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Leitungswege

Allgemeines​

Mit dem digitalen Rechnungs- bzw. Postlauf werden Rechnungen nicht mehr in Papierform, sondern rein digital weitergeleitet und verarbeitet. Dies bringt klare Vorteile mit sich:

  • Digitale Bearbeitungen sind schneller abgewickelt

  • Es ist jederzeit nachvollziehbar, bei welchem Mitarbeiter sich Rechnungen und Posteingänge befinden, somit können beispielsweise etwaige Mahnungen schneller bearbeitet und Zahlungs- sowie Skontofristen eingehalten werden

  • Rechnungen und Posteingänge können nicht verloren gehen

  • Rechnungen und Posteingänge können überall und jederzeit freigegeben werden

  • Sämtliche Freigaben werden protokolliert (ähnlich wie Unterschriften)

  • Vermeidung von Doppelzahlungen

Damit die Rechnungen und Posteingänge in den digitalen Rechnungs- bzw. Postlauf gelangen können, sollte jeweils eine E‑Mailadresse eingerichtet werden (zum Beispiel digitalerposteingang@cp‑solutions.at bzw. rechnung@cp-solutions.at). Des Weiteren sollten Sie von den Firmen eine Zustimmung zur digitalen Rechnungslegung anfordern.

Beim digitalen Rechnungs- bzw. Postlauf können Regeln angelegt werden. Diese können für die Bestimmung des Leitungswegs oder Prüfungen in einzelnen Stationen verwendet werden.

ACHTUNG! Für ADV und regelbasierte Leitungswege muss eine eigene Lizenz gekauft werden.

Grundlagen​

ADV Service und digitale Rechnungen​

Der ADV Service (Automatische Dokumenten Verarbeitung) liest die Informationen in Rechnungen aus und trägt diese in die Vorerfassung / Vorkontierung ein. ACHTUNG! Dieses Feature ist lizenzpflichtig. Hierfür werden zwei Systemjobs konfiguriert: Service OM ADV Lernen und Service OM ADV und Digitaler Posteingang. Weiters müssen bestimmte Einstellungen im ADV‑Konfigurationsdialog gemacht werden.

Außerdem ist es möglich, Rechnungen, die das Unternehmen per Mail erreichen, durch das ADV automatisch ins RDB zu holen. Dieser Teil des ADV ist nicht lizenzpflichtig und gehört zum Standardpaket des d+ OM. Hierfür wird ein eigenes E-Mail-Postfach konfiguriert. Außerdem können im Konfigurationsdialog des ADV verschiedene Kriterien festgelegt werden, die die digitale Rechnung erfüllen muss (siehe ADV Postfächer).

Den Konfigurationsdialog des ADV finden Sie über das Hauptmenü – Grundeinstellungen – Automatische Dokumenten Verarbeitung.

ADV Pools​

In der ersten Lasche werden die DMS Pools konfiguriert, die der ADV bearbeiten soll. Es ist also im ersten Schritt notwendig, mindestens einen Pool für Rechnungen anzulegen, die durch die Automatische Dokumenten Verarbeitung laufen sollen. Wichtig ist, dass als Verantwortlicher dieser Pools der Benutzer ADV eingestellt wird. Alle Rechnungen, die durch den ADV laufen sollen, müssen dann in einen ADV Pool gescannt werden.

Mit Klick auf Neu können Sie einen neuen ADV Pool definieren, mit Doppelklick oder Klick auf Detail können Sie einen bestehenden bearbeiten und über Löschen können Sie einen ADV Pool entfernen.

Im Detaildialog können Sie über die Dropdownbox den gewünschten Pool auswählen und diesen aktiv setzen. Dieser muss zuvor im DMS Konfigurationsdialog angelegt worden sein. Legen Sie dann auf der rechten Seite einen Benutzer für die Vorerfassung fest. Dieser erhält die Rechnung in seinem Posteingang, sobald diese nach dem Scan vom ADV Job verarbeitet wurde. Außerdem können Sie einen zweiten Benutzer wählen, der dem ersten Benutzer als nächste Station vorgeschlagen wird. Dies kann ein fixer Benutzer sein oder auch ein Funktionsträger des in der Rechnung definierten Objekts.

ADV Postfächer​

In der zweiten Lasche können E-Mail‑Postfächer konfiguriert werden, aus denen der ADV Service Rechnungen abholt, die das Unternehmen per E-Mail erhalten hat. Dieser Teil des ADV Service ist NICHT lizenzpflichtig und steht allen Unternehmen zur Verfügung.

Mit Klick auf Neu können Sie ein neues ADV Postfach definieren, mit Doppelklick oder Klick auf Detail können Sie ein bestehendes bearbeiten und über Löschen können Sie ein ADV Postfach entfernen.

ACHTUNG! Es muss pro Mandant ein Postfach eingerichtet werden.

ADV Dokumentquellen​

Als erstes müssen Sie eine Bezeichnung wählen und die Art der ADV-Dokumentenquelle bestimmen. Hier können Sie wählen zwischen Verzeichnis, Pop3, FTP und SFTP. Bei Verzeichnis können Sie dann beispielsweise ein Verzeichnis aus dem DMS-Server definieren.

Auf der linken Seite des Dialogs wird dann das Postfach eingerichtet. Dabei muss es sich um ein POP3‑Postfach handeln, welches im Normalfall über den Port 995 erreichbar gemacht wird. Geben Sie die entsprechenden Server- und Benutzerdaten ein. Wenn in einem ADV‑Dokumentquellenverzeichnis eine ZIP-Datei abgelegt wird, wird diese entpackt und die PDF-Dateien werden verarbeitet.

