Vermerke

Allgemein

Mithilfe von Vermerken können Sie Informationen (z. B. aus Telefongesprächen) schnell und ein­fach erfassen und so ablegen, dass Sie jederzeit von den betroffenen d+ OM-Datensätzen aus ab­rufbar sind. Ein Vermerk kann demnach in vielen Bereichen von d+ OM hinterlegt werden, z.B. bei einem Projekt, Grundstück oder Objekt, aber auch bei Personen, Kreditoren, Arbeiten oder Schä­den. Dabei können auch mehrere Verknüpfungen, zum Beispiel zu einer Einheit und dem da­zu­gehörenden Bestandnehmer, gemacht werden. Lediglich Verknüpfungen zu mehreren Daten­sätzen des gleichen Typs (z.B. zu mehreren Kreditoren) sind nicht möglich.

Sie können eine Liste aller Vermerke über das Hauptmenü (Bereich Kunden- und Informations­center) öffnen:

Bestehende Vermerke sehen Sie außerdem bei den ihnen zugeordneten Datensätzen in den so ge­nannten Infogrids. Alle Vermerke einer Person finden Sie so zum Beispiel im Infogrid der Personen­details:

Über können Sie dort einen neuen Vermerk hinzufügen. Dieser ist dann bereits mit dem je­wei­li­gen Datensatz, in unserem Beispiel also mit der Person, verknüpft. Über gelangen Sie zur Liste der verknüpften Vermerke.

Vermerkliste

Die Vermerkliste enthält entweder alle vorhandenen Vermerke oder, wenn Sie sie aus einem Da­ten­satz heraus aufgerufen haben, nur die mit dem Datensatz verknüpften Vermerke. Sie können die Suche und den Filter nutzen, wenn Sie einen bestimmten Vermerk suchen. Deren Funktions­weise wird ausgiebig im entsprechenden Handbuch beschrieben. Außerdem besteht die Möglichkeit, über die verschiedenen Suchkriterien im oberen Bereich genauere Einschränkungen über diverse Verknüpfungen vorzunehmen. Setzen Sie dazu das Häkchen des gewünschten Suchkriteriums und wählen Sie dann durch Klick auf aus der Liste aus. Über die Schaltfläche lässt sich das Suchkriterium wieder entfernen. Klicken Sie dann auf Suchen und es werden Ihnen die entsprechenden Vermerke angezeigt. Aufgrund der Oder-Suche muss bei mehreren ausgewählten Suchkriterien nur ein Kriterium zutreffen, um ein Ergebniss zu erhalten.

Durch Setzen des Häkchens Lade Liste automatisch werden bereits beim Öffnen der Vermerkliste alle in der Liste vorhandenen Vermerke geladen.

In der Konfigurationstabelle 93109 (siehe Konfigurationstabellen) müssen die Themen der Vermerke konfigu­riert werden, die über die Auswahlbox nur relevante Einträge gesteuert werden können.

In der Liste finden Sie bereits die wichtigsten Informationen zu jedem Vermerk. Außerdem wird im unteren Bereich des Dialogs dessen Inhalt angezeigt. So müssen Sie einen Vermerk nicht unbe­dingt öffnen, um die gesuchten Informationen einzusehen. Allerdings können Sie in dieser Vor­schau keine Änderungen vornehmen. Dies tun Sie, indem Sie entweder doppelt auf den Vermerk klicken oder ihn markieren und über Detail den Detaildialog öffnen.

Über die Schaltfläche Neu wird ein leerer Dialog geöffnet und über Löschen wird der gerade mar­kierte Vermerk gelöscht. Mit Klick auf Aktualisieren wird die Datenmenge neu geladen. Über Do­kumente haben Sie Zugriff auf das DMS und die Serienbriefvorlagen.

Vermerkdetails

In diesem Dialog werden die Stammdaten zu einem Vermerk erfasst bzw. geändert. Wenn Sie einen neuen Vermerk aus einem Datensatz heraus erstellen (also nicht über die allgemeine Ver­merkliste), ist der Typ sowie die jeweilige Verknüpfung zum Datensatz (Person, Objekt, Grund­stück, etc.) bereits ausgefüllt und kann nicht mehr verändert werden.

Durch Anklicken der Schaltfläche Neu wird ein neuer Vermerk hinzugefügt. Über Löschen wird der angezeigte Vermerk gelöscht. Mit der Schaltfläche Dokumente gelangen Sie zum Vorlagensystem und zum DMS. Über den Button Aktionen können Sie entweder einen Bildschirmausdruck vom Dia­log erstellen (Dialog drucken) oder den Inhalt des Vermerks per E-Mail versenden. Mit Klick auf diesen Befehl wird Ihr E-Mail Client geöffnet und die Kurzbezeichnung sowie der Vermerktext wer­den übernommen.

Die Nummer des Vermerks wird vom d+ OM automatisch vergeben. Als Datum ist das aktuelle Datum voreingestellt, es kann aber verändert werden. Über können Sie zu diesem Datum auch eine Erinnerung erstellen (siehe Benutzerhandbuch Erinnerungsliste). Der Typ zeigt an, auf welche Art von Datensatz sich der Vermerk bezieht. Des Weiteren können Sie eine Abteilung und ein The­ma hinzufügen. Die Abteilungen werden über eine Liste im Hauptmenü gewartet. Wenn Sie weite­re Themen anlegen wollen, können Sie dies in den Status aller Art in den Grundeinstellungen - OM Allgemein tun. Wählen Sie dort die Tabelle: Vermerk und die Gruppe: Themen. Mit Klick auf Hinzu­fügen können Sie dann weitere Einträge in der Liste ergänzen.

