Vertrag

Allgemein

In diesem Modul werden die Daten zu Verträgen mit Projekt-, Objekt-, Einheit-, Kreditor- und Per­sonenzuordnung erfasst. Dabei berücksichtigt sind Miet- und Kaufverträge, Wartungsverträge, Kau­tionsverträge, Leasingverträge, Versicherungsverträge, Dienstbarkeitsverträge u.v.m. Neben dem eigentlichen Er­fassen der Vertragskonditionen können Sie auch vorbereitete Verträge erstel­len und ausdrucken. Diese wer­den aus Textbausteinen zusammengestellt, die in beliebiger Rei­hen­folge angeordnet und forma­tiert werden können. Die Textbausteine können außerdem in Textbau­steingruppen und Vertrags­vorlagen geordnet werden, so dass für jeden Mitarbeiter eindeutig ist, welche Bestimmungen wo zur Anwendung kommen. Außerdem können mit diesem System Ände­rungen am Text von Para­grafen an zentraler Stelle nur einmal getätigt werden und es ist nicht wie bei Textverarbeitungs­lösungen nötig, diese Änderungen an vielen Stellen nachzuziehen.

Die Erweiterung des Vertragsmoduls, die die Erstellung von Vertragstexten mithilfe von Textbau­stei­nen ermöglicht, ist von der Vertragsart abhängig. Die Textbausteine werden dabei zu Vorlagen kombiniert, die dann bestimmten Vertragsarten, Objekttypen oder Objekten, und sogar einzelnen Einheiten zugeordnet werden können. Außerdem werden zusätzliche Regis­ter eingeblendet, damit Daten aus dem Objektmanagement in der Vertragsvorlage verwendet werden können.

Sie finden die Verträge im Bereich Rechts- und Vertragswesen des d+ OM:

Außerdem gibt es in der zweiten Lasche des Navigationsbereichs eine Suche nach Verträgen:

Die Textbausteine für Verträge werden in den Grundeinstellungen verwaltet:

Vertragsliste

In diesem Dialog werden alle bereits angelegten Verträge aufgelistet. Eine Suche und ein Filter ermöglichen ein schnelles Auffinden der benötigten Verträge (sie­he Dokumentation Allge­mei­ne Suche und Filter).

Außerdem können Sie im Bereich Suchkriterien verschiedene Checkboxen ak­tivieren, um beispielsweise Kategorien, gekündigte und inaktive Verträge oder Verträge von inaktiven Objekten anzuzeigen. Sollten diese Checkboxen nicht sicht­bar sein, klicken Sie einfach auf den blauen Balken Suchkriterien um diesen aufzuklappen.

Wenn Sie die Vertragsliste aus einem Dialog öffnen, also z.B. über den grünen Pfeil im Infogrid des Personendialogs, werden alle Einschränkungen des Dialogs an die Liste übergeben und unterhalb der Suchkriterien in einem eigenen Be­reich Listeneinschränkungen angeführt. Hier können sie dann für die Suche verwendet und ent­spre­chend angehakt oder deaktiviert werden. Mit der Schaltfläche Alle werden alle Listen­ein­schränkungen ausgewählt bzw. mit der Schaltfläche Keine abgewählt. Sind mehrere Listeneinschränkungen für die Suche ange­hakt, werden diese mit UND verknüpft, d.h. es müssen alle ausgewählten Kriterien zutreffen, um ein Suchergebnis zu erhalten.

Über die Schaltfläche Neu können Sie die Daten für einen neuen Vertrag erfassen. Mit Klick auf die Schaltfläche Detail öffnet sich der Detaildialog zu dem Vertrag, der im Dar­stel­lungsgitter markiert wurde, und die Daten zu diesem Vertrag können bearbeitet werden. Um einen Vertrag zu löschen, markieren Sie den Vertrag im Darstellungsgitter und klicken Sie auf Lö­schen.

Mit der Schaltfläche Aktualisieren werden die Daten neu geladen. Über Dokumente haben Sie Zugriff auf die Serienbriefvorlagen und das DMS. Mit Klick auf Vorschau / Drucken können Sie alle vorher markierten Verträge ausdrucken, sofern eine Vertragsvorlage hinterlegt ist.

Vertragsdetails

In diesem Dialog werden alle nötigen Informationen zu einem Vertrag erfasst. Im Normalfall be­steht der Dialog aus 5 Registern. Wird im ersten Register aber eine Vertragsvorlage aus­ge­wählt, mit deren Hilfe ein Vertragstext gedruckt werden kann, werden weitere Register eingeblendet.

Im Detaildialog für Verträge finden Sie folgende Schaltflächen:

Mit Klick auf Neu wird der aktuelle Dialog geschlossen und ein leerer Detaildialog geöffnet. Ände­rungen und Eingaben im aktuellen Dialog werden dabei verworfen.

Über Löschen wird der aktuell geöffnete Datensatz entfernt.

Die Schaltfläche Dokumente bietet Zugriff auf die Serienbriefvorlagen und das DMS.

Mit Klick auf Aktionen können Sie den Vertrag kopieren, einen Bildschirmausdruck des Dialogs erstellen (Dialog drucken) oder alle Vertragsdaten neu laden (Letzteres ist nur mit zugeordneter Vertragsvorlage möglich). Außerdem ist es möglich, die Ände­rungs­historie einzusehen. Hier wird automatisch protokolliert, welche Feldwerte durch welchen Benutzer wann geändert wurden.

Über Navigation gelangen Sie zum Objekt, zur Einheit und zur Personenzuordnung / zum Be­stands­verhältnis (sofern zugeordnet).

Mit Klick auf Drucken wird ein Vertrag erstellt und in der Vorschau geöffnet, sofern im ersten Re­gister eine Vertragsvorlage ausgewählt wurde. Ist dort keine Vorlage gewählt, wird die Schalt­flä­che ausgeblendet. Sie können dann noch wählen, ob der Vertrag mit oder ohne Unternehmens­kopf, Seitennummerierung und Barcode gedruckt werden soll.