Wenn eine Rechnung per E-Mail einlangt und vom ADV Service abgeholt wird, kann aktiviert werden, dass nicht nur die angehängte Rechnung, sondern die ganze E-Mail vom ADV Action Service Job ins DMS eingecheckt wird, indem Sie die Checkbox E-Mail Einchecken aktivieren. Darunter kann eingestellt werden, ob Alle Dokumente, Keine Dokumente oder Dokumente Laut Einstellungen in den E-Mail Kriterien eingecheckt werden sollen. Ist Keine Dokumente einchecken gewählt, muss E-Mail Einchecken aktiviert sein.

Darunter müssen Sie pro Mandant den Standardnummernkreis definieren. Wird eine Rechnung vom ADV Service verarbeitet und in den Posteingang weitergeleitet, dann wird in der Vorerfassung dieser Nummernkreis vorgeschlagen. Soll ein anderer verwendet werden, können Sie ihn jedoch noch über das Dropdownmenü RechEingNr in der Vorerfassung ändern (bei falscher Mandantenzuordnung kann auch ein Nummernkreis eines anderen Mandanten gewählt werden).

Es ist zudem möglich, die eingegangenen Rechnungen auf bestimmte Kriterien zu prüfen, bevor diese in den Posteingang weitergeleitet werden. Dabei analysiert das Programm die digitale Rechnung und schickt deren Absender eine dem Fehler entsprechende E-Mail zu. Natürlich können Sie diese E-Mail vordefinieren und automatisieren. In der mittleren Spalte des Konfigurationsdialogs können Sie dabei zunächst die Kriterien festlegen, die eine digitale Rechnung erfüllen muss.

Im obersten Bereich können Sie festlegen, welche Anhänge Sie zulassen und in welcher Anzahl diese empfangen und verarbeitet werden. Weiters können Sie bestimmen, ob Sie nur Dokumente im pdf-Format zulassen und ob diese eine Signatur enthalten dürfen oder nicht.

ACHTUNG! Wenn Sie pdf-Dokumente mit Signatur zulassen, sind Sie rechtlich zur Prüfung der Signatur verpflichtet.
Das System erstellt aus einer E-Mail immer nur eine Rechnung. Wir empfehlen daher die Auswahl „Nur 1 PDF Dokument ohne Signatur“.

Darunter können Sie den Text eingeben, den der Rechnungssteller im automatischen Mail erhalten soll, wenn die gesendete E-Mail mit der Rechnung nicht der Einstellung entspricht. Geben Sie hier bitte nur den Text für den Platzhalter ein, Kopf und Fuß werden in den Mailtexten definiert (siehe unten).

Als zweite Option können Sie festlegen, ob eine Rechnung abgewiesen werden soll, wenn die Auftragsnummer nicht im Betreff angegeben ist. Um diese Funktion zu aktivieren, muss nur die entsprechende Checkbox aktiviert werden. ACHTUNG! Bei der Firma gibt es die Option „Auch Rechnungen ohne Auftrag akzeptieren“. Wenn diese aktiviert ist, werden Rechnungen dieser Firma akzeptiert, bei denen kein Auftrag erkannt wird, auch wenn bei der Dokumentenquelle „Auftrag muss in E-Mail oder Rechnung erkannt werden“ aktiviert ist. Wieder können Sie den Text festlegen, den der Absender der Rechnung im Fehlerfall erhalten soll.

Ganz unten können Sie die Rechnung einer Firma ablehnen, mit welcher Sie noch keine vertragliche Bindung haben. Um die korrekte Zustellung der Rechnungen sicherzustellen, können Sie die Rahmenbedingungen dafür mit den Firmen vertraglich vereinbaren.

Dafür können Sie bei den Firmen hinterlegen, dass diese zum digitalen Rechnungsversand berechtigt sind. Dazu gehen Sie zur Lasche Kommunikation/Bankverbindung im Detaildialog der gewünschten Firma. Dort können Sie nun die Berechtigung erteilen (Checkbox aktivieren) und eine E-Mail Domain (der Teil der E-Mail-Adresse nach dem @) für die Zustellung der digitalen Rechnungen bestimmen.

Wenn nun eine E-Mail im Postfach eingeht, die die eingestellten Kriterien nicht erfüllt, erhält der Absender eine dem Fehler entsprechende E-Mail, die sich aus einem allgemeinen Mailtext und dem jeweiligen Text des nicht erfüllten Kriteriums zusammensetzt. Kopf und Fuß der Fehler-E-Mail werden in den Mailtexten (Bereich: „ADV Mailtexte“; Vorgang: „E‑Mail, wenn Kriterien nicht erfüllt wurden“) definiert. Dort stehen Ihnen drei Platzhalter für die verschiedenen Prüfkriterien bzw. Fehlerursachen zur Verfügung, die dann je nach Rücksendegrund eingesetzt werden. Wurde mehr als ein Fehler festgestellt, schickt das System eine E-Mail, die alle Fehlerpunkte enthält. Bitte beachten Sie dies bei der Konfiguration des Mailtextes.

Unter den Rechnungsprüfkriterien können Sie außerdem festlegen, ob die Zustellung der digitalen Rechnung bestätigt und welcher E-Mail‑Text dabei versandt werden soll. Die jeweilige E-Mail‑Vorlage kann dazu in den Mailtexten angepasst werden.

Legen Sie dann auf der rechten Seite einen Benutzer für die Vorerfassung fest. Dieser erhält die Rechnung in seinem Posteingang, sobald diese vom ADV Job geprüft und weitergeleitet wurde. Es ist hier auch möglich, den Benutzer über die Absender‑E-Mail‑Adresse der Rechnung zu suchen. Dies ist aber nur dann sinnvoll, wenn die Rechnungen nicht direkt von Kreditoren zugestellt werden, sondern über Ihre Mitarbeiter an das ADV‑Postfach weitergeleitet werden. Kann dabei eine Mail‑Adresse keinem Benutzer zugeordnet werden, geht sie an den im Feld Ansonsten zu folgendem Benutzer eingestellten Mitarbeiter. Außerdem können Sie einen zweiten Benutzer wählen, der dem ersten Benutzer als nächste Station vorgeschlagen wird. Dies kann ein fixer Benutzer sein oder auch ein Funktionsträger des in der Rechnung definierten Objekts.
Wird eine ADV-Dokumentenquelle gespeichert, wird geprüft, ob alle notwendigen Einstellungen vorgenommen wurden. Nur wenn dies zutrifft, kann gespeichert werden.

