Ausschreibung

Allgemein

Das Ausschreibungsmodul im d+ OM ist für die administrative Ab­wicklung einer Ausschreibung erstellt worden.

Vorteile durch den Einsatz des Ausschreibungsmoduls ergeben sich dadurch, dass für jeden Mitar­beiter, egal in welcher Abteilung, auf Objektebene sofort ersichtlich ist, welche Unternehmen die einzelnen Gewerke ausgeführt haben. Außerdem ist in den Stammdaten der Kreditoren ein eige­nes Register integriert, in dem eine Ausschreibungsstatistik abgebildet ist. Daraus wird ersichtlich, bei welchen Ausschreibungen das Unternehmen zur Ausschreibung eingeladen wurde und ob eine Angebotsabgabe bzw. eine Auftragserteilung erfolgte. Außerdem ist das Modul Ausschreibung di­rekt mit dem Modul Schlussabnahme verbunden, so dass es mit der Erfassung einer Ausschrei­bung (und Erfassung der Information, welche Firma für welches Gewerk ausgewählt wurde) sehr einfach wird, Schlussabnahmen und Mängellisten zu erstellen.

In Zusammenarbeit mit unseren Kunden wurde das Modul an die Bedürfnisse der einzelnen Un­ter­nehmen angepasst. Wir möchten ausdrücklich darauf hinweisen, dass es dementsprechend von Kunde zu Kunde zu Abwei­chungen von den hier beschriebenen Abläufen kommen kann.

Bitte beachten Sie: Es wird unterschieden, ob es sich um Ausschreibungen der Hausver­waltung (Ausschreibung Verwaltung) oder der Bauabteilung (Ausschreibung Technik) handelt. Dies ist aber in weiten Teilen nur eine inhaltliche Unterscheidung. Die Felder in Listen und Dia­logen sind die gleichen, lediglich die Schaltfläche Vorankündigung gibt es nur im Bereich Bau bzw. Technik.

Die Ausschreibungsliste

Die Ausschreibungsliste ist über das Hauptmenü, Bereich Auftragswesen zu erreichen. Eine einge­schränkte Liste (z.B. nach Objekt, Projekt, Arbeit, etc.) können Sie über das jeweilige Objekt (oder das Projekt, die Arbeit, etc.) aufrufen. Dabei wird sowohl im Hauptmenü als auch in den Objekten, Arbeiten usw. unterschieden, ob es sich um Ausschreibungen der Hausverwaltung oder der Bau­abteilung handelt. Dies ist aber in weiten Teilen nur eine inhaltliche Unterscheidung. Die Felder in Listen und Dia­logen sind die gleichen, lediglich die Schaltfläche Vorankündigung gibt es nur im Bereich Bau bzw. Technik.

Über der eigentlichen Liste können Sie Filter und Suche zur Einschränkung der angezeigten Aus­schrei­bungen nutzen. Außerdem können Sie mit einfachem Klick auf den blauen Balken die Such­kriterien ein- und ausblenden. Dort finden Sie die Checkbox auch inak­ti­ve Objekte anzeigen, mit der auch Ausschreibungen von inaktiven Objekten angezeigt werden können, sowie die Checkbox Lade Liste automatisch, mit welcher die Liste automatisch neu geladen wird.

Über die Schaltfläche Neu kann eine Ausschreibung angelegt werden.

Mit Detail wer­den die Details zur aktuell markierten Ausschreibung geöffnet.

Mit Klick auf Löschen kann eine Ausschrei­bung gelöscht werden.

Über den Button Dokumente haben Sie Zugriff auf das DMS. Weitere Informationen dazu finden Sie im entsprechenden Benutzerhandbuch.

Über den Button Berichte können Sie die Liste der Firmen drucken, die den Zuschlag für die mar­kier­te Ausschreibung bekommen haben. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, durch Anhaken der Funktionen im Parameterdialog Funktionsträger des zugeordneten Objekts auf der Firmenliste anzudrucken.

Mit Klick auf Aktualisieren laden Sie die Liste neu.

Die Ausschreibungsdetails

In den Ausschreibungsdetails werden alle Daten zur Ausschreibung erfasst. Dafür stehen verschie­dene Registerkarten und Schaltflächen in der Fußleiste zur Verfügung. Die Schaltflächen bleiben immer gleich, egal in welcher Registerkarte Sie sich befinden.

Über den Dokumente-Button erreichen Sie das DMS und die Serienbriefvorlagen. Alle Felder der Ausschreibungsdetails können in den individuell erstellten Serienbriefvorlagen inte­griert werden. Weitere Informationen zur Benutzung des DMS und der Dokumentvorlagen finden Sie in der dafür vorgesehenen Dokumentation.

