Aufteilungsschlüssel und Abrechnungsvermerke

Allgemein

In den Aufteilungsschlüsseln werden die Kostenverteilungen bestimmter Einrichtungen auf meh­re­re Objekte bzw. objektintern hinterlegt. Besteht zum Beispiel eine Tiefgarage für mehrere Objekte, kann hier hinterlegt werden, wie die Kosten z.B. für Reparaturen auf diese Objekte verteilt werden müssen. Es ist auch eine Verteilung innerhalb eines Objektes möglich.

Bei den Aufteilungsschlüsseln in diesem Modul handelt es sich um Vermerke, die für die manuelle Wei­terverarbeitung angelegt werden. Automatische Buchungen, die auf den Aufteilungsschlüsseln basieren, sind damit nicht möglich. Solche sind momentan nur mit dem Modul Wohnanlagen möglich.

Sie finden die Aufteilungsschlüssel im Objektmenü, Bereich Objektdaten - Übersichten.

Dialog Schlüsselinfos

Der Dialog Schlüsselinfos wird über das Objektmenü geöffnet. Hier finden Sie in vier Reitern alle In­formationen zu den Aufteilungsschlüsseln.

Reiter Vermerke

Im Reiter Vermerke werden die Aufteilungsvermerke (siehe Kostenaufteilungsvermerk) hinterlegt.

Über die entsprechenden Schaltflächen auf der rechten Seite können Sie neue Vermerke hinzu­fü­gen oder bestehende bearbeiten. Dazu wird der Dialog Kostenaufteilungsvermerk geöffnet (siehe Kostenaufstelungsvermerk). Es ist auch möglich, bestehende Vermerke zu kopieren oder zu entfernen. Über die Schalt­fläche Dokumente ha­ben Sie Zugriff auf das DMS.

Reiter Kalkulationsschlüssel

In diesem Reiter werden die kalkulierten Kosten aus d+ RW angezeigt. Diese werden meist per 01.01. und 01.07. hinterlegt. Im Feld Kalkulation per müssen Sie das entsprechende Datum im For­mat JJJJMMTT angeben und mit Klick auf anzeigen bestätigen.

Die Art gibt an, ob es sich um Betriebs- oder Instandhaltungskosten handelt. Die Schlüsselnummer und -bezeichnung geben an, nach welchem Schlüssel die Kosten aufgeteilt werden. Der Schlüssel­wert gibt den Gesamtwert des Schlüssels an (z.B. den Gesamtwert der Nutzquadratmeter). Han­delt es sich um eine Aufteilung auf Bestandnehmerebene, ist dies in der Spalte BN-Nummer zu er­kennen. In der Spalte Zinssatz werden für Kalkulationskomponenten, die über Eigenmittel bzw. Dar­lehen finanziert werden, die Prozentsätze der errechneten Annuität hinterlegt. Das Betrag KZ ist der Schlüssel, mit dem die Basis multipliziert wird, um den Jahresbetrag zu erhalten. Bei be­stimm­ten Positionen handelt es sich aber um den Schlüsselverweis in der Verwaltungskosten­tabelle.

Reiter Abrechnungsschlüssel BK und IK

In diesen Reitern ist hinterlegt, welche Kostenarten mit welchen Schlüsseln aufgeteilt werden und wel­chen Gesamtwert diese Schlüssel haben. Auch diese Daten werden aus d+ RW importiert. Um die entsprechenden Informationen anzuzeigen, wählen Sie das Jahr und das ArtKZ und klicken Sie auf anzeigen. Ursprünglich wurden die BK- und IK-Kostenarten in den beiden Reitern getrennt auf­geführt. Durch die Auswahl des ArtKZ ist ein Reiterwechsel nun eigentlich nicht mehr nötig.

Kostenaufteilungsvermerk

In diesem Dialog werden Kostenaufteilungen hinterlegt. Diese dienen den Sachbearbeitern als Re­fe­renz und werden nicht automatisch bei Abrechnungen gezogen.

