Ausgangsrechnung

Allgemein

Mit diesem Modul ist es möglich, Ausgangsrechnungen für alle Bereiche des Unternehmens zu er­fas­sen. Diese können frei für geleistete Dienstleistungen, diverse Weiterverrechnungen an Kunden (z. B. Nachverrechnung Verwohnung, anteilige Instandhaltungskosten, usw.), aber auch halbauto­ma­tisch in Verbindung mit den Honorarabrechnungen (siehe Honorarabrechnung) für Bauleistungen erstellt werden. Ein vorkonfiguriertes Ausgangsrech­nungs­schrei­ben stellt sicher, dass die Form immer die gleiche ist. Auch Vordrucke für Zahlscheine sind in d+ OM eingebunden.

Sie erreichen die Liste der Ausgangsrechnungen über das Hauptmenü - Bereich Auftragswesen:

Auch im Objektmenü sind die Ausgangsrechnungen zu finden, unter Finanzen - Controlling.

Haben Sie die Lizenz für die Servicebetriebe, finden Sie die Ausgangsrechnungen außerdem unter dem Hauptmenü unter d+ Servicebetriebe – Auftrag – Ausgangsrechnungen.

Ausgangsrechnungsliste

In der Ausgangsrechnungsliste werden alle in d+ OM (und mit entsprechender Lizenz auch die in d+ Servicebetriebe) erstellten Ausgangsrechnungen aufgeführt. Außerdem sehen Sie in der Spalte Quelle, woher die Ausgangsrechnung kommt, also aus dem d+ OM oder aus den d+ Servicebetrieben. Wird die Ausgangsrech­nungsliste vom Objektmenü ausgehend geöffnet, werden nur die Ausgangsrechnungen aufgelistet, die das aktuelle Objekt betreffen. Sie können die Suche und den Filter nutzen, um die Liste einzu­schrän­ken (siehe entsprechendes Benutzerhandbuch). Außerdem ist es möglich, auch Ausgangsrechnungen von inak­tiven Objekten anzuzeigen. Des Weiteren können Sie die Liste automatisch laden und die Rechnungen ab einem bestimmten Datum anzeigen lassen.

Über die unteren Schaltflächen können Sie eine neue Ausgangsrechnung erstellen und die Details zu einer be­stehenden Ausgangsrechnung einsehen. In beiden Fällen wird der Ausgangsrechnungsdetaildialog geöffnet (siehe folgendes Kapitel). Es ist nicht möglich, eine Ausgangsrechnung zu löschen, lediglich eine Stornierung ist mög­lich (siehe folgendes Kapitel). Weiterhin können Sie über die entsprechende Schaltfläche die Liste aktualisieren, also neu laden. Über Klick auf den Button Vorschau wird die Vorschau des Berichts vom aktuell markierten Datensatz geöffnet. Durch Klick auf Aktionen können Sie eine Ausgangsrechnung gemahnt setzen, buchen, Drucken, Autoversenden, bezahlt setzen oder das den Export Buchungsblatt Honorarrechnung durchführen. Geben Sie dazu das Bezahldatum ein. Das Buchungsdatum wird auf das globale Datum gesetzt, welches links oben ausgewählt ist. Außerdem können Sie eine oder mehrere Ausgangsrech­nungen (Mehrfachmarkierung mit gedrückter STRG-Taste möglich) über die Aktion Autoversand versenden. Der Versand für jede Ausgangsrechnung wird dann je nach Einstellung im Kreditorendialog (per Post oder per E-Mail) vorgenommen. Weiterhin ist es möglich, eine oder mehrere Ausgangsrechnungen zu markieren und über die entsprechende Aktion zu drucken. Hier gibt es die Unterscheidung zwischen Drucken ohne Dokumente und Drucken mit Dokumente. Bei Drucken ohne Dokumente wird nur der Rechnungsbericht gedruckt. Bei Drucken mit Dokumente kommt nach dem Druck des Rechnungsberichts noch ein Zwischendialog, in welchem jene Dokumente aus der Lasche Dokumente mitsenden ausgewählt werden können, die zusätzlich gedruckt werden sollen. ACHTUNG! Die Aktion Drucken ist nur verfügbar, wenn die Rechnung gebucht ist. Dies dient zur Absicherung, dass man Rechnungen nicht mehr verändern kann, nachdem diese gedruckt bzw. versendet wurden. Des Weiteren können Sie über diese Schaltfläche buchen und ein Buchhaltungsblatt Honorarrechnung exportieren. Zudem gibt es die Aktion Freigabe Erinnerung senden. Mit dieser Aktion wird die gleiche E-Mail (dass eine Ausgangsrechnung auf eine Freigabe wartet) nochmals an den nächsten Freigeber der Ausgangsrechnung gesendet.

Über die Schaltfläche Export gibt es zwei Möglichkeiten für einen PDF‑Export. Hier wird mitgeschrieben, dass die Rechnung exportiert wurde und wann und von wem der Export durchgeführt wurde. Diese Infos werden auch n der Liste angezeigt. Dabei gibt es außerdem die Möglichkeit zwischen PDF Export und PDF Export für RDB zu wählen. Bei Export PDF wird als Standarddateiname die Ausgangsrechnungsnummer gezogen und der Bericht der Ausgangsrechnung mit dem QR- bzw. Barcode der Ausgangsrechnungsnummer versehen. Bei Export RDB hingegen wird die Rechnungseingangsnummer als Dateiname gezogen und der Bericht der Ausgangsrechnung mit dem QR- bzw. Barcode der Rechnungseingangsnummer versehen. Der Dokumente-Button dient zum Zugriff auf das DMS.