Über den Button Berichte können Sie verschiedene Berichte und Listen erstellen. Welche hier zur Auswahl stehen, wird in der Konfigurationstabelle 9002 Ausschreibung Berichte festgelegt. Die ver­schiede­nen Angaben der Registerkarten werden in den unterschiedlichen Berichten an­ge­druckt. Die Be­richte sind dabei individuell an die Be­dürfnisse jedes einzelnen Kunden angepasst.

Die Schaltfläche Vorankündigung gibt es nur im Dialog des Bereichs Bau bzw. Technik. Über diesen Button können Sie eine Vorankün­digung der Bauarbeiten gemäß § 6 Bauarbeitenkoordinations­ge­setz, BGBl. I Nr. 37/1999 und eine Bestellung der Koordina­toren gemäß § 3 Bauarbeitenkoordina­tionsgesetz erstellen. Es erscheint dazu ein Dialog, in dem Sie Informationen zum Bauvorhaben, Pro­jektleiter und zu den Koordinatoren erfassen können. Mit Klick auf Vorschau oder PDF werden diese Infor­mationen in einem vorher gestalteten Bericht ausgegeben und können dann gedruckt, gespeichert und weiterverarbeitet werden.

Außerdem können Sie einen Dokumentenverteiler einrichten, mit dem Dokumente an eine defi­nierte Gruppe von Empfängern versendet werden und der damit die Kommunikation über eine Ausschreibung, ein Projekt, etc. wesentlich vereinfacht. Weitere Informationen zu Dokumentver­teilern finden Sie in der dazugehörigen Dokumentation.

Register Allgemein

Eine Ausschreibung wird mit dem betroffenen Projekt oder Objekt verknüpft. In den Feldern Be­zeichnung und Beschreibung kann ein individueller Text eingegeben werden, der wiederum in die zur Verfügung stehenden Berichte integriert werden kann und im Allgemeinen die zu erledigende Arbeit betrifft.

Das Feld Vorauswahl Gewerk dient der Vorauswahl eines Gewerks für solche Ausschreibungen, die nur ein Gewerk betreffen. Damit stehen dann, wenn Sie im zweiten Register (siehe unten) die Fir­men einladen, von Anfang an nur die Firmen zur Verfügung, die dieses Gewerk unter Ihren Aus­schreibungsgewerken haben (in den Firmendetails).

Weiterhin können Sie Daten, Fristen und z.T. Uhrzeiten für den zeitlichen Ablauf der Ausschrei­bung erfassen. Diese Daten werden in Berichten und Serienbriefen verwendet.

Schließlich finden Sie im untersten Bereich Angaben zu einer verbundenen Arbeit.

Diese Verbindung wird hauptsächlich bei Wohnungssanierungen gemacht. Um eine bestehende Arbeit auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen Sie die gewünschte Arbeit aus der Liste der Arbeiten des gewählten Objekts aus. Um eine neue Arbeit anzulegen, klicken Sie auf das blaue Plus . Haben Sie die falsche Arbeit gewählt und diese soll wieder entfernt werden, klicken Sie auf das rote Minus . Mit Klick auf den grünen Pfeil gelangen Sie in den Detail­dialog der Arbeit. ACHTUNG! Ist in der globalen Variable GLOBAL_AUSSCHREIBUNG_ZUWEISUNG_AENDERN der Wert 0 hinterlegt, können die Verknüpfungen zu Arbeit, Objekt und Projekt nicht mehr geändert werden.

Bitte beachten Sie: Soll ein Auftrag direkt aus der Ausschreibung erstellt werden, muss eine Arbeit hinterlegt werden. Die Felder mit zusätzlichen Angaben zur ausgewählten Arbeit dienen lediglich der Information und können nicht editiert werden. Um dies zu tun, wechseln Sie über den grünen Pfeil in die Details der Arbeit und editieren Sie die Angaben dort.

Haben Sie eine Ausschreibung aus einer Arbeit angelegt, werden die Inhalte folgender Felder der Arbeit in die Ausschreibung übertragen: Objekt, Bezeichnung, Art (wird in das Feld Beschreibung der Ausschreibung übertragen) und Planung Kosten (wird im Feld geschätzte Kosten der Aus­schrei­bung eingetragen).

Im Bereich Ende Gewährleistung / Gewerk können Sie Gewährleistungsfristen hinterlegen.