Register Allgemein

In diesem Register werden die Grunddaten eines Vertrages eingegeben. Dies ist zunächst die Be­zeichnung. Die Vertragsnummer wird vom System vergeben und ist immer eindeutig. Jeder Ver­trag kann zwei Vertragsarten (1 ist die Hauptzuordnung und 2 die Unterart) haben. So ist es zum Beispiel möglich, Mietverträge für Wohnungen, Garagen, Abstellplätze usw. nochmals zu unter­scheiden oder Wartungsverträge nach den zu wartenden Gegenständen zu unterteilen. Die Aus­wahllisten beider Felder können Sie wie folgt editieren: Im Haupt­me­nü wählen Sie den Bereich Grundein­stellun­gen - OM Allgemein und klicken Sie dann auf Status al­ler Art. Wählen Sie die Ta­belle Vertrag und die Gruppe Art bzw. Unterart. Durch Anklicken der Schaltfläche Hinzufügen kön­nen Sie nun be­liebig viele Auswahlmöglichkeiten erfassen. ACHTUNG! Die Versicherungskategorien werden nur dann angezeigt, wenn im Feld Vertrag Art (1) der Text „versicherung“ enthalten ist.

Im Feld Urkategorie können Sie noch weitere Ergänzungen zur Art des Vertrages machen. Außer­dem können Sie rechts daneben für Versicherungsverträge zu­sätzlich die Versicherungs­kate­go­rie(n) markieren. Diese werden in einer eigenen Tabelle zusam­men­gestellt (siehe Versicherungskategorien).

Es folgt die Auswahl einer Vertragsvorlage. Diese werden verwendet, um nicht nur die Verträge als Datensätze anzulegen, sondern auch eigene Vertragstexte zu erstellen, zum Beispiel für Mietver­träge. Nach Aktivierung der Option können Sie mit Klick auf den Auswahlbutton eine Vorlage auswählen, die zur gewählten Vertragsart angelegt wurde (siehe Vertragsvorlagen). Neben der Aus­wahl über die Vertragsart kann eine Vertragsvorlage für alle Objekte oder nur für bestimmte gel­ten. Sie kann sogar für eine bestimmte Einheit eines Objekts gelten oder aber für bestimmte Ty­pen oder Verrechnungseinheiten von Objekten (siehe Vertragsvorlagendetails). Je nach den Zuordnungen von Ob­jekt und Einheit für den Vertrag wird die Auswahlliste der Vor­lagen nach Relevanz sortiert nach­dem Sie diese über geöffnet haben:

Passendere Verträge finden sich weiter oben in der Liste, ihr Wert in der Spalte Rang ist kleiner. Optimal (Wert = 1) ist eine Übereinstimmung von Objekt und Einheit. Zusätzlich zur Spalte Rang gibt es die Spalte Rang Beschreibung, in der Sie die Übereinstimmung als Text finden. Es werden trotz dieser Sortierung der Vorlagen nach Relevanz aber immer alle Vertragsvorlagen der Vertrags­art angezeigt. Per Doppelklick können Sie eine Vorlage auswählen. Dadurch werden außerdem wei­tere Register freige­schaltet. Über die Schaltfläche Bearbeiten kann die Vertragsvorlage editiert werden. Es wird der entspre­chende Dialog geöffnet (siehe Vertragsvorlagendetails). Um den Vertrag zu drucken, klicken sie auf die Schaltfläche drucken ganz unten links.

Anschließend können Sie Zuordnungen zu Projekt, Grundstück, Objekt, Gebäudeteil, Stiegenhaus, Ein­heit, Person etc. ma­chen und Daten zum Vertragsbeginn und -ende, Gebühren, Laufzeit (in Jah­ren), Polizze etc. eintragen. Zur Auswahl einer Verknüpfung klicken Sie auf den Auswahlbutton und wählen Sie dann aus der geöffneten Liste den gewünschten Datensatz aus. Um eine Verknüp­fung wieder zu entfernen, kli­cken Sie auf die rote Schaltfläche neben der Auswahl und mithilfe des Pfeils können Sie zu den Detaildaten der jeweiligen Verknüpfung springen. Bei Versiche­rungs­verträgen wird als Kre­di­tor die Versicherungsgesellschaft ausge­wählt, bei der der Vertrag ab­ge­schlossen wurde. Sind meh­rere Objekte von einem Vertrag be­trof­fen, können diese im Bereich zu­sätzliche Objekte unten rechts zugeordnet werden. Weiters werden die Ver­tragspartner unter be­teiligte Personen als Funktionsträger zugewiesen.

Die Schaltfläche dient zur Erfassung von Terminen und wird in der entsprechenden Doku­men­tation eingehend beschrieben. Nach Eingabe eines Vertragsbeginns und -endes können Sie au­ßer­dem die Laufzeit durch Klick auf die Schaltfläche berechnen lassen.

Schließlich können Sie in den entsprechenden Checkboxen markieren, ob der Vertrag Vorsteuer­ab­zugsberechtigt ist und diesen auf inaktiv setzen. Wenn Sie den Vertrag als abgeschlossen mar­kie­ren, wird dieser gesperrt, eingecheckt und vor Änderungen geschützt. Um ihn dann noch zu bear­bei­ten, wird eine eigene Berechtigung (52104) benötigt.

Im unteren Bereich können Sie Informationen zur Kündigungsfrist und zu einer ggf. gemachten Kündigung des Vertrages hinterlegen.

Auch Vermerke und Tickets können zu einem Vertrag angelegt werden. Im Ticketdetail wird die Verbindung bei den Schritten angezeigt. Zudem gibt es den Job „Service OM Tickets für auslaufende Verträge erstellen“. Mithilfe dieses Jobs können automatisch Tickets aus auslaufenden Verträgen generiert werden, wenn Bedingungen, die in der Konfigurationstabelle „autom. Ticketerstellung zu auslaufenden Verträgen“ (Nr. 9600) getroffen wurden, zutreffen.

Register Index

In diesem Register kann hinterlegt werden, mit welchem Index der Vertrag begonnen hat und wel­chen Index er bei der letzten bekannten Erhöhung hatte. Außerdem wird angezeigt, welche Erhö­hung laut Indextabelle möglich wäre. Grundlage hierfür ist die Eingabe der Indizes im Bereich Rechts- und Vertragswesen - Index des Hauptmenüs.