Detaildialog Ausgangsrechnung

Alle neuen bzw. bestehenden, noch nicht gebuchten Ausgangsrechnungen können nach Klick auf die Schaltfläche Bearbeiten in diesem Dialog bear­beitet werden. Bereits gebuchte Ausgangsrechnungen können nicht mehr bearbeitet, aber na­tür­lich noch ein­gesehen werden.

Der Dialog ist in verschiedene Register aufgeteilt, die im Folgenden beschrieben werden. Die Schalt­flächen am unteren Rand und die Tabelle mit den Ausgangsrechnungspositionen sind in allen Regis­tern sichtbar.

Schaltflächen

Mit den Schaltflächen kann eine neue Ausgangsrechnung erstellt werden. Achtung! Dabei werden bereits gemachte Änderungen an der geöffneten Ausgangsrechnung verworfen.

Um einen Datensatz bearbeiten zu können, klicken Sie auf Bearbeiten. Mit Klick auf die dann angezeigte Schaltfläche können Sie bereits getätigte Veränderungen Verwerfen.

Mit Klick auf die entsprechende Schaltfläche können Sie den Datensatz aktualisieren.

Über Aktionen können Sie die Ausgangsrechnung stornieren, buchen, duplizieren, an das Finanz- und Rech­nungswesen (FRW) weiterleiten oder mit einem Mailclient (z. B. Outlook) oder per Mail versenden. Beim Stornieren wird die Ausgangsrechnung kopiert und die Beträge entsprechend umgekehrt. Gibt es eine verknüpfte Ausgangsrechnung, bleibt auch nach dem Stornieren die Verknüpfung erhalten und aus der Honorarabrechnung kann man über Zur Rechnung zu allen stornierten Rechnungen und zur aktuellen Rechnung springen. Es wird auch bei stornierten Rechnungen noch der Honorarabrechnungsbericht angezeigt. Des Weiteren wird beim Stornieren einer Rechnung protokolliert, wer die Rechnung wann storniert hat. Dies wird im Detail auch neben der Checkbox „Storniert“ angezeigt. Dabei wird das globale Datum, welches links oben ausgewählt ist, als Buchungs- und Belegdatum gesetzt. Beim Buchen ist weiterhin zu beachten, dass die Ausgangsrechnung dann nicht mehr bearbeitet werden kann. Beim Duplizieren wird die Ausgangsrechnung kopiert, aber natür­lich mit ei­ner neuen Nummer versehen (Rechnungsnummern müssen immer eindeutig sein). Als Erstelldatum gilt das aktuelle Datum. Außerdem wird beim Duplizieren immer der Status „Offen“ gesetzt, um das gleiche Verhalten wie beim Erstellen einer Rechnung zu haben. Außerdem ist es möglich, eine Ausgangsrechnung inaktiv zu setzen. Das ist nur möglich, solange die Ausgangsrechnung noch nicht gebucht ist. Beim Inaktivsetzen muss der Benutzer eine Begründung angeben, die dann ganz oben angezeigt wird und es werden auch das Datum und der Benutzer in der Datenbank hinterlegt. Wenn die Rechnung inaktiv ist, kann nichts mehr geändert werden, bzw. sind auch keine anderen Aktionen verfügbar, jedoch kann die Rechnung über Aktionen wieder aktiviert werden. Danach ist die Rechnung wieder ganz normal bearbeitbar. Des Weiteren ist es möglich, eine Ausgangsrechnung zu sperren. Wenn eine Ausgangsrechnung gesperrt ist, können keine Eingaben mehr gemacht werden, jedoch ist bei einer gesperrten Rechnung „Buchen“ und „Notiz bearbeiten“ möglich. Die Sperrung der Ausgangsrechnung kann nur jener Benutzer wieder aufheben, der die Ausgangsrechnung gesperrt hat. Dies funktioniert ebenfalls über Aktionen.

Wenn Sie die Ausgangsrechnung an das Finanz- und Rechnungswesen weiterleiten, bekommen die Verteiler (sofern eine E-Mail‑Adresse hinterlegt ist) und der zustän­di­ge Mitarbeiter eine E-Mail-Verständigung mit der Rechnungsnummer (die E-Mail-Adresse ist in der Konfigura­tionstabelle 2400 - EMail Konfiguration zu hinterlegen, siehe Konfigurationstabellen) und die Ausgangsrechnung wird als gebucht und FRW verständigt (siehe Register Allgemein) markiert. Diese Standardeinstellungen kön­nen über die beiden globalen Variablen GLOBAL_RECHNUNG_NACHRICHT_FRW_OUTLOOK und GLOBAL_AUSGANGSRECHNUNG_WEITERLEITUNG_FRW_GEBUCHT geändert werden, so dass z.B. das Häkchen gebucht manuell gesetzt werden muss. Der Text der E-Mail wird über den entspre­chen­den Mailtext konfiguriert (siehe Mailtexte).