Register Firmen

Im Register Firmen können Sie der Ausschreibung Firmen zuordnen. Das kann z.B. für Ein­ladungen der betreffenden Firmen benutzt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Firma hinzufügen und wäh­len Sie die gewünschten Firmen aus. Mehrfachmarkierung mithilfe der Strg-Taste ist möglich. Wenn Sie im ersten Register bereits ein Gewerk vorausgewählt haben, wird die Firmen­liste auf das entsprechende Gewerk eingeschränkt. Damit dies möglich ist, müs­sen in den Stamm­daten der Kreditoren über das Register Ausschreibungsgewerke jene Ge­werke zugeordnet wer­den, welche der Kreditor ausführt. Die Gewerke selbst werden in den Grundeinstellungen unter Ausschreib. Gewerke angelegt (siehe Ausschreibungsgewerke).

Da ein Kreditor durchaus mehrere Gewerke bedienen kann, kann es vorkommen, dass Kreditoren in der Firmenliste der Ausschreibung mehrfach vorkommen. Diese Kreditoren können dann für verschiedene Gewerke gelistet sein oder einfach doppelt vorkommen. Mit Klick auf den Button Firma entfernen können Sie eine Firma jederzeit entfernen. Sie löschen dabei aber nicht die Firma selbst, sondern nur deren Zuordnung zur Ausschreibung.

Außerdem ist es möglich, eine Firmenliste aus einer bestehenden Ausschreibung zu importieren. Klicken Sie in diesem Fall auf die Schaltfläche Firmenliste kopieren rechts neben der Fir­menliste in den Ausschreibungsdetails. Dadurch wird die Ausschreibungsliste geöffnet. Durch Doppelklick auf die gewünschte Ausschreibung werden alle dort zugeordneten Firmen in die neue Aus­schreibung kopiert.

Über die Schaltfläche zur Firma werden die Firmendetails der gerade markierten Firma geöffnet.

Mit dem Button Firmen abgleichen ist es möglich, die in der Liste aufgeführten Firmendaten, also Adresse, Name, etc. nochmal mit den Firmenstammdaten abzugleichen. So können Sie beispiels­weise vor Aussendung von Schriftverkehr sicherstellen, dass die Adressen noch aktuell sind.

Sind alle Firmen eingeladen, haben Sie die Möglichkeit über das Serienbriefmodul (Dokumente - Vorlagen) Einladungen zu verschicken und über den Button Berichte die gewünschten Vordrucke zu erstellen.

Vom zuständigen Sachbearbeiter sind bei Eintreffen der Angebote dann jene Firmen zu kenn­zeich­nen, die ein Angebot abgegeben haben. Damit können Sie nach Schließung der Ausschrei­bung sehr schnell Absagen an jene Kreditoren erstellen, die ein Angebot abgegeben haben, jedoch den Auf­trag nicht er­halten haben und Zusagen an jene Kreditoren schreiben, die den Zuschlag be­kommen haben. Außerdem werden die hier erfassten Kennzeichnungen in der Ausschreibungs­statistik der Kreditoren abgespeichert.

Zur Übersicht über die Angebote können Sie Angebotssummen und Daten direkt im Grid erfassen und haben somit eine Übersicht für die Vergabe des Auftrags. Wenn Sie dabei eine Angebots­sum­me in der Spalte Auftragssumme netto eingeben, werden der Steuer- und Bruttobetrag auto­ma­tisch berechnet, sobald Sie per Tab das Feld wechseln. Außerdem können Sie eine beliebige Be­merkung erfassen. Vergessen Sie nicht, auch das entsprechende Kennzeichen zur Abgabe eines Angebots in der Spalte Abgabe zu setzen.

Sobald es zur Auftragserteilung kommt, muss ebenfalls in der Ausschreibung gekennzeichnet wer­den, welcher Kreditor den Zuschlag (Spalte Auftrag) er­halten hat. Nur so wird der Kreditor in ent­sprechenden Firmenlisten aufgeführt und nur so wird die Vergabe auch beim Kreditor in der Aus­schreibungsstatistik geführt. Außerdem können Sie über die Schaltfläche Auftrag erstellen direkt einen Auftrag erstellen, an den dann die Verknüpfungen zu Objekt, Arbeit und Kreditor, sowie die Summe des Kostenvoranschlags und dessen Datum (aus den Spalten Auftragssumme Brutto und Angebot vom) übergeben werden. Bitte beachten Sie, dass ein Auftrag nur dann erstellt werden kann, wenn eine Arbeit mit der Ausschreibung verknüpft ist (im ersten Register). Diese stellt die Verbindung zwischen Auftrag und Ausschreibung dar und ist damit unerlässlich für die datenbank­technische Zuordnung.

Nach Erstellung des Auftrags erscheint auch die Auftragsnummer in der entsprechenden Spalte des Firmengrids der Ausschreibung.