Zusätzlich gibt es bei der Auswahl „Pop3“ bei der Art folgende Optionen:

  1. Beim Containernamen gibt es die Option „Auftragsnummer“. Bei dieser Option wird die Auftragsnummer des gefundenen Auftrags für den Namen des Containers verwendet.

  2. Es gibt die Option „Container Präfix“. Der dort eingegebene Text wird immer vor den Containernamen gestellt.

Für die Art Verzeichnis gibt es zudem das Feld Import Art. Hier kann zwischen „Ein Container pro Datei“ und „Ein Container pro Verzeichnis“ gewählt werden. Bei „Ein Container pro Verzeichnis“ werden alle Dateien (egal welcher Dateiendung) aus dem Unterordner in einen Container eingecheckt. Vor dem Import wird der Ordner als Ganzes in das BackupDir verschoben. Bei „Ein Container pro Datei“ werden nur PDF-Dateien eingecheckt (pro Datei ein Container).

ADV Grundeinstellungen​

In der dritten Lasche der ADV Konfiguration werden die Grundeinstellungen wie Serveradresse, die Bezeichnung des ADV Service-Benutzers und der Ausweichbenutzer festgelegt. Bei letzterem handelt es sich um den Benutzer, welcher Rechnungen dann in seinen Posteingang erhält, wenn die im Pool oder Postfach festgelegten Nutzer nicht erreichbar (z.B. inaktiv) sind.

Leitungswege​

Einfache Leitungswege sind Bestandteil der Standard-Lizenz für das d+ OM. Wenn Sie jedoch regelbasierte Steuerungen verwenden möchten, muss dafür das kostenpflichtige ADV lizenziert werden.

Die Leitungswege samt Konfigurationen finden Sie im Hauptmenü unter Grundeinstellungen - Posteingang.

Leitungswegarten​

Die Leitungswegarten werden von der CP Solutions GmbH ausgeliefert. Es können jedoch weitere Leitungswegarten konfiguriert werden. Je Leitungswegart können wieder Leitungswege und Leitungswegregeln definiert werden. Hier sehen Sie die Liste der Leitungswegarten. In den Suchkriterien können Sie über Aktivierung der entsprechenden Checkbox die Liste automatisch laden.

Es ist möglich, diverse Belege wie Umbuchungsbelege, Bescheide, usw. über einen Postlauf abzuwickeln. Dabei muss beim Leitungsweg der Nummernkreis und die dazugehörige DMS‑Eigenschaft konfiguriert werden. Aus dem konfigurierten Nummernkreis kann bei digitalen Belegen vom Sachbearbeiter eine neue Nummer gezogen werden. Diese wird z. B. bei den Umbuchungsbelegen vom Sachbearbeiter dann direkt im d+ RW als Rechnungseingangsnummer eingetragen. Damit erhält man eine Verbindung zwischen dem Umbuchungsbeleg im DMS und der Buchung im d+ RW.

Mit Klick auf Neu können Sie eine neue Leitungswegart hinzufügen. Mit Doppelklick oder Markieren eines Datensatzes und anschließendem Klick auf Detail gelangen Sie in den Detaildialog der Leitungswegart. Mit Klick auf die entsprechende Schaltfläche können Sie eine Leitungswegart löschen. Mit Klick auf Aktualisieren wird die Liste neu geladen.

Mit Klick auf Neu können Sie eine neue Leitungswegart hinzufügen. Um den Datensatz bearbeiten zu können, klicken Sie auf Bearbeiten. Wenn Sie die Änderungen des Datensatzes wieder verwerfen möchten, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Mit Klick auf Löschen können Sie die geöffnete Leitungswegart löschen. Über Aktualisieren können Sie den Datensatz neu laden.

Leitungswegfelder​

Hier sehen Sie die Leitungswegfelder.

Diese Liste enthält alle für die Erstellung von Leitungswegregeln verfügbaren Datenbankfelder (von der CP Solutions GmbH vorgegeben) und Skalarwertfunktionen (also individuell anpassbare, hinterlegte Prüfformeln und Berechnungen). Diese Liste wird nur verändert, wenn ein Feld dazukommt bzw. ein Feld um- oder abgebaut wird.

Die Leitungswegregeln nutzen diese Felder und Funktionen, um das Verhalten einer Rechnung im Leitungsweg zu steuern (z. B. wenn Rechnungsbetrag < 5000€ 🡪 Station XY auslassen).

Leitungswegquellen​

Hier sehen Sie die Leitungswegquellen. Diese legen fest, welche Dokumente aus welchen Quellen (z. B. aus bestimmten E-Mail-Postfächern, Scan-Pools, etc.) in welchen Leitungsweg gehen sollen.

Mit Klick auf Neu können Sie eine neue Leitungswegquelle hinzufügen. Mit Doppelklick oder Markieren eines Datensatzes und anschließendem Klick auf Detail gelangen Sie in den Detaildialog der Leitungswegquelle. Mit Klick auf die entsprechende Schaltfläche können Sie eine Leitungswegquelle löschen. Mit Klick auf Aktualisieren wird die Liste neu geladen.