Nach Auswahl eines Index im Feld Index Bezeichnung können Sie mit der Schaltfläche Auswahl im obersten Bereich die gesamte Liste der gewählten Indextabelle öffnen und den gewünschten Wert auswählen.

Register Info

Hier wird die Möglichkeit geboten, individuelle interne Anmerkungen zum Vertrag zu erfassen. Im unteren Bereich können Sie Vertragsbeilagen hinzufügen, also einen Text, der unter dem Vertrags­text angefügt wird. Dieser kann im linken Bereich per Hand eingegeben werden. Häufig ver­wendete Beilagen können auch in der Konfigurationstabelle 7600 (siehe Konfigurationstabellen) erfasst und dann aus dem rechten Bereich per Doppelklick ausgewählt werden. Deren Name wird dann links ein­gefügt.

Register Verlängerung

Hier können Sie Angaben zu einer Vertragsverlängerung machen. Ist keine Verlängerung ange­ge­ben (Wert = 0), sind die Felder Vertragsende nach Verlängerung und Erinnerungsdatum nach Verlängerung auf der rechten Seite leer. Wird ein Wert für eine Ver­längerung einge­ge­ben, werden die weiteren Daten automatisch berechnet. Das Erinnerungsdatum ist das Datum des Vertragsendes minus Kündigungsfrist und Vorfrist. Vertragsende und Kündi­gungsfrist werden da­bei aus dem ersten Register übernommen. Das Vertragsende nach Verlän­ge­rung ist dann das Ver­tragsende plus Verlängerung und das Erinnerungsdatum nach Verlängerung ist wiederum das Ver­tragsende nach Verlängerung minus Kündigungsfrist und Vorfrist.

Beim Anlegen eines Vertrages kann außerdem bei Bedarf das hinterlegte Vertragsende als Befristung in das Bestandsverhältnis übernommen werden (vorausgesetzt das betreffende Feld im Bestandnehmer wird nicht aus dem d+ RW konvertiert).

Der Ausdruck auslaufende Verträge Erinnerung des Rechts- und Vertragswesens kann dann so kon­fi­guriert werden, dass Verträge mit einem bestimmten Erinnerungsdatum angedruckt werden.

Außerdem gibt es im Actionservice einen Job, der automatische Vertragsverlängerungen durch­füh­ren kann. Damit ein Vertrag durch diesen Job automatisch verlängert wird, müssen folgende Fel­der befüllt sein: Vertragsbeginn, Vertragsende, Laufzeit und Verlängerung. Außerdem darf kein Kün­digungsdatum eingetragen sein. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, wird bei Verträgen, deren Ver­tragsende gekommen ist, das Ende automatisch um die Verlängerungsmonate erhöht. Sollten Sie eine Erinnerung zum Vertragsende erstellt haben, wird diese kopiert und das neue Vertrags­ende eingetragen.

Register Vertrag - Person

Dieses Register wird nur eingeblendet, wenn im ersten Register eine Vertragsvorlage ausgewählt wurde.

In diesem Register können nähere Daten zur ausgewählten Person angezeigt und abgeändert wer­den. Ein Klick auf Daten laden füllt die Felder anhand der im ersten Register zugeordneten Person aus. Sollten Änderungen nötig sein, können Sie diese hier machen, ohne dass diese in die Perso­nenstammdaten übertragen werden. In den Textbausteinen für den Vertrag (siehe Bausteinliste) kön­nen die Datenfelder, die Sie hier sehen, als Platzhalter eingefügt werden. Wird der Vertrag dann für diese Person zusammengestellt, werden die Platzhalter beim Drucken automatisch mit den hier gemachten Angaben der konkreten Person ersetzt. Es ist daher wichtig, dass Sie diese Daten vor dem Drucken des Vertrags laden.

Außerdem können Sie einen Sachwalter hinterlegen. Wählen Sie diesen mit Klick auf aus der Personenliste aus. Die Adresse wird automatisch im entsprechenden Feld hinterlegt.

Register Vertrag - Einheit

Dieses Register wird nur eingeblendet, wenn im ersten Register eine Vertragsvorlage ausgewählt wurde.

In diesem Register können nähere Daten zur ausgewählten Einheit angezeigt und abgeändert wer­den. Ein Klick auf Daten laden füllt die Felder anhand der im ersten Register zugeordneten Einheit aus. Ausstattungen der Einheit können Sie außerdem über die Schaltfläche aus Ausstattung laden. Soll­ten Änderungen nötig sein, können Sie diese hier machen, ohne dass diese in die Einhei­ten­stamm­daten übertragen werden. In den Textbausteinen für den Vertrag (siehe Bausteinliste) kön­nen die Datenfelder, die Sie hier sehen, als Platzhalter eingefügt werden. Wird der Vertrag dann für die gewählte Einheit zusammengestellt, werden die Platzhalter beim Drucken automa­tisch mit den hier gemachten Angaben der konkreten Einheit ersetzt. Es ist daher wichtig, dass Sie diese Da­ten vor dem Drucken des Vertrags laden.

Außerdem können Sie mehrere Schlüsselwerte eingeben, die ebenfalls als Datenfelder in den Text­bausteinen zur Ver­fügung stehen.

Im unteren Bereich wird der Sachwalter / die Sachwalterin eingeblendet.

Register Vertrag - Objekt

Dieses Register wird nur eingeblendet, wenn im ersten Register eine Vertragsvorlage ausgewählt wurde.

In diesem Register können nähere Daten zum ausgewählten Objekt angezeigt und abgeändert wer­den. Ein Klick auf Daten laden füllt die Felder anhand des im ersten Register zugeordneten Ob­jekts aus. Sollten Änderungen nötig sein, können Sie diese hier machen, ohne dass diese in die Ob­jektstammdaten übertragen werden. In den Textbausteinen für den Vertrag (siehe Bausteinliste) kön­nen die Datenfelder, die Sie hier sehen, als Platzhalter eingefügt werden. Wird der Vertrag dann für das gewählte Objekt zusammengestellt, werden die Platzhalter beim Drucken automa­tisch mit den hier gemachten Angaben des konkreten Objekts ersetzt. Es ist daher wichtig, dass Sie diese Da­ten vor dem Drucken des Vertrags laden.