Schließlich können Sie eine Ausgangsrechnung über die entsprechende Aktion drucken oder eine E-Rech­nung an den Bund versenden, sobald diese gebucht wurde. Beim Drucken gibt es die Unterscheidung zwischen Drucken ohne Dokumente und Drucken mit Dokumente. Bei Drucken ohne Dokumente wird nur der Rechnungsbericht gedruckt. Bei Drucken mit Dokumente kommt nach dem Druck des Rechnungsberichts noch ein Zwischendialog, in welchem jene Dokumente aus der Lasche Dokumente mitsenden ausgewählt werden können, die zusätzlich gedruckt werden sollen. Seit dem 01.01.2014 werden Rechnun­gen an den Bund nur noch elektronisch in Form einer XML-Datei akzeptiert. In der globalen Varia­ble GLOBAL_ERECHNUNG_BUND_PFAD muss dazu ein Dateipfad eingegeben werden, unter dem die generierten XML-Dateien dann abgelegt werden. Außerdem muss die Adresse vollständig im Regis­ter Kunde eingetragen sein. Zudem gibt es die Aktion Freigabe Erinnerung senden. Mit dieser Aktion wird die gleiche E-Mail (dass eine Ausgangsrechnung auf eine Freigabe wartet) nochmals an den nächsten Freigeber der Ausgangsrechnung gesendet.

Zudem ist es möglich, über die globale Variable
GLOBAL_AUSGANGSRECHNUNG_VERSAND_OHNE_BUCHEN (Nr. 34320) festzulegen, ob Versand und Druck einer Ausgangsrechnung möglich sind, bevor die Rechnung gebucht wurde.
ACHTUNG! Wenn bei einer Rechnung die Freigabelogik aktiv ist, muss die Rechnung zumindest freigegeben sein.

Außerdem können sie die Ausgangsrechnung bezahlt setzen. Dies muss immer manuell gemacht werden, es wird also nicht über den Zahlungslauf aktualisiert.

Des Weiteren können Sie ein Buchhaltungsblatt Honorarrechnung exportieren.

Über die Schaltfläche Bericht können Sie das Rechnungsschreiben mit IBAN und BIC drucken.

Über Konfiguration gelangen Sie zur Konfiguration für die Ausgangsrechnungen (siehe Rechnungskonfiguration).

Schließlich haben Sie über die Schaltfläche Dokumente Zugriff auf Ihre Dokumentvorlagen und das DMS.

Rechnungspositionen erfassen

Rechnungspositionen werden in der unteren Tabelle über die Schaltflächen hinzugefügt, bearbei­tet und entfernt. Dafür wird ein neuer Dialog geöffnet. Achtung: Bevor eine Rechnungsposition er­fasst werden kann, ist es notwendig einen Kunden sowie einen Rechnungssteller einzugeben.

Je nach Eingabe des Betrags handelt es sich um eine Ausgangsrechnung (positiver Betrag) oder eine Gutschrift (negativer Betrag). Dabei werden alle Rechnungspositionen der Ausgangsrechnung addiert. Handelt es sich um einen positiven Gesamtbetrag, wird die Rechnung im Bereich Anwendungsfall als Ausgangsrechnung gekennzeichnet, ist der Gesamtbetrag negativ, handelt es sich um eine Gutschrift.

Geben Sie dann die entsprechenden Daten ein. In der globalen Variable GLOBAL_RECHNUNG_
ANMERKUNG_ANDRUCKEN können Sie eine Voreinstellung für die Checkbox auf der Rechnung andrucken festlegen (siehe Globale Variablen).

Register Allgemein

In diesem Register werden die Grunddaten der Ausgangsrechnung und die einzelnen Rechnungspositionen er­fasst. Die Liste der Positionen bleibt über alle Laschen sichtbar. Die Positionsgruppen dienen der Aufteilung der verschiedenen Posten einer Rechnung, wie zum Beispiel Personal, Fahrzeug oder Material. Dadurch wird ermöglicht, dass die Kosten für das Personal gesplittet auf das entsprechende Konto im d+ RW gebucht werden können. Die Positionsgruppen können in den Status aller Art (Tabelle: Rechnung; Gruppe: Gruppe) konfiguriert werden. ACHTUNG! Bei Aufträgen aus der WAWI werden die Positionsgruppen aus der Tabelle bereits vorbefüllt. Wichtig für die Erstellung der Nummer sind die Rechnungsart und der Nummernkreis. Die Num­mer wird erst nach dem ersten Speichervorgang gezogen. Dabei wird bei der Nummerierung immer fix mit „1“ begonnen und in 1er Schritten weitergegangen. Wei­te­re Rechnungsarten werden in den Status aller Art (Grundeinstellungen - OM Allgemein) unter der Tabelle Rechnung und der Grup­pe Art erstellt. Die Nummernkreise werden im entsprechenden Dialog bzw. in der Rechnungs­konfiguration gewartet (siehe Rechnungskonfiguration). Daraus wird die Nummer au­tomatisch erzeugt und kann nicht verändert werden. Es gibt aber die Möglichkeit, eine externe Be­legnummer einzutragen. Der Sta­tus der Ausgangsrechnung kann aus einer Auswahlliste gewählt werden, die (wie die Rechnungsart) über die Status aller Art gewartet wird. ACHTUNG! Sobald ein SB-Auftrag ausgewählt wird, wird die Ausgangsrechnung zu einer WAWI-Rechnung.
Weiterhin können Sie den Leis­tungszeitraum in Worten und als Da­ten eingeben. Ob dieses Feld ein Pflichtfeld ist oder nicht, kann für die WAWI-Rechnungen über die globale Variable 2280 eingestellt werden. Als Buchungs- und Belegdatum wird, wenn Sie nichts anderes eingeben, das aktu­el­le Datum verwendet. Auch eine Kundennummer kann ergänzt werden. Diese wird aber auch be­füllt, wenn im zweiten Register ein Kunde ausgewählt wird. Au­ßer­dem können Sie Texte zum Ge­genstand der Ausgangsrechnung und für die Fußzeile ergänzen. Für letz­te­re können auch Textbausteine aus­gewählt werden. Die Eingaben werden dann entsprechend im Rechnungsschreiben ange­druckt.

