktuell noch aus­gecheckt ist), die Zeitpunkte der Erstellung und letzten Änderung und die Dateigröße des Ori­gi­nal­dokuments sowie der automatisch erstellten pdf- und tiff-Dateien (diese werden durch den so ge­nannten Tiffer erstellt). Annotation gibt die Größe der Datei an, in der die Annotationen (No­ti­zen, Markierungen etc.) gespeichert sind (siehe ab Seite Fehler! Textmarke nicht definiert.).

Sie können aber den angezeigten Dateinamen editieren. Klicken Sie dazu im Bearbeiten-Modus auf die Schaltfläche Umbenennen oder drücken Sie F2 und geben Sie den neuen Namen ein. Der ursprüngliche Datei­name bleibt in der Datenbank erhalten und wird in den Dokumentinformationen angezeigt.

Um eine Datei wieder zu entfernen, klicken Sie auf das rote Minus neben der Datei.

Berechtigungen im DMS

Berechtigungen werden vergeben, um Container für andere sichtbar einzuchecken. Dabei wird fest­gelegt, welchen Gruppen ein Container mit welchen Rechten zur Verfügung steht.

Im DMS werden grundsätzlich drei Berechtigungen unterschieden: nur Lesen (der Berech­tigte darf sich nur den Container und dessen Beschlagwortung ansehen, nicht aber die Datei downloaden oder Ände­run­gen machen – ACHTUNG! Für die Anzeige der Dateivorschau ist ein Download notwendig. D.h. mit der nur Lesen-Berechtigung ist keine Dateivorschau möglich!), Lesen und Download (der Berechtigte darf Container ansehen, Dateien down­loaden, aber keine Änderungen an der Beschlagwortung vornehmen) oder den Vollzugriff (der Berech­tigte darf Container öffnen, ändern und Dokumente auschecken und ändern).

Außerdem können Berechtigungen für einzelne Nutzer, Nutzergruppen oder alle vergeben wer­den. Dabei können Sie einem Benutzer gegenüber seiner Gruppe zwar mehr Rechte geben, aber es ist nicht möglich, dem Benutzer weniger Rechte zu erteilen, als er über die Gruppen­zu­ordnung be­reits hat. Gleiches gilt im Verhältnis zwischen Gruppen und allen Nutzern. Eine Gruppe kann zwar mehr Rechte als alle haben, nie aber weniger.

Die Berechtigungen werden im DMS immer für jeden einzelnen Container hinterlegt. Dabei werden diese im Normalfall über verschiedene Grundeinstellungen und vor allem Einstellungen in der Kategorie bei der Neuanlage eines Containers bestimmt. Sofern dies durch die Einstellung in der Kategorie nicht bereits festgelegt ist, können Sie bei Neuanlage eines Containers weitere Berechtigungen hinzufügen (z. B. eine weitere Gruppe mit Download-Berechtigung).

ACHTUNG! Mit dem Einchecken (Speichern) des Containers werden die Berechtigungen fest­gesetzt. Änderungen können danach nur noch von Nutzern mit Vollzugriff gemacht werden.

Um Containerberechtigungen hinzuzufügen, gibt es drei Möglichkeiten:

• Oben im Menü auf die Schaltfläche klicken, Berechtigungen auswählen und dort auf Be­nutzer oder Gruppe klicken,

• einen Doppelklick auf Benutzer bzw. Gruppe machen oder

• Benutzer bzw. Gruppe markieren und die Einfg-Taste drücken.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den gewünschten Benutzer oder die Gruppe auswäh­len kön­nen. Anschließend können Sie die gewünschten Rechte vergeben.

Pflichtfeldüberprüfung beim Speichern von Containern

Wird ein Container gespeichert, prüft das System automatisch, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. So wird sichergestellt, dass alle wichtigen Daten zum Container erfasst wurden, um ihn ent­spre­chend abzulegen. Sind eines oder mehrere Pflichtfelder leer, wird Ihnen beim Spei­chern eine Feh­ler­meldung mit Hinweis auf das fehlende Feld angezeigt.

Einstellungen und Einrichtung des DMS: Die Konfiguration

Zur Konfiguration des DMS steht ein eigener Dialog zur Verfügung. Er ist über das DMS-Menü in d+ OM zu erreichen (Menüpunkt Konfigurationen). Weitere Informationen dazu finden Sie im Administratorenhandbuch DMS.

Konfiguration

Alle notwendigen Konfigurationen (z. B. Berechtigungen) finden Sie im Administratorenhandbuch zum DMS.