Außerdem können Sie mehrere Schlüsselwerte eingeben, die als Datenfelder in den Textbau­stei­nen zur Ver­fügung stehen.

Im Bereich Objekt Eigentümer finden Sie Daten wie Name, UID, Telefonnummer, Adresse und Bankverbindungsdetails des Eigentümers des im Vertrag angegebenen Objektes.

Rechts können Sie Kostenaufteilungen hinterlegen oder aus der Liste der Aufteilungsvermerke (Schaltfläche Kostenaufteilung laden) laden.

Register Vertrag - Ausstattung

In diesem Register können Sie durch Klick auf hinzufügen Ausstattungen von der Einheit oder ma­nu­ell laden. Über von Einheit laden werden alle Ausstattungen der Einheit in den Vertrag importiert, wohingegen über die Globale Variable GLOBAL_MIETVERTR_IMPORT_AUSSTATTUNGSGRUPPE der Import auf eine Ausstattungsgruppe eingeschränkt werden kann.

In den Textbausteinen für den Vertrag (siehe Bausteinliste) können diese Ausstattungen dann als Platz­hal­ter eingefügt werden, sofern Ausstattungen dafür eine Rolle spielen. Wird der Vertrag dann für die gewählte Einheit zusammengestellt, werden die Platzhalter beim Drucken automa­tisch mit den hier gemachten Angaben der Ausstattungen ersetzt.

Register Vertrag - Firma

Dieses Register wird nur eingeblendet, wenn im ersten Register eine Vertragsvorlage ausgewählt wurde.

Wurde im ersten Register eine Verknüpfung mit einer Firma gemacht, können deren Details für die Weiterverwendung im Vertrag hier angezeigt und geändert werden. Ein Klick auf Daten laden füllt die Felder aus. Sollten Änderungen nötig sein, können Sie diese hier machen, ohne dass diese in die Firmenstammdaten übertragen werden. In den Textbausteinen für den Vertrag (siehe Bausteinliste) können die Datenfelder, die Sie hier sehen, als Platzhalter eingefügt werden. Wird der Vertrag dann für die gewählte Firma zusammengestellt, werden die Platzhalter beim Drucken automa­tisch mit den hier gemachten Angaben der konkreten Firma ersetzt. Es ist daher wichtig, dass Sie diese Daten vor dem Drucken des Vertrags laden.

Register Vertrag – Interessent

Dieses Register wird nur eingeblendet, wenn im ersten Register eine Vertragsvorlage ausgewählt wurde.

Wurde im ersten Register eine Verknüpfung mit einer Kündigung gemacht, können die Daten des dort hinterlegten Interessenten für den Vertrag geladen werden. Ein Klick auf Daten laden füllt die Felder aus. Sollten Änderungen nötig sein, können Sie diese hier machen, ohne dass diese in die De­tails zum Wohnungswechsel oder in die Stammdaten des Interessenten über­tra­gen werden. In den Textbausteinen für den Vertrag (siehe Bausteinliste) können die Datenfelder, die Sie hier sehen, als Platzhalter eingefügt werden. Wird der Vertrag dann zusammengestellt, werden die Platzhalter beim Drucken automa­tisch mit den hier gemachten Angaben ersetzt. Es ist daher wichtig, dass Sie diese Daten vor dem Drucken des Vertrags laden bzw. ergänzen.

Register Vertrag - Neuvergabe

Dieses Register wird nur eingeblendet, wenn im ersten Register eine Vertragsvorlage ausgewählt wurde.

Wurde im ersten Register eine Verknüpfung mit einer Kündigung oder Neuvergabe gemacht, kön­nen die dort für den Nachmieter berechnete Miete, Kaution, etc. für die Weiterverwendung im Ver­trag hier ange­zeigt und geändert werden. Die Felder sind dabei genauso eingeblendet und an­geordnet wie im Bestandnehmerwechsel, festgelegt in der Konfigurationstabelle 93110 (siehe Konfigurationstabellen). Ein Klick auf Daten laden füllt die Felder aus. Sollten Änderungen nötig sein, können Sie die­se hier machen, ohne dass diese in die Details zum Woh­nungs­wechsel über­tra­gen werden. In den Textbausteinen für den Vertrag (siehe Bausteinliste) können die Datenfelder, die Sie hier sehen, als Platz­halter eingefügt werden. Wird der Vertrag dann für die gewählte Kündi­gung / Neuvergabe zu­sam­mengestellt, werden die Platzhalter beim Drucken auto­ma­tisch mit den hier gemachten An­ga­ben ersetzt. Es ist daher wichtig, dass Sie diese Daten vor dem Drucken des Vertrags laden.

Außerdem können Sie 3 Finanzierungsbeiträge eingeben, die ebenfalls über Platzhalter im Vertrag ein­gebunden werden können.

Für Verträge, die nicht mit einem Wohnungswechsel (Kündigung) verknüpft sind, werden die Vorschreibungsdaten im folgenden Register berechnet bzw. aus dem d+ RW importiert.

Register BN-Vorschreibung

Dieses Register wird nur eingeblendet, wenn im ersten Register eine Vertragsvorlage ausgewählt wurde.

In diesem Register werden die Vorschrei­bungsdaten importiert, sofern diese nicht im vorherigen Register von den Daten der Kündigung / Neuvergabe übernommen wurden.

Die Vorschreibungsdaten können aus d+ RW importiert oder manuell erfasst werden, und werden in der Vertragsvorlage durch Hinzufügen des Bausteins Komponente übernommen (siehe Register Bausteine).

Für den Import aus d+ RW ergänzen Sie ggf. die fehlenden Angaben zum Bestandsverhältnis und das Vorschreibungsdatum und klicken Sie auf Import. Dabei haben Sie die Wahl, ob die Daten aus dem Domizil Testmandanten oder aus einem der Echt-Mandanten übernommen werden sollen.

Die manuelle Erfassung der Vorschreibungsdaten erfolgt mithilfe der Schaltflächen auf der rech­ten Seite. Mit Hinzufügen können Sie Komponenten mit verschiedenen Steuersätzen hinzufügen. Den Namen der Komponente sowie Wert, Sortierung und weitere Angaben können Sie direkt in der Lis­te machen. Um eine Komponente zu entfernen, markieren Sie diese in der Liste und klicken Sie auf Löschen. Berechnen aktualisiert die Vorschreibungssumme, indem die Werte addiert und die je­weiligen Steuersätze berechnet werden.