Es folgt die Eingabe einer Kurzbezeichnung (die ungefähr der Betreffzeile eines Schriftstücks ent­spre­chen sollte) und des Vermerktextes.

Schließlich werden noch die Verknüpfungen erstellt. Hier können Sie über den Button den ge­wünsch­ten Datensatz hinzufügen oder über wieder entfernen. Sie können mehrere Ver­knüp­fungen hinzufügen, allerdings nur jeweils eine pro Typ. Das heißt, es ist zwar mög­lich, beispiels­wei­se jeweils eine Verknüpfung zu Abstimmung, Person und Objekt hinzuzufü­gen, es können aber kei­ne zwei Personen verknüpft werden.

Achtung: Legen Sie die Verknüpfungen sorgfältig an, damit der Vermerk auch bei den ent­spre­chen­den Datensätzen auftaucht. Wenn Sie keine Verknüpfungen anlegen, ist der Vermerk nur über die allgemeine Vermerkliste zu finden.

Unter Umständen bedingen sich die Verknüpfungen gegenseitig. So ist die Auswahl eines Miet­ver­hält­nisses erst nach Auswahl der Einheit oder der Person möglich. Ihnen werden dann die zur je­wei­ligen Auswahl (z.B. Einheit 11) passenden Mietverhältnisse angezeigt und der jeweils andere Da­tensatz (z.B. der entsprechende Mieter) wird ergänzt. Ist bei einer Person eine Telefonnummer hinterlegt, wird diese gemeinsam mit dem Namen angezeigt, so dass eine Kontaktaufnahme direkt mit der Öffnung des Vermerks möglich ist.

Des Weiteren ist es möglich, mittels Rechtsklick an einer beliebigen Stelle in jeder Lasche des Detaildialoges eine Verknüpfung (URL) zum aktuellen Datensatz in die Zwischenablage zu kopieren (z.B. für den Versand mittels E-Mail, etc.) oder die Verknüpfung im Dateisystem (z.B. auf dem Desktop) anzulegen.

Berechtigungen

320103 Vermerk Liste (Hauptmenü, Objektmenü)
Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer die Vermerkliste einsehen.

320100 Vermerk Neu (Objektmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer neue Vermerke anlegen. Ohne diese Berechtigung ist der Button 'Neu' in der Vermerkliste und den Vermerkdetails nicht aktiv.

320101 Vermerk Bearbeiten
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Vermerke bearbeiten. Ohne diese Berechtigung kann er die Vermerkdetails zwar öffnen, aber die Buttons 'Speichern' und 'Speichern und Schließen' in den Vermerkdetails sind nicht aktiv. Änderungen können also nicht gespeichert werden.

320102 Vermerk Löschen
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Vermerke löschen. Ohne diese Berechtigung ist der But­ton 'Löschen' in der Vermerkliste und den Vermerkdetails nicht aktiv.

320104 Vermerkthema Bearbeiten/Löschen (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Vermerkthemen bearbeiten/löschen.

101142 Abteilungsliste (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung kann die Abteilungsliste angezeigt werden.

Globale Variablen

1173 GLOBAL_VERMERK_DISABLE
Diese Variable ermöglicht das ein- und ausblenden von Komponenten im Dialog Vermerk2.
= 0 (ein- und ausblenden ist deaktiviert)
= 1 (ein/ausblenden funktioniert)

Konfigurationstabellen

93109 Vermerke - relevante Themen
In dieser Konfiguration wird festgelegt, welche Kombinationen von Themen/Typen für ein Modul relevant sind, und welche Vermerke somit im entsprechenden Frame direkt im Detaildialog ange­zeigt werden. Zurzeit ist dies für die Module Bestandsnehmerwechsel/Vergabe und Vertrag möglich.
Mögliche Werte für Modul (genaue Schreibweise beachten!): 'Kündigung' (für das Bestandsnehmerwechsel/Vergabemodul); 'Vertrag' (für das Vertragsmodul)
Mögliche Werte für Thema: alle in den Status aller Art konfigurierten Werte - auch hier muss jedoch die genaue Schreibweise beachtet werden!
Mögliche Werte für Typ: 'Objektvermerk'; 'Stiegenhausvermerk'; 'Einheitenvermerk'; 'Personen­vermerk'; 'Zuordnungsvermerk'; 'Kreditorenvermerk'; 'Grundvermerk'; 'Grundstückvermerk'; 'Ver­trags­vermerk'; 'Schadenvermerk'; 'Arbeitenvermerk'; 'Interessentenvermerk'; 'Abstimmung­vermerk'; 'Mitgliedvermerk'; 'Eventvermerk'; 'Mangelvermerk'; 'Bestandsnehmerwechselvermerk'
Bei leerem Thema bzw. leerem Typ werden alle Themen bzw. Typen berücksichtigt.