Die Nummer wird vom System übergeben. Mit Klick auf die Auswahlpunkte können Sie die zugehörige Leitungsweg Art auswählen. Darunter können Sie einen zugehörigen Leitungsweg auswählen. Des Weiteren können Sie hier die Art festlegen, also ob es sich beispielsweise um ein E-Mail-Postfach, einen Scan‑Pool oder einen Nummernkreis handelt. Je nach Auswahl bei der Art können Sie folgend den zugehörigen DMS‑Scan Pool, Nummernkreis, oder die ADV Datenquelle auswählen, für die die folgenden Einstellungen gelten sollen. Auf der rechten Seite machen Sie im Anschluss Angaben zum gewünschten Mandanten für den die Konfiguration gelten soll, zur DMS Kategorie sowie DMS Postart und DMS Status. ACHTUNG! Sollen die Dokumente der aktuellen Quelle im Posteingang oder bei den Rechnungen im Posteingang landen, müssen die Postart „Posteingang“ und der Status „Neu“ gewählt werden. Bei Quellen mit Scan-Pool werden diese Beschlagwortungen bereits im Pool festgelegt. Außerdem können Sie hier einen Backup‑Bearbeiter festlegen, welcher zum Einsatz kommt, wenn die verschiedenen Leitungswege nicht greifen.

Des Weiteren können Sie unten eine Beschreibung der Leitungswegquelle hinzufügen. Außerdem können Sie mandantenabhängige Standard Nummernkreise festlegen, die bei den Rechnungen aus einem E-Mail-Postfach zur Anwendung kommen.

Mit Klick auf Neu können Sie eine neue Leitungswegquelle hinzufügen. Um den Datensatz bearbeiten zu können, klicken Sie auf Bearbeiten. Wenn Sie die Änderungen des Datensatzes wieder verwerfen möchten, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Mit Klick auf Löschen können Sie die geöffnete Leitungswegquelle löschen. Über Aktualisieren können Sie den Datensatz neu laden.

Leitungswegregeln​

Leitungswegregeln sind quasi Überprüfungen, die das d+ OM auf gewisse Daten reagieren lassen. Die Reaktion selber wird in den Leitungswegregelaktionen festgelegt. Hierzu ein Beispiel: Übersteigt der Rechnungsbetrag 5000 €, soll der Leitungsweg die Station XY auslassen. Die Prüfung auf den Rechnungsbetrag ist in diesem Fall die Leitungswegregel, das Auslassen der Station XY die Leitungswegregelaktion.

Hier sehen Sie die Leitungswegregelliste.

Um Leitungswegregeln hinzuzufügen, klicken Sie auf Neu. Mit Doppelklick oder Markieren eines Datensatzes und anschließendem Klick auf Detail gelangen Sie in den Detaildialog der Leitungswegregel. Mit Klick auf die entsprechende Schaltfläche können Sie eine Regel wieder löschen. Mit Klick auf Aktualisieren können Sie die Liste neu laden.

Hier können Sie zunächst die Leitungsweg Art wählen, für welche die Regel zur Verfügung stehen soll. Des Weiteren können Sie einen Namen vergeben (zur einfachen Auswahl achten Sie bitte auf eine treffende und sprechende Benennung). Schließlich können Sie die Verkettung festlegen, mit welcher die im Anschluss definierten Positionen verbunden werden. UND bedeutet, dass alle angegebenen Positionen zutreffen müssen. ODER bedeutet, dass nur eine Position zutreffen muss.

Im unteren Bereich legen Sie die Positionen fest. Unter Feld können Sie das Datenbankfeld oder die Skalar-Funktion aus der Liste der Leitungswegfelder (siehe Leitungswegfelder) auswählen, das geprüft werden soll. Hierzu stehen außerdem globale Variablen als Datenmenge zur Verfügung. Der Operator bestimmt die Beziehung zwischen Feld und Wert. Haben Sie alle Einstellungen getroffen, klicken Sie auf Hinzufügen. Nur Positionen, welche in der unteren Liste hinzugefügt wurden, werden auch geprüft. Fügen Sie mehrere Positionen hinzu, werden diese mit der angegebenen Verkettung verbunden (siehe oben). Mit Doppelklick auf eine Position wird diese ausgewählt und kann bearbeitet und ersetzt bzw. gelöscht werden.

In der Lasche Regel Zuordnungen können Sie sehen, zu welchen Leitungswegen/Stationen die Regel zugeordnet ist.

Außerdem ist es möglich, Leitungswegregeln zu kopieren, um effizienter ähnliche Regeln anlegen zu können.

Leitungswegregelaktionen​

Leitungswegregelaktionen können von Ihnen selbst konfiguriert werden. Dies sind Aktionen, welche als Folge von Prüfungen (Leitungswegregeln) durchgeführt werden. Hierzu ein Beispiel: Übersteigt der Rechnungsbetrag 5000 €, soll der Leitungsweg die Station XY auslassen. Die Prüfung auf den Rechnungsbetrag ist in diesem Fall die Leitungswegregel, das Auslassen der Station XY die Leitungswegregelaktion.

Gehen Sie dazu in die Liste der Leitungswegregelaktionen. Diese finden Sie ebenfalls im Hauptmenü.

Mit Klick auf Neu können Sie eine neue Aktion hinzufügen. Mit Doppelklick oder Markieren eines Datensatzes und anschließendem Klick auf Detail gelangen Sie in den Detaildialog der Aktion. Mit Klick auf die entsprechende Schaltfläche können Sie eine Aktion löschen. Mit Klick auf Aktualisieren wird die Liste neu geladen.

Es gibt verschiedene Aktionen.

In der Lasche Regel Zuordnungen können Sie sehen, zu welchen Leitungswegen/Stationen die Regel zugeordnet ist.

Leitungsweg anlegen​

Gehen Sie in die Leitungswegliste und wählen einen Leitungsweg aus oder erstellen Sie einen neuen Leitungsweg.