Der Bereich Rechnungsbetrag gesamt dient lediglich der Infor­mation und kann nicht editiert wer­den. Die Beträge sind die Summen der Rechnungspositionen (siehe Rechnungsposition erfassen). Je nach­dem, ob dabei ein positiver oder negativer Gesamtbetrag er­rechnet wird, wird die Anwendungsfall automatisch ge­setzt. Außerdem wird automatisch der Anwendungsfall „Belastungsanzeige“ gesetzt, wenn bei Rechnungssteller und Fakturierung „Mandant“ ausgewählt ist, bei diesen beiden die gleiche ID ausgewählt ist und der Name1 ident ist.
Mit Aktivierung der Checkbox können Sie die Ausgangsrechnung außerdem als Einschreiben markieren (sofern dies in Ihrem Rechnungsbericht vorgesehen ist).

Die Zahlungsbedingungen und Zah­lungsarten wer­den in den d+ OM Grundeinstellungen - Buch­hal­tung erfasst und gewartet. Bleibt das Fälligkeits­da­tum leer, wird auf dem Rechnungsbericht der Text „Zahlung sofort“ angedruckt.

Weiterhin finden Sie unter dem Bereich Zahlungsbedingungen Checkboxen. Wenn die Ausgangsrech­nung storniert, gebucht, an das Finanz- und Rechnungswesen weitergeleitet (FRW ver­stän­digt), die E-Rechnung für den Bund erstellt oder gedruckt wurde, werden die Haken hier automatisch vom Sys­tem gesetzt. ACHTUNG! Damit eine Rechnung storniert werden kann, muss diese zuvor „gebucht“ worden sein. Bevor die Rechnung den „gebucht“-Status hat, kann man diese nicht stornieren, sondern muss sie ggf. deaktivieren.
All diese Ak­tio­nen werden NUR über die Schaltfläche Aktionen ausgeführt. Wird eine Ausgangsrechnung über die Schaltfläche Aktionen versendet, kann der Haken ebenfalls vom System gesetzt wer­den (bejahen Sie die Abfrage), es ist aber auch möglich, diesen manuell zu setzen. Analog dazu können Sie das Häkchen gemahnt manuell setzen oder über die Aktion. Beachten Sie bitte außer­dem, dass bei der Verständi­gung des Finanz- und Rechnungswesens die Ausgangsrechnung automatisch als gebucht markiert wird und damit Än­derungen nicht mehr möglich sind.

Schließlich können Sie noch Verteiler, Verantwortliche und Unterzeichner erfassen. Verteiler und Verantwortlicher können aus der Benutzerliste gewählt werden. Die Auswahl­liste für die Un­terzeichner werden in den Status aller Art (Tabelle: Rech­nung; Gruppe: Unter­zeich­ner) erfasst und bearbeitet. Alle Angaben können, wenn gewünscht, ins Rechnungs­schrei­ben über­nommen werden.

Register Rechnungssteller

Hier wird der Rechnungssteller gewählt. Wählen Sie dazu die Art aus (Mandant oder EG, Eigen­tü­mer­gemeinschaft). Der Mandant wird dann automatisch befüllt, das Objekt der Eigentümer­gemein­schaft können Sie aus der Objektliste wählen. Die Adressdaten werden automatisch befüllt, ebenso wie die Bank­verbindung. In der Infobox Objektzuordnung sehen Sie, falls zugeordnet, das verknüpfte Objekt. Der Sach­bearbeiter wird automatisch mit der Person des aktuellen Benutzers befüllt.

Register Kunde

In diesem Register wird der Rechnungsempfänger gewählt. Wählen Sie die Art aus. Dies kann ein Mandant, eine EG, eine Firma, eine Person oder ein Interessent sein. Anschließend können Sie im Feld Name mit Klick auf die Auswahlschaltfläche den Datensatz auswählen. Die Adresse, UID etc. werden vom oben eingegebenen Kunden übernommen. Diese Daten können aber noch bearbeitet werden. Die Kundennummer entspricht der Mandanten-/EG-/Firmen-/Personen-/Interessentennummer und wird in das erste Re­gister übernommen. Bei Kreditoren erscheint außerdem zusätzlich das Feld Auftragsreferenz (e‑Rech­nung an Bund). Dieses wird aus dem entsprechenden Feld der Firmendetails (Register Kom­munikation / Bankdaten) befüllt. Das Feld Verk. an Email wird automatisch bei der Zuordnung von Mandant, Firma, Person und Interessent befüllt. Bei einer Firma passiert dies jedoch nur dann, wenn bei der Voreinstellung zum Rechnungsversand „Email“ ausgewählt ist und im Feld E-Mail (Rechnung) eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Bei der Person wird die E-Mail-Hauptadresse übernommen. Ansonsten kann dieses Feld auch manuell befüllt werden.

