DSGVO im d+ DMS

Im d+ DMS wird das Löschen über Lebensdauern gesteuert, die festlegen, nach wie vielen Monaten ein Container zunächst in den Papierkorb verschoben und dann endgültig gelöscht werden soll.

Lebensdauern anlegen

Die verschiedenen Varianten von Lebensdauern werden über das DMS-Menü angelegt.

Bestimmte Lebensdauern werden von uns ausgeliefert und können angepasst werden. Zusätzliche Lebensdauern können hier angelegt werden.

Nach der Lebensdauer in Monaten wird ein Container in den Papierkorb verschoben, wo er für weitere X Monate verbleibt bis er endgültig gelöscht wird. Dieses endgültige Löschen kann auch zum Jahreswechsel geschehen, wobei natürlich mindestens die eingestellte Anzahl von Monaten verstrichen sein muss.

Zur Bestimmung des Beginns der Lebensdauer können verschiedene Eigenschaften des Containers (Erstellung, letzte Änderung oder wann das letzte Dokument hinzugefügt wurde) sowie Knoteneigenschaften herangezogen werden. Dies sind Eigenschaften bestimmter Verknüpfungen eines Containers, z.B. das Auszugsdatum bei Containern mit BN-Verknüpfungen. Hier ist darauf zu achten, dass die jeweilige Verknüpfung bei den Kategorien als Pflichtfeld definiert werden sollte.

Lebensdauern bei Kategorien hinterlegen

In jeder Kategorie wird dann eine Lebensdauer ausgewählt und damit definiert, wie lang alle Container dieser Kategorie im DMS behalten werden sollen.

Achtung! Wird eine Lebensdauer bei einer Kategorie ausgewählt oder geändert, wird dies sofort auf alle Container dieser Kategorie angewendet!

Lebensdauern Containern

Im Container wird die Lebensdauer in einem eigenen Bereich unter den Berechtigungen angezeigt. Wurde in der zugeordneten Kategorie keine Lebensdauer definiert, wird dies im Status angezeigt. Besitzt ein Container mehrere Kategorien und damit mehrere Lebensdauern, gilt die längere.

Um eine Lebensdauer individuell anzupassen (auch wenn keine definiert ist), muss der Modus auf „manuell“ gestellt werden. Dann kann die Lebensdauer ausgewählt und ggf. angepasst werden. Im Bereich Gestartet Art wird die Start Art aus der Lebensdauer angezeigt (z.B. Containererstellung oder Knoteneigenschaften wie das Auszugsdatum), kann aber ebenfalls auf „manuell“ umgestellt und entsprechend angepasst werden. Dann kann das Gestartet am Datum angepasst und z.B. für ältere Dokumente zurückdatiert werden.

Manuelles Löschen

Sowohl in den Suchergebnissen als auch im Containerdialog (im Lesen-Modus, nicht beim Bearbeiten) gibt es die Schaltfläche Papierkorb, mit der der/die aktuelle(n) Container sofort in den Papierkorb verschoben werden können. Hierbei werden in Folge alle Einstellungen der Lebensdauer ignoriert und die endgültige Löschung wird immer auf ein Datum in drei Monaten gesetzt.

Papierkorb und endgültige Löschung

Im Papierkorb befindliche Container können über die entsprechende Einstellung in der Suche gefunden werden (Bereich zusätzliche Optionen). Hierbei wird zwischen Containern unterschieden, die automatisch (also nach Ablauf der festgelegten Lebensdauer) oder manuell (durch Klick auf die Schaltfläche Papierkorb) im Papierkorb gelandet sind.

Achtung: Für den Papierkorb gilt eine eigene Berechtigung. Hier werden alle Containerberechtigungen ignoriert!

Mithilfe des Jobs „Service DMS Lebensdauer Papierkorb“ wird in regelmäßigen Abständen geprüft, ob neue Container in den Papierkorb verschoben werden müssen. Das Löschen selbst wird durch einen weiteren Job („Service DMS Lebensdauer gelöscht“) ausgeführt, der standardmäßig einmal im Quartal ausgeführt wird. Es kann also sein, dass Container je nach Löschzeitpunkt etwas länger als eingestellt noch gefunden werden können, abhängig davon, wann der Job ausgeführt wird.

Berechtigungen

Für das Löschen im DMS gelten folgende Berechtigungen:
1330 Manuell löschen
🡪 zeigt die Schaltfläche Papierkorb im Container und der Suche an
1331 Im Papierkorb bearbeiten bzw. gelöschte anzeigen
🡪 erlaubt Zugriff auf Container im Papierkorb

Für die Anlage / Bearbeitung der Lebensdauern gelten folgende Berechtigungen:
1350 Lebensdauer anzeigen
🡪 zeigt den Punkt Lebensdauer im DMS Menü an
1351 Lebensdauer anlegen
🡪 schaltet den *Neu-*Button in der Lebensdauer frei
1352 Lebensdauer bearbeiten/wiederherstellen
🡪 erlaubt dem Benutzer, die Lebensdauern zu bearbeiten
1353 Lebensdauer löschen
🡪 löscht eine Lebensdauer, sofern sie nicht als „System“ gekennzeichnet ist