Über die entsprechende Schaltfläche können Sie außerdem einen Ansprechpartner hinzufügen.

Öffentliche und nicht öffentliche Ausschreibungen

Handelt es sich bei der Ausschreibung um eine öffentliche Ausschreibung, werden die Fir­men erst nach Anbotseröffnung bzw. sukzessive beim Eintreffen der Angebote in der Aus­schreibung erfasst. Es stehen sowohl die dazu erforderlichen Berichte, wie beispielsweise das Protokoll, als auch die er­forderlichen Vorlagen für den Schriftverkehr zur Verfügung.

Bei nicht öffentlichen Ausschreibungen werden vom Wohnbauunternehmen gezielt Kredi­toren zur Anbotslegung eingeladen. Es stehen wiederum die erforderlichen Berichte und Vorlagen zur Verfügung.

Register Funktionen

Im Register Funktionen können Sie Funktionen und die dazugehörenden Funktionsträger ein­geben. Nähere Informationen dazu finden Sie im Benutzerhandbuch zu Funktionen.

Berichte

Ausschreibungsliste Technik

Dieser Bericht listet Firmen auf, die an Ausschreibungen teilgenommen haben. Dabei können Sie im Parameterdialog wählen, welche Firmen für welchen Zeitraum gelistet werden sollen. Diese werden dann pro Gewerk aufgelistet und mit allen Objekten, bei denen die Ausschreibungen statt­gefunden haben.

Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, haben Sie mehrere Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung. Über die Schaltflächen in der Fußzeile können Sie den Bericht direkt drucken, in der Vorschau an­sehen oder als PDF-Datei ausgeben. In der Vorschau haben Sie neben dem Drucken und spei­chern in ver­schiedenen Formaten auch noch die Möglichkeit, den Bericht per E-Mail zu versenden oder im DMS abzulegen.

Ausschreibungsgewerke

In den Grundeinstellungen unter Ausschreib. Gewerke werden die Gewerke selbst angelegt. Nach Anklicken des Menüpunktes wird der folgende Dialog geöffnet.

Hier können die notwendigen Gewerke angelegt und gelöscht werden. Um Kreditoren Gewerke zu­zuordnen, müssen in den Stammdaten der Kreditoren über das Register Ausschreibungsgewerke jene Gewerke zugeordnet werden, welche der Kreditor ausführt.

Berechtigungen

50400 Ausschreibung für Bau/Technik einsehen/verwalten (Hauptmenü, Objektmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer auf das Ausschreibungsmodul der Bauabteilung zugreifen.

50401 Ausschreibung für HV einsehen/verwalten (Hauptmenü, Objektmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer auf das Ausschreibungsmodul der Hausverwaltung zugreifen.

135100 Ausschreibung Neu (Objektmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer neue Ausschreibungen anlegen. Ohne diese Berechtigung ist der Button 'Neu' in der Ausschreibungsliste nicht aktiv.

135101 Ausschreibung Bearbeiten
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Ausschreibungen bearbeiten. Ohne diese Berechtigung kann er die Ausschreibungsdetails zwar öffnen, aber die Buttons 'Speichern' und 'Speichern und Schließen' in den Ausschreibungsdetails sind nicht aktiv. Änderungen können also nicht gespei­chert werden.

135102 Ausschreibung Löschen
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Ausschreibungen löschen. Ohne diese Berechtigung ist der Button 'Löschen' in der Ausschreibungsliste nicht aktiv.

150010 Ausschreib. Gewerke (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Ausschreib.-Gewerke einsehen / ändern.

101073 Ausschreibung Berichte (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle Ausschreibung Berichte mit der Nummer 9002 ermöglicht.

Globale Variablen

1630 GLOBAL_AUSSCHREIBUNG_SB
Hier wird die Funktionsnummer des Sachbearbeiters der Ausschreibung angegeben.

1890 GLOBAL_AUSSCHREIBUNG_ZUWEISUNG_AENDERN
Diese Variable regelt, ob im Dialog AusschreibungDetail_GBB Objekt, Projekt und Arbeit nach dem Speichern noch änderbar sind. Außerdem wird dadurch die Auswahl von Gewerk und Art beim Zu­ordnen einer Firma ermöglicht. Bitte vor Verändern des Wertes prüfen, ob dies rechtlich erlaubt ist.
= 0 (die Werte können nicht geändert werden)
= 1 (die Werte können geändert werden)

Konfigurationstabellen

9002 Ausschreibung Berichte
Diese Tabelle legt fest, welche Berichte in der Ausschreibung zur Verfügung gestellt werden.