Register individuelle Felder

Individuelle Felder sind weitere Felder, die in den Standardmasken der Dialoge des d+ OM nicht vor­gesehen sind. Diese sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und werden von den jeweiligen Administratoren angelegt und verwaltet. In diesem Register können Sie nicht nur die individuellen Felder des Vertrags-, sondern auch die der Objekt-, Einheits-, Per­sonen-, Interessenten- und Wohnungsvergabemodule einsehen und bearbeiten. Achtung: Wenn Sie die Angaben in den Feldern von Ob­jekt, Einheit, Person, Interessent und Wohnungsvergabe ändern, hat das Auswirkungen in den jeweiligen Dialogen. Außerdem können die individuellen Felder des Vertrags auch nur für bestimmte Vertragsarten angelegt wer­den. Um alle individuellen Felder des Vertrags­moduls anzuzeigen, aktivieren Sie deshalb die Funk­tion Einschränkung aufheben über der Liste der individuellen Felder.

Register Vermerke

Hier werden alle Vermerke angezeigt, die laut Konfigurationstabelle 93109 (siehe Konfigurationstabellen) für Ver­träge Relevanz haben. Achtung: Dabei wird nicht auf den spezifischen Vertrag eingeschränkt, den Sie gerade geöffnet haben. Stattdessen findet eine Einschränkung auf bestimmt Vertragsthemen statt.

Außerdem können Sie über die Suchkriterien auf verschiedenste Art und Weise filtern, welche Vermerke Sie angezeigt haben wollen. Dabei können Sie über Objekt, Stiegenhaus, Einheit, Person, Bestandverhältnis, Kreditor, Projekt, Grundstück, Vertrag, Schaden, Arbeit, Interessent, Abstimmung, Mitglied, Event, Mangel und Bestandnehmer einschränken.

Vertragsvorlagen

Im d+ OM bestehen die Verträge aus Vertragsvorlagen, die sich wiederum aus Textbausteinen zusammensetzen. Textbausteine sind meist einzelne Para­grafen oder Absätze von Paragrafen, die dann zu Bausteingruppen zusam­mengefasst werden (siehe Textbausteine und Bausteingruppen).

In den Vertragsvorlagen werden Textbausteine und -bausteingruppen zu Verträgen kombiniert und den Objekten zugeordnet. Dabei ist es möglich, Standardverträge für alle Objekte oder Ver­trä­ge für einzelne Objekte oder Bestandseinheiten zu erstellen. Bei der Auswahl einer Vorlage für ei­nen konkreten Vertrag werden die Vorlagen entsprechend nach Zuordnungen zu bestimmten Ein­heiten, Objekten oder Objekttypen sortiert (siehe Zusammenfassung: Vertrag erstellen und drucken am Beispiel Mietvertrag).

Um eine Vertragsvorlage zu erstellen und für einen Vertrag zu verwenden, müssen Sie zu­nächst die Textbausteine und -bausteingruppen anlegen (siehe Textbausteine und Bausteingruppen). Um eventuelle Fehler zu verhindern, ist es nicht möglich, einen Vertragsbaustein mehrfach einer Bausteingruppe zuzuordnen. Außerdem kann eine Bausteingruppe auch nicht mehrfach einer Vertragsvorlage zugewiesen werden. Die Vertragsbausteine und die Vorlagen finden Sie im Bereich Grundeinstellungen des Hauptmenüs, im Ordner Vertrag Baustein:

Vertragsvorlagenliste

Hier werden die bereits erfassten Vertragsvorlagen angezeigt. Für eine bessere Übersichtlichkeit stehen Ihnen Suche und Filter zur Verfügung.

Über die Schaltflächen Neu, Detail und Kopieren können Sie neue Datensätze erstellen oder vor­handene editieren bzw. duplizieren. Mit Klick auf Neu oder Bearbei­ten gelangen Sie zum Detail­dia­log der Vertragsvorlage (siehe folgendes Kapitel). Mit Klick auf Lö­schen können Sie eine markierte Vorlage entfernen. Klicken Sie auf Aktualisieren wird die Liste neu geladen.

Vertragsvorlagendetails

Im Detaildialog zur Vertragsvorlage werden die Zuordnungen zum Vertrag gemacht, sowie die zu verwendenden Bausteingruppen und Bausteine definiert. Mit den Schaltflächen Löschen und Vor­schau im unteren Bereich können Sie die aktuelle Vertragsvorlage entfernen oder eine Vorschau des fertigen Vertrags betrachten, wobei natürlich verwendete Datenfelder, Komponenten und Platzhalter nicht ersetzt werden.

Register Detail

Im Register Detail kann eine Kurzbezeichnung für den Vertrag definiert werden, die im Bereich Text noch spezifiziert werden kann. Dies erleichtert es, den betreffenden Vertrag später wiederzu­fin­den und zuzuordnen. Weiters kann hier die Ver­trags­art festgelegt werden. Diese Auswahl ist wich­tig, denn bei der Auswahl einer Vorlage für einen Vertrag werden nur die Vorlagen angezeigt, die für die entsprechende Vertragsart angelegt wurden. Die Vertragsarten entsprechen der Ver­trags­art (1) im ersten Register der Vertragsdetails (siehe Register Allgemein). Rechts neben der Vertragsart können Sie die Vorlage inaktiv setzen oder einstellen, und dass ungültige Beistriche entfernt werden. Außerdem können Sie darunter eine Vertragsunterart auswählen.

Weiterhin können Sie eine Vorlage für be­stimmte Objekttypen, Verrechnungseinheiten, Objekte oder Einheiten einschränken. Über die Box auf der rechten Seite können auch mehrere Objekte zu­geordnet werden. Bei der spä­te­ren Aus­wahl einer Vertragsvorlage zu einem Vertrag erscheinen die­se dann in der Auswahlliste gereiht nach Relevanz. Ist eine Vertragsvorlage zur gewählten Ein­heit vorhanden, hat diese immer Vorrang vor Vorlagen zum Objekt, Objekttypus oder Standard­verträgen.