Über das Feld Kunde aus Mandant wird über den Mandanten eingeschränkt. Dabei wird dann beispielsweise die Personenliste für diesen Mandanten geöffnet. Dieses Feld gilt auch für die Fakturierung und die Lieferung.

In der Infobox Objektzuordnung sehen Sie, falls zugeordnet, das verknüpfte Objekt.

Register Fakturierung

In diesem Register können Sie eine andere Rechnungsadresse erfassen, wenn nötig. Entfernen Sie dazu das Häkchen bei Rechnungsadresse wie Kundenadresse und gehen Sie dann genauso vor wie im Register Kunde (erst Art wählen, dann Datensatz auswählen). Ansonsten können Sie das Häk­chen bei Rechnungsadresse wie Kundenadresse stehen lassen. Das Feld Verk. an Email wird automatisch bei der Zuordnung von Mandant, Firma, Person und Interessent befüllt. Bei einer Firma passiert dies jedoch nur dann, wenn bei der Voreinstellung zum Rechnungsversand „Email“ ausgewählt ist und im Feld E-Mail (Rechnung) eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Bei der Person wird die E-Mail-Hauptadresse übernommen. Ansonsten kann dieses Feld auch manuell befüllt werden. Das E-Mail-Feld aus dieser Lasche ist auch für den Versand per Mail entscheidend. Die Aktionen Drucken und Versand per Mail (sind immer beide verfügbar, wenn die Rechnung schon gebucht ist und eine E-Mail-Adresse im Mail-Feld hinterlegt ist.

In der Infobox Objektzuordnung sehen Sie, falls zugeordnet, das verknüpfte Objekt.

Register Lieferung

In diesem Register können Sie eine andere Lieferadresse erfassen, wenn nötig. Entfernen Sie dazu das Häkchen bei Lieferadresse wie Kundenadresse und gehen Sie dann genauso vor wie im Register Kunde (erst Art wählen, dann Datensatz auswählen). Ansonsten können Sie das Häkchen bei Lie­feradresse wie Kundenadresse stehen lassen. Das Feld Verk. an Email wird automatisch bei der Zuordnung von Mandant, Firma, Person und Interessent befüllt. Bei einer Firma passiert dies jedoch nur dann, wenn bei der Voreinstellung zum Rechnungsversand „Email“ ausgewählt ist und im Feld E-Mail (Rechnung) eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Bei der Person wird die E-Mail-Hauptadresse übernommen. Ansonsten kann dieses Feld auch manuell befüllt werden.

In der Infobox Objektzuordnung sehen Sie, falls zugeordnet, das verknüpfte Objekt.

Register Notiz

In diesem Register können Sie jegliche Informationen hinterlegen, für welche Sie sonst kein Feld haben. Der Text aus diesem Feld wird grundsätzlich (also im Standardbericht) nicht angedruckt. Dies kann jedoch angepasst werden. Außerdem ist es möglich, unabhängig vom Status der Ausgangsrechnung die Notiz zu bearbeiten.

Register Dokumente mitsenden

Im Register Dokumente mitsenden können Sie Dateien an die Ausgangsrechnung anhängen, die beim Versand per E-Mail neben der Rechnung angehängt werden. Sie können entweder Dateien von Ihrer Festplatte hinzufügen (Button Neu) oder bereits im DMS vorhandene Dateien anhängen. Diese Buttons können genauso wie der Dokumente-Button konfiguriert werden. Im ersten Fall wird nach Auswahl der Datei(en) ein neuer Container erstellt, der diese enthält und je nach Konfiguration beschlagwortet wird. Nach Speichern des Containers werden die gewählten Dateien dann im Register angezeigt. Wählen Sie dagegen Datei aus dem DMS aus, wird die DMS-Suche geöffnet und Sie können den gewünschten Container suchen und per Doppelklick auswählen. Außerdem kann man schnell per Drag&Drop und mittels Strg+C und Strg+V Dokumente hinzufügen. Wenn Sie sich in der Lasche Dokumente mitsenden befinden, werden die gewählten Dokumente im Hintergrund ins DMS eingecheckt und dann in diese Liste der Anhänge hinzugefügt. Sollte der CheckIn nicht möglich sein (z.B. wenn ein Pflichtfeld nicht befüllt ist), öffnet sich der CheckIn-Dialog des Containers und man kann die fehlenden Eingaben machen.

Bei den Dokumenten wird auch die Größe angezeigt. Außerdem gibt es die globale Variable GLOBAL_ANHANG_MAX_GROESSE (Nr. 34260), bei der eine maximale Größe eingegeben werden kann. Wenn beim Hinzufügen eines Dokuments die Summe der Dateigrößen der Dokumente größer als diese maximale Größe, wird ein Warnhinweis angezeigt.

In der Ausgangsrechnungsliste gibt es zudem die Spalte Anzahl Dokumente mitsenden. In dieser wird die Anzahl von Dokumenten angezeigt, die in der Lasche Dokumente mitsenden im Detaildialog hinterlegt sind.