Für Rechnungen empfehlen wir, EINEN Leitungsweg anzulegen und das etwaige Wegfallen von Stationen über die Leitungswegregeln und die Rechnungskreise zu steuern. Die Rechnungskreise können in den Status aller Art frei definiert werden und zur Unterscheidung verschiedener Rechnungsarten verwendet werden.

Leitungsweg-Grunddaten definieren​

Wählen Sie hier Name und Leitungsweg-Art. ACHTUNG! Die Leitungsweg-Art der verwendeten Leitungswegregeln MUSS mit der hier gewählten Leitungsweg-Art übereinstimmt.

Zudem können Sie einen Leitungsweg als Inaktiv kennzeichnen, um nicht länger benötigte Einträge in der Liste ausblenden zu können.

Darunter können Sie für Leitungswege der Art Postlauf mögliche Werte sowie Standardwerte für Postkreis Felder festlegen. Für Nummerkreis Felder können Sie Modul, Kategorie und eine DMS Eigenschaft wählen. Zudem ist es möglich, einen optionalen Nummernkreis anzugeben. Ist ein solcher eingetragen, wird dieser bei Posteingängen mit diesem Leitungsweg sofort angezeigt und es muss keine Auswahl getroffen werden. Dieser Nummernkreis hat Vorrang vor einem in der Leitungswegquelle eingetragenen Nummernkreis.

Stationen definieren​

Hier können Sie die verschiedenen Stationen hinterlegen. ACHTUNG! Bitte erarbeiten Sie die Stationen immer gemeinsam mit Ihrem Consultant.

Mit Klick auf Neu können Sie neue Stationen hinzufügen. Mit Klick auf die entsprechende Schaltfläche können Sie bestehende Stationen löschen. Mit Klick auf Aktualisieren können Sie die Liste neu laden.

Hier können Sie nun die Reihenfolge festlegen und die Station benennen. Außerdem ist es möglich, die Station inaktiv zu setzen. ACHTUNG! Sollte bei einer inaktiven Leitungsweg-Station kein Bearbeiter hinterlegt sein, ist es für die Aktivierung dieser Station verpflichtend, zuerst einen Bearbeiter festzulegen. Daneben können Sie über Aktivierung der entsprechenden Checkbox verschiedene Checks aktivieren: Pflichtfelder Check, Container Check und Status Check. Die Checkboxen Pflichtfelder Check sowie Container Check sind derzeit ohne Funktion. Der Status-Check hängt mit der globalen Variable 32900 zusammen (siehe Globale Variablen). Außerdem können Sie wählen, wie sich das Programm bei automatischer Leitungswegänderung verhalten soll. Die Option „automatisches Weiteleiten“ bei Vergabe eines Status kann mit Hilfe der globalen Variable Nr. 32775 deaktiviert werden. Es ist möglich, dass aufgrund einer Regel ein Leitungsweg zugewiesen wird. Beispiel: Wir befinden uns auf dem Leitungsweg A und die Stationen 1, 2 und 3 sind bereits durchlaufen (man steht also bei Station 4). Nun tritt die Regel ein, welche Leitungsweg B zuweisen soll. Automatische Leitungsweg Änderungen erlauben regelt, ob dies denn nun erlaubt ist, wenn wir bei Leitungsweg A auf Station 4 stehen. Aktuelle Station einbeziehen regelt, ob bei einer automatischen Leitungswegänderung eine Station (hier also die Stationen aus Leitungsweg B (hier nur 3 und 4)) im Leitungsweg mit dabei ist oder nicht. Leitungsweg B hat nun die Stationen 1, 2, 3 und 4. Jedoch ist die Checkbox Stationen einbeziehen nur bei den Stationen 3 und 4 aktiv. Das heißt, dass hier nun der Leitungsweg B zugewiesen wird, jedoch aus diesem nur die Stationen 3 und 4.

Des Weiteren ist es möglich, einen Bearbeiter für die Station zu wählen. Dabei können Sie zwischen Funktionsträgern und fixen Benutzern wählen. Wenn Sie einen Funktionsträger definieren, sollten Sie wie immer auch einen Backup-Benutzer festlegen, falls die Funktion beim zugewiesenen Objekt nicht vergeben ist. ACHTUNG! Dieser Bearbeiter tritt nur dann in Kraft, wenn über die Stationsregeln kein Bearbeiter festgelegt wird.

Leitungswegregeln definieren​

Leitungswegregeln können sowohl auf Stations-, als auch auf Leitungswegebene (Lasche Leitungswegregeln) konfiguriert werden. ACHTUNG! Die CP Solutions GmbH rät dazu, nur EINEN Leitungsweg für Rechnungen anzulegen. Wir empfehlen daher, Leitungswegregeln bei den Stationen festzulegen, nicht beim Leitungsweg direkt. Die Möglichkeit, beim Leitungsweg Regeln festzulegen, besteht jedoch. Deshalb wird im Folgenden nur die Anlage von Leitungswegregeln auf Stationsebene beschrieben.

Klicken Sie dazu im Stationsdetaildialog im unteren Bereich auf Zuweisen.

Sie gelangen in einen Dialog, in welchem Sie die Leitungswegregel (Prüfung) mit der Aktion verbinden können.

Hier können Sie die Leitungswegregel und die gewünschte Aktion für diesen Leitungsweg/Station zuweisen. Über Aktivierung der entsprechenden Checkbox können Sie die Regel in diesem Leitungsweg inaktiv setzen. Darunter geben Sie die Sortierung der Regel für diesen Leitungsweg an. ACHTUNG! Die Prüfungen werden in Reihenfolge der Sortierungsnummern abgearbeitet. Für Regeln, deren Aktionen die Festlegung eines Bearbeiters nach sich ziehen, gilt eine Besonderheit: Sobald eine Regel zutrifft, wird der Bearbeiter festgelegt und die nachfolgenden Prüfungen werden ignoriert. Überlegen Sie für solche Regeln gut, in welcher Sortierreihenfolge diese abgearbeitet werden müssen (je spezifischer die Regel, desto kleiner die Sortierungsnummer).