Register Bausteine

In diesem Register werden die verschiedenen Bausteine zum Vertrag zusammengebaut. Hierfür ist der Dialog in mehrere Bereiche unterteilt: Links werden die Bausteine und Bausteingruppen zu­sam­mengesetzt, während Sie rechts eine Vorschau des Vertrags sehen können (die Vorschau funktioniert erst, wenn Sie unten über den Button Vorschau einen Vertrag aus der sich öffnenden Liste ausgewählt haben). Oben links finden Sie die Bausteingruppen, die für den Vertrag aus­ge­wählt wurden. Im unteren linken Bereich wer­den die den Gruppen zugehörigen Bausteine angezeigt. Mit Markierung einer anderen Gruppe än­dert sich somit auch die Anzeige im unteren Bereich, so dass die Bausteine der neuen Gruppe an­ge­zeigt werden. Außer­dem sehen Sie unter der Bausteinliste jeweils eine Vorschau des aktuell markierten Bausteins. Sämtliche Bausteine und Gruppen werden am Ende in der Reihenfolge an­ge­druckt, in der Sie in diesen Listen angezeigt werden (Gruppe 1, Bausteine der Gruppe 1, Gruppe 2, Bausteine der Grup­pe 2, usw.). Um diese zu ändern, verwenden Sie die Schaltflächen Anfang, Vorher, Nachher und Ende neben der jeweiligen Liste.

Die Vorschau des Vertrags auf der rechten Seite wird aktiviert, wenn Sie unten auf Vorschau kli­cken und dann einen Vertrag aus der Vertragsliste auswählen (damit Platzhalter im Text ersetzt werden können). Unter der Vorschau können Sie weitere Einstellungen zum Vertrag tätigen. Ha­ben Sie Änderungen an Bausteinen oder an den Parametern gemacht, können Sie die Vorschau durch Klick auf Vorschau oder durch Klick auf den Aktualisieren Button in der Vorschau selber neu laden.

Bausteingruppen

In den Bausteingruppen scheinen alle diesem Vertrag zugeordneten Bausteingruppen auf. Über die Schaltfläche Hinzufügen haben Sie die Möglichkeit, vordefinierte Gruppen (siehe Textbausteine und Bausteingruppen) mit oder ohne den zugehörigen Bausteinen dem aktuellen Vertrag zuzuordnen. Die Auswahl Grup­pe (indiv) bietet Ihnen die Mög­lichkeit, Bausteingruppen zu erstellen, die lediglich in diesem Ver­trag existieren, und nicht global für andere Vertragsvorlagen verfügbar sind.

Über Bearbeiten gelangen Sie zum Detaildialog der markierten Bausteingruppe (siehe Bausteingruppendetails). Löschen entfernt die markierte(n) Bausteingruppe(n) aus der Vertragsvorlage, diese stehen aber selbst­ver­ständlich noch in der Bausteingruppenliste für andere Verträge zur Verfügung.

Die Schaltflächen Anfang, Vorher, Nachher und Ende werden, wie bereits erwähnt, zur Änderung der Reihenfolge der Bausteingruppen verwendet.

Bausteine

Über die Schaltfläche Hinzufügen im unteren Bereich haben Sie die Möglichkeit, zur selektierten Gruppe weitere Bausteine hinzuzufügen. Neben klassischen Textbausteinen, die auch bereits bei den Bausteingruppen selber angelegt werden können (siehe Bausteinliste), haben Sie dabei noch wei­tere Möglichkeiten: Baustein (indiv) bietet Ihnen die Möglichkeit, Bausteine zu erstellen, die ledig­lich in diesem Vertrag existieren und nicht global verfügbar sind. Neue Seite fügt einen Seiten­um­bruch in den Vertrag ein. Komponenten fügt die im Vertragsdialog definierten Komponenten ein. Beim Mietvertrag handelt es sich dabei zum Beispiel um die Angaben der Vorschreibung aus der Buchhaltung, die im Re­gister BN-Vorschreibung der Vertragsdetails zusammengestellt werden (sie­he Register BN-Vorschreibung). Über Bearbeiten gelangen Sie zum Baustein Detaildialog. Löschen entfernt die mar­kier­ten Bau­steine aus dem Vertrag.

Die Schaltflächen Anfang, Vorher, Nachher und Ende werden, wie bereits erwähnt, zur Änderung der Reihenfolge der Bausteine verwendet.

Register Ebenen

In diesem Register können Sie Formatierungen für insgesamt fünf Textebenen festlegen. Die Bau­stein­gruppen entsprechen immer der Ebene 1, bei den einzelnen Textbausteinen können Sie die Ebe­nen 2-5 beliebig zuordnen.

Für jede Ebene können Sie Texteinzüge und Breite von Nummern- und Textfeldern festlegen. Links gibt dabei immer den Abstand vom Standardseitenrand an. Ist keine Breite angegeben, wird das ent­sprechende Feld (Nummer oder Text) nicht angedruckt. Bei einem Zeilenumbruch im Text mit ak­tiviertem Nummernfeld wird der Text im Textfeld untereinander geschrieben.

Haben Sie dagegen die Option Nummerierung im Text aktiviert, wird die Nummerierung in das Text­feld eingefügt und Text wird bei einem Zeilenumbruch weiter linksbündig, also unter der Num­merierung fortgesetzt.

Jeder Baustein bzw. jede Bausteingruppe muss einzeln für die Nummerierung markiert werden. Ak­tivieren Sie dazu die entsprechende Checkbox in den Bausteingruppen- bzw. Bausteindetails (siehe Bausteingruppendetails und Register Allgemein).

Register Verträge

Wenn Sie diesen Register anklicken, wird in einem neuen Fenster die Vertragsliste geöffnet und auf alle Verträge eingeschränkt, die die aktuelle Vertragsvorlage verwenden.