Register Mahnlauf

Hier kann man den Status der drei Mahnstufen einsehen und manuell mit den Checkboxen eine Mahnstufe auf versendet setzen sowie ein Datum dazu angeben. Über Aktionen in der Liste und im Detaildialog gibt es auch einen Versand der Mahnungen - entweder über das System per SMTP oder per Mailclient. Bei der Aktion wird zuerst überprüft, welche Mahnstufe bereits gesendet wurde, danach wird die nächste Stufe versendet. Der Mailtext der Mahnungen kann über die Mailtexte (Bereich: Rechnung; Vorgang: Mahnung1, Mahnung 2, Mahnung 3, Mahnung BN) angepasst werden. Ist der Rechnungsempfänger ein Bestandnehmer, gibt es einen verkürzten Mahnlauf. Hier wird nur eine Mahnung versendet. Im Mailtext „Mahnung BN“ wird darauf hingewiesen, dass bei keiner Zahlung der offene Betrag dem Kundenkonto angelastet wird. Unabhängig vom Status der Rechnung, können die Daten zum Mahnverlauf bearbeitet werden.

Register Individuelle Felder

Hier können Sie individuelle Felder erstellen und befüllen. Über die Schaltfläche Indiv.-Felder ver­walten können Sie Felder anlegen, die Sie zusätzlich benöti­gen. Zum Bearbeiten der Indiv.-Felder gibt es im Hauptmenü den Eintrag Indiv.-Felder Ausgangsrechnung. Dafür wird die Berechtigung Indiv Felder Ausgangsrechnung (Hauptmenü) (Nr. 150062) benötigt. Wei­tere Informationen zu individuellen Feldern finden Sie im Administratorhandbuch.

Freigabelogik

Für die Freigabe gibt es eine entsprechende Lasche, in welcher alle Daten zur Freigabe gesammelt sind.

Hier kann man bis zu 3 Benutzer als Freigeber angeben. Daneben wird dann angezeigt, ob und wann dieser Benutzer die Rechnung freigegeben hat. Außerdem gibt es die Konfigurationstabelle „Ausgangsrechnung Freigabe“ (Nr. 300170) mit dazugehöriger Berechtigung „Ausgangsrechnung Freigabe (Konfigurationstabelle)“ (Nr. 101192), in welcher man festlegen kann, welcher Freigeber je nach Quelle automatisch festgelegt wird. Hier gibt es die Möglichkeit, fixe Benutzer oder Funktionsnummern zu hinterlegen, die dann automatisch beim Erstellen als Freigeber in der Ausgangsrechnung eingetragen werden. Wenn es mehrere Benutzer mit der gleichen Funktionsnummer gibt, kann man über einen Auswahldialog einen davon auswählen. Es gibt hier auch noch die Möglichkeit, bei verschiedenen Beträgen unterschiedliche Freigeber zu definieren. Solange die Ausgangsrechnung noch nicht freigegeben ist, wird am Bericht mit großer, roter Schrift NICHT FREIGEGEBEN angedruckt. Solange sind auch noch die relevanten Aktionen gesperrt (Weiterleitung an FRW, Versand per Mail, etc.). Der Ablauf einer Freigabe ist dann wie folgt:

1. Beim Erstellen der Rechnung werden die Freigeber von der Konfiguration festgelegt oder manuell ausgewählt.

2. Wenn der Ersteller soweit fertig ist, kann mit einer Aktion die Freigabe angefordert werden. Hiermit bekommt der (erste) Freigeber eine E-Mail mit einem Link zur Rechnung. Ab hier ist die Rechnung gesperrt und es kann nichts mehr verändert werden.

3. Der Freigeber kann dann mit einer Aktion die Rechnung freigeben oder ablehnen. Damit bekommt dann der nächste Freigeber eine E-Mail zum Freigeben bzw. der Ersteller, dass die Freigabe abgelehnt wurde. Beim Ablehnen kann der Ersteller dann die nötigen Änderungen durchführen und wieder wie in Punkt 2 die Freigabe anfordern.

4. Wenn die letzte Freigabe erfolgt ist, sind die oben erwähnten Aktionen verfügbar und der Ersteller bekommt eine E-Mail, dass die Freigabe der Rechnung nun erfolgt ist. Handelt es sich um eine Honorarabrechnung, wird die Rechnung ins DMS eingecheckt.

Das Freigeben bzw. Ablehnen der Ausgangsrechnung funktioniert auch über die Vertretungslogik.

Berichte

Exportierte Ausgangsrechnungen

Mit dem Bericht inklusive Parameterdialog können die als exportiert gekennzeichneten Rechnungen der letzten Tage ausgewertet werden. Der Parameterdialog ist zu finden im Hauptmenü unter d+ Objektmanagement > Auftragswesen > Ausdrucke > Exportierte Ausgangsrechnungen.

Im Parameterdialog können dazu die Tage eingestellt werden, die vom aktuellen Tag zurückgegangen werden sollen und welche der beiden Export‑Varianten (welche bei der Ausgangsrechnungsliste beschrieben sind) ausgewertet werden soll.

Rechnungskonfiguration

Den Rechnungskonfigurationsdialog erreichen Sie entweder über die Schaltfläche Konfiguration im Rechnungsdetaildialog oder über das d+ OM Hauptmenü - Grundeinstellungen - OM Allgemein.