Über Regel können Sie die gewünschte Regel aus der Leitungswegregelliste auswählen. Im Anschluss gelangen Sie in die Liste der Leitungswegregeln.

Um eine Regel aus der Liste für den Leitungsweg auszuwählen, markieren Sie diese und klicken anschließend auf oder machen Sie einen Doppelklick auf den gewünschten Datensatz. Es besteht außerdem die Möglichkeit, über die Schaltfläche Neu eine neue Regel anzulegen und anschließend auszuwählen.

Ihre Auswahl sehen Sie dann hier:

Haben Sie nun die Leitungswegregel ausgewählt und bemerken, dass Sie etwas an der Regel bearbeiten möchten, klicken Sie auf. Somit gelangen Sie in den Detaildialog.

Verfahren Sie auf gleiche Weise bei der Auswahl der gewünschten Aktion.

Sind Regel und Aktion ausgewählt sowie die Sortierung gesetzt, ist die Leitungswegregel definiert. Nach dem Speichern erscheint unter dem Bereich Aktion außerdem ein Hinweis auf die Details der Aktion.

Verfahren Sie so mit allen gewünschten Regelsteuerungen für die einzelnen Stationen Ihres Leitungsweges.

Verknüpfungen/Eigenschaften definieren​

Hier kann pro Leitungsweg konfiguriert werden, welche Verknüpfungen bzw. Eigenschaften bei einem Posteingang möglich sind und angezeigt werden.

Hier kann in der Spalte Aktiv festgelegt werden, ob eine Verknüpfung bzw. Eigenschaft überhaupt zur Verfügung steht (und gegebenenfalls vom ADV befüllt wird). In der Spalte Menü neuer Datensatz können Sie zudem festlegen, ob es möglich ist, neue Datensätze (z. B. neues Ticket) zum Posteingang anzulegen. Standardmäßig sind in jedem Postlauf-Leitungsweg alle Verknüpfungen bzw. Eigenschaften aktiviert. Bitte definieren Sie pro Leitungsweg, ob bzw. welche Verknüpfungen bzw. Eigenschaften ebenfalls aktiviert sein müssen (z. B. beim Schaden müssen Objekt, Einheit, Bestandnehmer, Firma etc. ebenfalls aktiviert sein). ACHTUNG! Ist eine Verknüpfung bzw. Eigenschaft nicht aktiv, werden gegebenenfalls vom ADV erkannte Informationen verworfen und nicht beschlagwortet.

Beispiel für Stationsregel​

Zum besseren Verständnis folgend ein Beispiel für die Regelsteuerung einer Station.

Anforderung: Die Station „Prüfung“ soll durch den Hausverwalter bearbeitet werden. Handelt es sich jedoch um eine Betriebskostenrechnung (ArtKZ 10), soll die Station „Prüfung“ übersprungen werden. Außerdem soll beim Objekt 47 ein Hinweis für den Hausverwalter erscheinen, dass hier Teile der Rechnung weiterverrechnet werden müssen.

Lösungsbeschreibung: Es werden 3 Regeln benötigt.

1. Handelt es sich um eine Betriebskostenrechnung? Wenn ja, dann „ohne Bearbeitung“

2. Bei allen anderen Rechnungen – Festlegung des HVs als Bearbeiter

3. Prüfung auf Objektnummer 47 – Notiz an HV ausgeben

Konfiguration:

  1. Prüfung auf ArtKZ = 10 (Leitungswegfeld ist PDZV_ARTKZ_NR)

    Aktion ist „ohne Bearbeitung“ (Station soll übersprungen werden)

  2. Bei allen anderen Rechnungen (Regel ist immer wahr)

    Aktion ist „Bearbeiter festlegen“ 🡪 Funktionsträger HV

  3. Ist die Objektnummer 47?

    Aktion ist „Notiz anzeigen“

Es ergeben sich damit folgende Stationsregeln:

Prüfen Sie hier auch immer noch einmal die richtige Sortierung (Spalte Ordnung).

„Tipps und Tricks“​

Anlegen des Leitungsweges​

Legen Sie einen neuen Leitungsweg im laufenden System an und konfigurieren Sie diesen erst fertig (abgesehen von kleinen Änderungen und Nachbesserungen). Erst dann stellen Sie in den Leitungswegquellen den entsprechenden Leitungsweg ein. Somit werden die Leitungswege für bereits bestehende Rechnungen oder Poststücke nicht überschrieben oder unvollständig ausgeführt.

Umbuchungsbelege, etc.​

Es ist möglich, diverse Belege wie Umbuchungsbelege, Bescheide, usw. über einen Postlauf abzuwickeln. Dabei muss beim Leitungsweg der Nummernkreis und die dazugehörige DMS‑Eigenschaft konfiguriert werden. Aus dem konfigurierten Nummernkreis kann bei digitalen Belegen vom Sachbearbeiter eine neue Nummer gezogen werden. Diese wird z. B. bei den Umbuchungsbelegen vom Sachbearbeiter dann direkt im d+ RW als Rechnungseingangsnummer eingetragen. Damit erhält man eine Verbindung zwischen dem Umbuchungsbeleg im DMS und der Buchung im d+ RW.

Rechnungskreise​

Verwenden Sie die Rechnungskreise zur Unterscheidung verschiedener Rechnungsläufe. Je nach Rechnungskreis können Sie dann innerhalb eines Leitungsweges die jeweiligen Bearbeiter definieren. Die Zuordnung einer Rechnung zum Rechnungskreis kann entweder über die Konfigurationstabelle 200322 erfolgen (siehe unten) oder manuell gesetzt bzw. übersteuert werden. Damit ist ein Wechsel zwischen verschiedenen Rechnungsläufen leichter möglich, als wenn Sie verschiedene Leitungswege definieren.