Textbausteine und Bausteingruppen

Im d+ OM bestehen die Verträge aus Vertragsvorlagen (siehe Vertragsvorlagen), die sich wiederum aus Textbausteinen zusammensetzen. Textbausteine sind meist einzelne Para­gra­fen oder Absätze von Paragrafen, die dann zu Bausteingruppen zusam­mengefasst werden. In den Bausteingruppen wird die Überschrift für eine Textbau­stein­gruppe festgelegt (also z.B. die Über­schrift eines Paragrafen). Die Bausteingruppen wiederum werden dann in den Vorlagen eingesetzt und beliebig kombiniert, wobei es dort auch möglich ist, einzelne Bausteine einer Baustein­grup­pe zu entfernen oder zu verändern. Somit können Paragrafentexte zum einen zentral verwaltet und bei Bedarf verändert werden, so dass Textänderungen nicht in jedem einzelnen Vertrag gemacht werden müssen. Gleichzeitig bietet das System der Textbausteine höchste Flexibilität bei der Zu­sammenstellung individueller Vertragstexte.

Bitte beachten Sie: Die Textbausteine für das Vertragsmodul sind nicht zu verwechseln mit den Textbausteinen für die Serienbriefe. Diese werden im Menü Einstellungen - Vorlagen verwaltet.

Um eine Vertragsvorlage zu erstellen und für einen Vertrag zu verwenden, müssen Sie also zu­nächst die Textbausteine und -bausteingruppen anlegen. Diese und die Vorlagen finden Sie im Bereich Grundeinstellungen des Hauptmenüs, im Ordner Vertrag Baustein:

Die Bausteingruppenliste

Sie erreichen die Bausteingruppenliste über den Punkt Bausteingruppenliste im Hauptmenü.

Hier werden die einzelnen Bausteingruppen (Vertragspunkte, Paragrafen, etc.) im oberen und die dazugehörigen Bausteine (Unterpunkte, Absätze, etc.) im unteren Bereich angezeigt. Wenn Sie al­so oben eine andere Bausteingruppe markieren, wechseln unten auch die Bausteine. Außer­dem sehen Sie unter der Bausteinliste jeweils eine Vorschau des aktuell markierten Bausteins. Hat eine Bausteingruppe keine Bausteine, wird sie im Vertrag nicht angedruckt. Für eine bes­se­re Übersicht­lich­keit stehen Ihnen Suche und Filter zur Verfügung und auf der rechten Seite können Sie auf eine Ver­trags­art einschränken und somit nur die Bausteingruppen und Bausteine einer bestimmten Vertragsart einsehen.

Über die Schaltflächen Neu, Bearbeiten und Löschen im oberen Bereich können Sie neue Baustein­gruppen erstellen oder vorhandene editieren bzw. entfernen. Mit Klick auf Neu oder Bearbeiten gelangen Sie zum Detaildialog der Bausteingruppe (siehe unten).

Im unteren Bereich scheinen die zu dieser Gruppe erstellten Bausteine für die markierte Gruppe auf. Über die Schaltflächen Neu, Bearbeiten und Löschen können Sie neue Bausteine erstellen oder vorhandene editieren bzw. entfernen. Mit Klick auf Neu oder Bear­beiten bzw. mit Doppelklick auf einen Baustein gelangen Sie zum Detaildialog der Textbausteine (sie­he Bausteindetails).

Außerdem können Sie hier die Sortierung der Textbausteine festlegen. Diese werden gemäß ihrer Sortierung in dieser Liste auf dem Vertrag angedruckt, können aber in einzelnen Vertragsvorlagen noch einmal umsortiert werden. Mit den nebenstehenden Schaltflächen An­fang, Vorher, Nachher und Ende können Bausteine nach oben oder unten verschoben werden.

Über die Schaltfläche Schnellformatierung kann eine Formatierung für alle gewählten Bausteine ein­heit­lich geändert werden, ohne jeden Datensatz einzeln bearbeiten zu müssen. Dafür wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die Schrift­art, ‑größe, -farbe, sowie die Textausrichtung und die At­tri­bute fett, kursiv und unterstrichen festlegen können. Außerdem können die Bau­steine für eine Num­merierung markiert werden.

Bausteingruppendetails

Im Detaildialog der Bausteingruppe kann die Überschrift für einen aus den Textbausteinen bestehenden Text­block eingegeben und formatiert werden.

Geben Sie zunächst eine Kurzbezeichnung für die Gruppe ein und wählen Sie die Vertragsart. Die Ein­träge für das Auswahlfeld Thema können über die Status aller Art definiert werden. Öffnen Sie diese über den Punkt Grundeinstellungen - OM Allgemein im Hauptmenü und wählen Sie dann die Ta­belle Vertrag und die Gruppe Bausteingrup­pen Thema. Nun können Sie die Einträge über die Schalt­flächen Hinzufügen und Entfernen editie­ren. Sollten diese beiden Schaltflächen ausgegraut sein, müssen Sie eventuell unter der Liste auf Bearbeiten klicken. Schließlich können Sie eine Sor­tie­rung eingeben.

Es folgt die Formatierung und Eingabe der Überschrift für die Bausteingruppe. Der Text wird im gro­ßen Eingabefeld in der Mitte des Dialogs eingegeben, darüber können Sie die Schrift­art, -größe, -farbe, sowie die Textausrichtung und die Attribute fett, kursiv und unterstrichen fest­legen. Die Check­box Nummerierung regelt, ob die Überschrift dieser Gruppe am Vertrag mit einer Num­me­rie­rung versehen werden soll (siehe Register Ebenen). Durch Aktivieren der Checkbox Neue Seite wird beim Einsetzen dieser Bausteingruppe immer eine neue Seite begonnen. Über Zusammenhal­ten kön­nen Sie festlegen, dass alle Bausteine und die Überschrift der Gruppe gemeinsam auf einer Seite erscheinen.

Bausteinliste

In der Bausteinliste finden Sie alle Textbausteine des Vertragsmoduls. Sie können nach diesen Su­chen und Filtern. Auch die Gruppen, denen die Bausteine zugeordnet sind, werden mit ange­zeigt. Im unteren Bereich des Dialogs sehen Sie eine Vorschau des Bausteintextes. Durch Doppelklick oder Klick auf Bearbeiten können Sie einen Baustein öffnen und editieren (siehe folgendes Kapitel).