Im ersten Register dieses Dialogs können Sie das Rechnungsschreiben für die einzelnen Rech­nungs­arten anpassen. Wählen Sie dazu die Rechnungsart und geben Sie eine Bezeichnung für das Rechnungsschreiben (wird angedruckt) ein. Anschließend können Sie wählen, ob verschiedene An­gaben (Rechnungsaussteller, UID und Mehrwertsteuer) angedruckt werden sollen. Mit Klick auf Einfügen wird die Konfiguration in die Liste eingetragen. Es darf aber nur eine Konfiguration pro Rechnungsart geben. Wollen Sie eine existierende Konfiguration bearbeiten, klicken Sie diese in der Liste doppelt an, machen Sie die gewünschten Anpassungen und klicken Sie dann auf Ersetzen.

Im zweiten Register finden Sie die Nummernkreise zum Modul Rechnung. Sie können diese auf die Rechnungsart einschränken und neue Nummernkreise erstellen, die bestehenden aber nicht än­dern. Es ist außerdem möglich, für unterschiedliche Rechnungsnummernkreise unterschiedliche Standardbankverbindungen zu definieren. Im Dialog „Bankkonto Detail“ können bei jedem Bankkonto Nummernkreise hinzugefügt werden, bei denen dann das Bankkonto als Standard gilt. Um die Nummernkreise hinzufügen zu können, muss man zuerst die Checkbox „Standard“ anhaken. Wenn nur die Checkbox angehakt ist, aber keine Nummernkreise ausgewählt sind, gilt dieses Bankkonto als Standard für alle. Weitere Informationen zu den Nummernkreisen finden Sie im entsprechenden Handbuch.

Im dritten Register können Sie über die Aktivierung einer Checkbox konfigurieren, ob im Rechnungsdetail standardmäßig „Anmerkung andrucken“ angehakt sein soll.

Mailtexte

Die Konfiguration der Mailtexte für die verschiedenen Module erfolgt über die Grundeinstellungen im Hauptmenü (Bereich Mailtexte). Für das Modul Rechnung sind die Einträge zum Bereich Rechnung und den verschiedenen Vorgängen relevant. In diesem Modul ist der Betreff der E-Mail fixiert, d.h. es wird nicht der Betreff des Mailtextes gezogen. Nähere Informationen zur Konfiguration von E-Mail-Texten finden Sie im Administratorenhand­buch.

Berechtigungen

Standardberechtigungen

Damit die verschiedenen Listen und Ausdrucke im Haupt- und Objektmenü überhaupt angezeigt werden, benötigen Sie die folgenden Berechtigungen.

290105 Ausgangsrechnungsliste (Hauptmenü, Objektmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer die Rechnungsliste einsehen.

290100 Ausgangsrechnung Neu
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer neue Rechnungen anlegen. Ohne diese Berechtigung ist die Schaltfläche 'Neu' in der Rechnungsliste und den Rechnungsdetails nicht aktiv.

290101 Ausgangsrechnung Bearbeiten
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Rechnungen bearbeiten. Ohne diese Berechtigung kann er die Rechnungsdetails zwar öffnen, aber die Schaltflächen 'Speichern' und 'Speichern und Schlie­ßen' in den Rechnungsdetails sind nicht aktiv. Änderungen können also nicht gespeichert werden.

290108 Ausgangsrechnung bezahlt setzen
Mit dieser Berechtigung wird festgelegt, ob ein Benutzer einer Rechnung den Status 'Bezahlt' zu­wei­sen darf.

290109 Ausgangsrechnungen USt editierbar
Mit dieser Berechtigung wird festgelegt, ob im Modul Ausgangsrechnungen der USt-Betrag manu­ell abgeändert werden kann.

290102 Ausgangsrechnungspositionen Löschen
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Rechnungspositionen löschen. Ohne diese Berechtigung ist der Button 'Entfernen' im Rechnungsdetail nicht aktiv.

290111 Exportierte Ausgangsrechnungen (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer den Parameterdialog Exportierte Ausgangsrechnungen verwenden.

290112 Auswertung Ausgangsrechnungen (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer den Parameterdialog Auswertung Ausgangsrechnungen verwenden.

Konfiguration

290106 Ausgangsrechnungen konfigurieren
Mit dieser Berechtigung darf der Dialog zum Konfigurieren von Rechnungen nach Rechnungsart ge­startet werden.

290107 Ausgangsrechnung Export Buchungsblatt Honorarrechnung
Mit dieser Berechtigung dürfen die Kontierungsdaten im Rechnungsmodul bearbeitet werden.

150018 Zahlungsbedingungen (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Zahlungsbedingungen einsehen / ändern.

150019 Zahlungsart (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Zahlungsarten einsehen / ändern.

150062 Indiv Felder Ausgangsrechnung (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Indiv Felder Ausgangsrechnung im Hauptmenü (Basisdaten) einsehen / ändern.

101081 E-Mail Konfiguration (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten de r Werte der Konfigurationstabelle EMail Konfigu­ra­tion mit der Nummer 2400 ermöglicht.

101096 Rechnungskonfiguration (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle Rechnungskonfi­guration mit der Nummer 4500 ermöglicht.