Sortierung / Ordnung / Reihenfolge​

Über diese Felder können Sie die Reihenfolge bestimmen, in denen das Programm die Bedingungen für Leitungswegregeln oder die Ermittlung von Rechnungskreisen (Konfigurationstabelle 200322) prüft. Sobald eine Bedingung übereinstimmt, wird der in der aktuellen Zeile angegebene Rechnungskreis herangezogen bzw. der Bearbeiter einer Station gesetzt und weitere Prüfungen abgebrochen. Hier empfiehlt sich daher ein Vorgehen vom Spezifischsten zum Allgemeinsten. Einzige Ausnahme sind Regeln, welche andere Aktionen als den Bearbeiterwechsel nach sich ziehen (z. B. Ausgabe von Notizen oder Warnungen). Diese werden immer alle abgearbeitet.

ADV im Posteingang​

Bevor Dokumente zur ADV gesendet werden, werden diese nach Name sortiert.

Im Rechnungsdeckblatt gibt es eine Information zum ADV. Zu dieser Information gelangen Sie über das Menü Deckblatt.

Dabei öffnet sich folgender Dialog.

Hier sehen Sie warum die ADV was erkannt hat.

Wie im Rechnungslauf steht diese Funktion auch im Postlauf zur Verfügung.

Berechtigungen​

Leitungsweg​

296000 Leitungsweg Liste (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer die Leitungswegliste einsehen.

296001 Leitungsweg anlegen
Mit dieser Berechtigung darf ein Benutzer Leitungswege anlegen.

296002 Leitungsweg bearbeiten
Mit dieser Berechtigung darf ein Benutzer Leitungswege bearbeiten.

296003 Leitungsweg löschen
Mit dieser Berechtigung darf ein Benutzer Leitungswege löschen.

560026 Posteingang Rechnungsdeckblatt ADV - Konfiguration (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer die Konfigurationen für das automatische Dokumentenverarbeitungsmodul erfassen, ändern und löschen.

550010 Posteingang Menü Weiterleiten an Benutzer
Mit dieser Berechtigung ist es für den Sachbearbeiter möglich eine Weiterleitung an Benutzer durchzuführen.

550011 Posteingang Menü Weiterleiten an Funktionsträger
Mit dieser Berechtigung ist es für den Sachbearbeiter möglich eine Weiterleitung an Funktionsträger durchzuführen.

550012 Posteingang Menü Weiterleiten an nächste Station
Mit dieser Berechtigung ist es für den Sachbearbeiter möglich eine Weiterleitung an die nächste Station durchzuführen.

560059 Posteingang Rechnungsdeckblatt Menü Weiterleiten an Benutzer
Mit dieser Berechtigung ist es für den Sachbearbeiter möglich eine Weiterleitung an Benutzer durchzuführen.

560060 Posteingang Rechnungsdeckblatt Menü Weiterleiten an Funktionsträger
Mit dieser Berechtigung ist es für den Sachbearbeiter möglich eine Weiterleitung an Funktionsträger durchzuführen.

560061 Posteingang Rechnungsdeckblatt Menü Weiterleiten an nächste Station Mit dieser Berechtigung ist es für den Sachbearbeiter möglich eine Weiterleitung an die nächste Station durchzuführen.

560065 Posteingang Rechnungdeckblatt "anderen Benutzer zuweisen"
Mit dieser Berechtigung darf ein Sachbearbeiter bei mehreren markierten Rechnungsdeckblättern den Benutzer, welcher in der aktuellen Station hinterlegt ist abändern.

ADV​

560026 Posteingang Rechnungsdeckblatt ADV - Konfiguration (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung, darf der Benutzer die Konfigurationen für das automatische Dokumentenverarbeitungsmodul erfassen, ändern bzw. löschen.

Globale Variablen​

Leitungsweg​

32860 GLOBAL_OSC_DECKBLATT_ABGELEHNT_EMPFAENGER
Mit dieser globalen Variable kann eingestellt werden, an welche Station das Rechnungsdeckblatt weitergeleitet werden soll, nachdem es durch den Prüfer im OSC abgelehnt wurde.
=0 (Standard (Weiterleiten laut Leitungsweg))
=1 (Zurück senden laut Leitungsweg)

32880 GLOBAL_POSTEINGANG_WEITERLEITUNG_PARALLEL
=Ja (Weiterleitungen mehrerer Datensätze werden parallel abgearbeitet)
=Nein (Weiterleitungen mehrerer Datensätze werden sequentiell abgearbeitet)

32900 GLOBAL_RDB_STATUS_NOTWENDIG
Diese globale Variable gibt an, ob bei einem Posteingang bzw. Rechnungsdeckblatt ein Status Pflicht ist bevor weitergeleitet werden kann/darf.
Dann kann nicht weitergeleitet werden wenn der Benutzer keinen vergeben hat bei der aktuellen Station.
=0 (Status ist nicht Pflicht (Standard))
=1 (Aktueller Status ist vom Benutzer der weiterleitet oder vom Benutzer der gerade vertritt)
=2 (Ein Status ist bereits vorhanden vom Benutzer der weiterleitet oder vom Benutzer der gerade vertritt)
Sollte direkt bei einer Leitungsweg-Station die Checkbox "Status notwendig" nicht aktiviert sein, wird die Einstellung dieser Variable genommen.