Die Nummer wird vom System vergeben. Im Feld Geschäftsbereich kann die betroffene Abteilung hin­terlegt werden. Außerdem können Sie ein Datum und den Bearbeiter mit dem entsprechenden Zeichen angeben. Den Vermerktyp können Sie aus einer Liste auswählen. Wenn Sie dort weitere Ein­träge benötigen, können Sie diese in den Status aller Art in den Grundeinstellungen (OM Allge­mein) hinzufügen. Wählen Sie dort die Tabelle Kostenaufteilung und die Gruppe Vermerktyp aus und machen Sie die gewünschten Ergänzungen. Dazu sind möglicherweise Administratorrechte erforderlich.

In den Feldern Verteiler können Sie die Kollegen eintragen, die einen Ausdruck des Vermerks er­hal­ten sollen. Die Namen werden entsprechend auf dem Bericht vermerkt. Mit Klick auf Werte spei­chern werden die aktuellen Werte im Zwischenspeicher gespeichert und können dann z.B. in einem neuen Aufteilungsvermerk geladen werden.

Die Eingaben im Bereich Hinweise / Besonderheiten werden ebenfalls auf dem Bericht angedruckt.

Die Objekte, die vom hier angelegten Aufteilungsvermerk betroffen sind, können Sie im Bereich zu­geordnete Objekte zuweisen oder entfernen. Mit Klick auf zum Objekt gelangen Sie zu den De­tails des markierten Objekts. Der Aufteilungsvermerk ist von allen hier hinterlegten Objekten aus über den Menüpunkt Aufteilungsschlüssel / Abrechnungsvermerke im Objektmenü zu erreichen.

Im unteren Bereich können Sie die eigentlichen Aufteilungsschlüssel hinterlegen. Nach Klick auf hin­zufügen oder bearbeiten wird ein zusätzlicher Dialog geöffnet.

Hier können Sie zu einer Kostenaufteilung die Kostenart, den Kostenteiler (also den Schlüssel) und eine Gruppe wählen. Wenn Sie dort weitere Einträge benötigen, können Sie diese in den Status al­ler Art in den Grundeinstellungen (OM Allge­mein) hinzufügen. Wählen Sie einfach die Tabelle Kos­ten­aufteilung und die jeweilige Gruppe aus und machen Sie die gewünschten Ergänzungen. Bei der Auswahl des Kostenteilers sind weiterhin die dazu passenden Datenspalten der Objekttabelle hin­ter­legt. Somit wird, wenn Sie einen Kostenteiler auswählen, der entsprechende Wert des Kosten­tei­lers aus dem gewählten Objekt im Feld Wert eingetragen. Die Bautengruppe wird von den zuge­ordneten Objekten übernommen. Außerdem können Sie im unteren Bereich Einheiten hinzufügen und damit die Kostenaufteilung auf bestimmte Einheiten einschränken bzw. bestimmte Einheiten von der Kostenaufteilung ausnehmen.

Der Text, den Sie im Feld Bemerkung eintragen, wird im Bericht angedruckt. Diesen Bericht über die hinterlegten Aufteilungs­schlüs­sel, den Sie beispielsweise als Ak­ten­vermerk archivieren können, kön­nen Sie über die Schaltfläche Bericht im Kos­tenaufteilungs­ver­merk drucken. Sie haben dabei die Auswahl, ob Sie zu­nächst eine Vor­schau sehen wollen, den Bericht di­rekt drucken wollen oder ob der Be­richt als pdf-Datei ge­spei­chert wer­den soll. In der Vor­schau haben Sie dann u.a. ebenfalls die Möglich­keit, den Bericht zu dru­cken und in verschiedenen Formaten zu speichern.

Berechtigungen

53021 Objektmenü Eintrag Aufteilungsschlüssel (Objektmenü)
Diese Berechtigung aktiviert den Eintrag Aufteilungsschlüssel im Objektmenü.

6000 Berechtigungskategorie für das Modul Aufteilungsschlüssel
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer im Modul Aufteilungsschlüssel Vermerke anlegen, bear­bei­ten oder löschen.

6001 Vermerke bei Aufteilungsschlüssel lesen
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer die Vermerke im Modul Aufteilungsschlüssel lesen.

6002 BK und Kalkschlüssel verändern
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer die Betriebskosten und Kalkulationsschlüssel um Texte erweitern.

Globale Variablen und Konfigurationstabellen

Dieses Modul wird nicht über globale Variablen und Konfigurationstabellen gesteuert.