Globale Variablen

400 GLOBAL_FUNKTION_SB_RECHNUNG
Hier wird die Funktionsnummer des Sachbearbeiters im Modul Rechnung hinterlegt.

2020 GLOBAL_RECHNUNGSSUCHE_BENUTZER_GRUPPEN_SENSIBEL
Hier können Benutzergruppen definiert werden, die auch sensible Daten einsehen dürfen. Mehre­re Gruppen können mit Komma getrennt eingegeben werden. Ist der Wert leer, dürfen alle Benut­zer alles sehen.

10190 GLOBAL_RECHNUNG_ERFASSER_ALS_SB
= 0 (Sachbearbeiter wird auf der Rechnung angedruckt)
= 1 (Erfasser wird als Sachbearbeiter auf der Rechnung angedruckt, unabhängig davon, welcher Sachbearbeiter im Dialog manuell erfasst wird)

10561 GLOBAL_RECHNUNG_ANMERKUNG_ANDRUCKEN
Hier legen sie fest, ob die Checkbox auf der Rechnung andrucken neben dem Feld Anmerkung im Dialog zum Erfassen von Rechnungspositionen standardmäßig aktiviert sein soll.

10790 GLOBAL_ERECHNUNG_BUND_PFAD
Mit dieser globalen Variable können Sie angeben, in welches Verzeichnis die E-Rechnung an den Bund gespeichert werden soll. Ist nichts angegeben, werden die XML-Dateien in C:/temp/ gespeichert.

11930 GLOBAL_RECHNUNG_NACHRICHT_FRW_OUTLOOK
Diese Variable regelt, ob für die Benachrichtigung des Finanz- und Rechnungswesens eine E-Mail in Outlook erstellt werden soll oder die Nachricht direkt aus d+ OM versendet wird.
= 0 (Versand direkt aus d+ OM)
= 1 (Versand aus Outlook)

11980 GLOBAL_RECHNUNG_ZAHLUNGSART
Diese Variable bestimmt, mit welcher Zahlungsart eine neue Ausgangsrechnung vorbefüllt wird.

12160 GLOBAL_RECHNUNGSPRUEFUNG_AKTIV
Mit dieser Variable kann im Dialog Rechnungssuche das Register für die Rechnungsprüfung aktiviert bzw. deaktiviert werden.
= 0 (Nein, inaktiv; Standardwert)
= 1 (Ja, aktiv)

32030 GLOBAL_AUSGANGSRECHNUNG_WEITERLEITUNG_FRW_GEBUCHT
Mit dieser globalen Variable wird festgelegt, ob eine Ausgangsrechnung durch die Aktion 'Weiterleitung an FRW' sofort als gebucht gekennzeichnet werden soll.
= 0 (Rechnung wird nicht sofort als gebucht gekennzeichnet)
= 1 (Rechnung wird sofort als gebucht gekennzeichnet)

2280 GLOBAL_WAWI_RECHNUNG_LEISTUNGSZEITRAUM
= 0 (Feld ist nicht Pflichtfeld)
= 1 (Feld ist Pflichtfeld (Standard))

34050 GLOBAL_RECHNUNG_GESPERRT_VERSAND
Mit dieser Variable kann eingestellt werden, ob bei einer gesperrten Rechnung die Aktionen Drucken und Versand per Mail erlaubt sind oder nicht.
= 0 (Nein)
= 1 (Ja)

34260 GLOBAL_ANHANG_MAX_GROESSE
Mit dieser Variable kann eine maximale Größe für Dokumente eingestellt werden. Überall, wo es die Lasche "Dokumente mitsenden" gibt, wird dann beim Hinzufügen eines Dokuments überprüft, ob die Summe der Dateigrößen der Dokumente diese maximale Größe überschreitet. Wenn diese überschritten wird, wird ein Warnhinweis angezeigt.
Die maximale Größe in dieser Variable wird in MB angegeben.

34320 GLOBAL_AUSGANGSRECHNUNG_VERSAND_OHNE_BUCHEN
Mit dieser globalen Variable kann festgelegt werden, ob Versand und Druck einer Ausgangsrechnung möglich ist bevor die Rechnung gebucht wurde. Wenn bei einer Rechnung die Freigabelogik aktiv ist, muss die Rechnung aber zumindest freigegeben sein.
= 0 (Versand und Druck erst wenn Rechnung schon gebucht ist)
= 1 (Versand und Druck schon vor dem Buchen möglich)

Konfigurationstabellen

2400 - E-Mail Konfiguration
Diese Tabelle dient zum Konfigurieren des Mailversands. Für das Modul Rechnung können Sie die E‑Mail-Adresse eingeben, die bei einer Verständigung des Finanz- und Rechnungswesens ver­wen­det werden soll. Machen Sie dazu folgenden Eintrag:
Typ: Rechnung
To: Empfängeradresse
CC / BCC: weitere Empfängeradressen
Lesebestätigung: 1 = ein, 0 = aus
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4500 Rechnungskonfiguration
Mit dieser Konfiguration können Rechnungsschreiben angepasst werden. Bitte den passenden Rech­nungskonfigurationsdialog verwenden.
Rechnungsart: über dieses Feld wird entschieden, welche Konfiguration gezogen wird
Bezeichnung: dieses Feld entscheidet die Überschrift der 'Rechnung'
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