34360 GLOBAL_POSTEINGANG_ZS_KOMMENTAR
Mit dieser globalen Variable kann eingestellt werden, ob das Zurücksenden von einem Posteingang nur mit Kommentar erlaubt ist oder ohne oder beides.
=0 (bei den Menüpunkten und der Schaltfläche für Zurücksenden wird ohne und mit Kommentar angezeigt. (Standard))
=1 (bei den Menüpunkten und der Schaltfläche für Zurücksenden wird nur ohne Kommentar angezeigt)
=2 (bei den Menüpunkten und der Schaltfläche für Zurücksenden wird nur mit Kommentar angezeigt)

ADV​

33090 GLOBAL_ADV_MAXIMALE_ANZAHL
Mit dieser globalen Variable kann man die maximale Anzahl an Dokumenten einstellen, die aus einer ADV-Dokumentenquelle abgeholt werden soll, bevor die nächste ADV-Dokumentenquelle geprüft wird.

Konfigurationstabelle​

200322 Rechnungsdeckblatt Rechnungskreise
Mit dieser Konfigurationstabelle wird automatisch ein Rechnungskreis im RDB vorausgewählt, wenn die eingestellten Bedingungen zutreffen. Die Zuweisung des Rechnungskreises erfolgt beim automatischen Anlegen der Vorkontierung aus dem ADV bzw. beim Bearbeiten / Speichern des Rechnungsdeckblattes, wenn der Rechnungskreis noch leer ist. Manuell kann der Rechnungskreis immer abgeändert werden.
Die Bedingungen, die geprüft werden sollen, können aus verschiedenen Bereichen kommen:

  • Pool (DMS-Scan Pool Bezeichnung)
  • Auftrag Datenbank Feld
  • Schaden Datenbank Feld (aus RDB oder Auftrag)
  • Arbeit Datenbank Feld (aus dem Auftrag)
  • Ausstattung Datenbank Feld (aus RDB oder Auftrag)
  • Objekt Datenbank Feld (aus RDB oder Auftrag)
  • Mangel Datenbank Feld (aus Auftrag)
  • Bescheid Datenbank Feld (aus Auftrag)
  • Vertrag Datenbank Feld (aus Auftrag)
  • Ticket Datenbank Feld (aus Auftrag)
  • Vorkontierung Datenbank Feld (aus Vorkontierung)
    REIHENFOLGE:

Über dieses Feld können Sie die Reihenfolgen bestimmen, in denen das Programm die Bedingungen prüft. Sobald eine Bedingung übereinstimmt, wird der in der aktuellen Zeile angegebene Rechnungskreis herangezogen und weitere Prüfungen abgebrochen.
ART
Pool - DMS-Scan Pool Name wird angegeben
Auftrag - DB-Feld kommt aus der NET_AUFTRAG2 Tabelle
Schaden - DB-Feld kommt aus der NET_SCHADEN Tabelle
Arbeit - DB-Feld kommt aus der NET_ARBEIT Tabelle
Ausstattung - DB-Feld kommt aus der NET_AUSSTATTUNG_ZU Tabelle
Objekt - DB-Feld kommt aus der NET_OBJEKT Tabelle
Mangel - DB-Feld kommt aus der NET_MANGEL Tabelle
Bescheid - DB-Feld kommt aus der NET_BESCHEID_TERMIN Tabelle
Vertrag - DB-Feld kommt aus der NET_VERTRAG Tabelle
Ticket - DB-Feld kommt aus der NET_TICKET Tabelle
Vorkontierung - DB-Feld kommt aus der NET_POSTEINGANG_DECKBLATT2_ZU_VORKONTIERUNG Tabelle
DATENBANK-FELD
Bei Art = „Pool“:
keine Angabe notwendig und bleibt leer
Ansonsten:
Angabe des Namens des Datenbank Feldes, aus dem die Information ausgelesen werden soll
WERT

Bei Art = „Pool“:
Angabe des Namens des DMS Scan Pools.
Ansonsten:
Angabe des erwarteten Wertes, der mit dem Wert aus dem vorher spezifizierten Datenbankfeld übereinstimmen muss, damit der angegebene Rechnungskreis gezogen wird
Es werden zusätzlich noch die Werte "ist leer" bzw. "ist nicht leer" unterstützt, um den Wert eines Feldes zu überprüfen.
ACHTUNG:
Sollten Sie Werte wie folgt eingeben (Wert1, Wert2, Wert3), dann muss nur einer dieser Werte mit dem Pool-Namen oder dem Wert aus dem angegebenen Datenbankfeld übereinstimmen. Dies kann wie eine ODER Bedingung verstanden werden.
GRUPPIERUNG:
Standard ist leer oder 0, dann kommt die Gruppierung nicht zum Einsatz.
Wenn jedoch bei mehreren Einträgen die gleiche Gruppierung (z. B. 100) eingegeben wird, dann müssen alle Bedingungen der Gruppierung übereinstimmen, damit der aktuelle Rechnungskreis ausgewählt wird. Die Gruppierung kann wie eine UND Bedingung verstanden werden.

Actionservice Jobs​

ADV​

Service OM ADV
Dieser Job schickt Dateien von Posteingangscontainern zur Automatischen Dokumentenverarbeitung (ADV) und übernimmt die erkannten Daten in den Posteingang und in die Rechnungsdeckblatt-Vorkontierung. Dieser Job verwendet die Container-ID, um den Container zu einem Posteingang zu finden, damit die Verarbeitung auch dann funktioniert, wenn der Container keine Nummer hat.

Service OM ADV Lernen
Dieser Job ist dafür zuständig, dass der ADV selbstständig lernt, d.h. nach der Erkennung durch das ADV werden nicht erkannte Daten vom Benutzer manuell eingegeben. Nach der Eingabe geht das ADV nochmals über das zu erkennende Dokument und sucht sich die vorher nicht erkannten Daten, um deren Positionen auf der Rechnung zu lernen.

Service OM ADV und Digitaler Posteingang
Dieser Job holt zum einen digitale Rechnungen aus Postfächern ab und weist sie dem entsprechenden Benutzer zu. Zum anderen ist dies der Job für die eigentliche automatische Dokumentenverarbeitung, also die Erkennung bestimmter Daten aus Rechnungen.