Bausteindetails

Register Allgemein

Wie auch im Detaildialog zur Bausteingruppe werden hier der anzudruckende Text sowie dessen For­matierung definiert. Die Kurzbezeichnung wird nicht gedruckt und dient lediglich der Identi­fi­ka­tion des Bausteins innerhalb der Gruppe bzw. Vorlage. Der eigentliche Text wird im unteren Be­reich Text eingegeben. Für die Formatierung haben Sie die gleichen Möglichkeiten wie bereits in der Bausteingruppe beschrieben: Schrift­art, ‑größe, -farbe, sowie die Textausrichtung und die At­tribute fett, kursiv und unterstrichen. Diese gelten global für den gesamten eingegebenen Text. Wenn Sie dagegen nur einzelne Textabschnitte anders formatieren wollen, markieren Sie den gewünsch­ten Text und klicken Sie auf die Schaltfläche Format. Auswahlmöglichkeiten sind dann fett, kursiv, unterstrichen und die Farbe. Außerdem gibt es noch die Möglichkeit, mit der Option Leerzeichen entfernen unerwünschte Leerzeichen bei den Datenbankfeldern zu eliminieren. In all diesen Fällen werden nach der Auswahl entsprechende Formatierungszeichen in den Text eingefügt (für fett z.B. <b> vor und </b> nach dem markierten Text), die dann im fertigen Vertrag als die entspre­chende Formatierung interpretiert werden.

Außerdem können Sie den Baustein einer Ebene zuordnen und ihn für die Nummerierung markie­ren.

Mit Anhaken der Checkbox ist Überschrift markieren Sie den Text als Überschrift für den folgenden Baustein. Im gedruckten Vertrag wird dann sichergestellt, dass die Überschrift einer Baustein­grup­pe und der nachfolgende erste Baustein zusammen auf einer Seite gehalten werden.

Neben der regulären Eingabe von Text über die Tastatur können Sie im Bereich Text auch ähnlich wie im Serienbriefmodul Datenfelder bzw. Platzhalter aus den Listen auf der rechten Seite ver­wen­den. Diese werden per Doppelklick im Textfeld eingefügt (an der aktuellen Position des Cur­sors), sind dann durch doppelte spitze Klammern eingefasst und werden später beim Drucken des Vertrags mit den Daten des Feldes befüllt (also zum Beispiel wird statt EH_PLZ und EH_ORT die Postleitzahl und der Ort der gewählten Bestandseinheit eingesetzt). In der Liste der Platzhalter fin­den Sie alle Felder aus den zusätzlichen Registern des Vertrag (siehe Register Vertrag - Person), inklusive der dort vorhandenen Schlüsselfelder, die Sie individuell befüllen können. Im Bereich Baustein ausblenden können Sie schließlich festlegen, dass der Baustein im Vertrag komplett ausgeblendet wird, wenn ein darin verwendetes Datenfeld einen bestimmten Wert hat. Markieren Sie dazu die Checkbox. Zum Ausblenden der Bausteine haben sie verschiedene Möglichkeiten, die Sie aus dem Drop-Down-Menü auswählen können. Außerdem kann für jeden Baustein festgelegt werden, ob dieser bei Übereinstimmung aller Kriterien (UND) oder Übereinstimmung mindestens eines Kriteriums (ODER) ausgeblen­det wird. Enthält eine Platzhalterbezeichnung das Wort „IBAN“, wird der Wert dieses Feldes wie eine IBAN-Nummer in 4er Gruppen formatiert.

Im Bereich Nummerierung innerhalb des Bausteins können Sie eine Aufzählung oder Liste im Text for­matieren. Geben Sie die Liste dann mit dem ausgewählten Trennzeichen im Textfeld ein (z.B. abc*def*ghi*jkl usw. mit Trennzeichen *) und wählen Sie das Nummernformat und die Einrückun­gen. Statt des Trennzeichens wird dann bei der Aufzählung ein Zeilenumbruch eingefügt.

Register Tabelle

Hier können Sie eine Tabelle einrichten, die nach dem eingegebenen Text des Textbausteins ange­fügt wird. Fügen Sie dazu oben Spalten hinzu und legen Sie deren Breite und Einrückung (in cm) fest. In der Mitte können Sie dann die Inhalte für die Spalten in mehreren Zeilen eingeben. Dabei kön­nen Sie Text und Platzhalter verwenden. Die Inhalte können Sie entweder direkt in der Tabelle oder im Eingabefeld unten links eingeben. Daneben haben Sie wieder die Möglichkeit mithilfe des For­mat-Buttons einzelne Textteile zu formatieren (die Formatierungen in der Spaltenliste gelten für die gesamte Spalte) und die Zeile auszublenden, wenn alle oder bestimmte Platzhalter leer sind.

Register Vorlagen

In diesem Register sehen Sie die Vorlagen, die den aktuellen Baustein verwenden. Per Doppelklick können Sie eine Vorlage öffnen.

Zusammenfassung: Vertrag erstellen und drucken am Beispiel Mietvertrag

Um einen Mietvertrag zu erstellen, erfassen Sie dessen Daten zunächst in den Vertragsdetails. Le­gen Sie dazu einen neuen Vertrag an und geben Sie die benötigten Daten ein, insbesondere Ver­tragsart und Bezeichnung, sowie Objekt, Einheit und Person. Speichern Sie den Vertrag durch Klick auf das Diskettensymbol:

Laden Sie nun in den erscheinenden Registern die Personen-, Einheits-, Objektdaten usw.:

Tun Sie dies entweder in den einzelnen Registern oder über Aktionen - alle Vertragsdaten laden. La­den Sie auch die Vorschreibungsdaten (außer Sie verwenden eine Neuvergabe):

Wählen Sie, wenn dies noch nicht geschehen ist, im ersten Register eine Vertragsvorlage aus:

Dabei werden die vorhandenen Vorlagen nach ihrer Relevanz für das gewählte Objekt und die Ein­heit geordnet, so dass passendere Vorlagen immer ganz oben stehen:

Ist alles gewählt und gespeichert, können Sie mit Klick auf drucken in der Fußzeile der Vertrags­de­tails nun den zusammenge­stell­ten Vertrag ansehen und die Richtigkeit aller Angaben überprüfen.

In der Vorschau können Sie den Vertrag dann ausdrucken, in verschiedenen Formaten speichern, per E‑Mail versenden und ins DMS einchecken. Sind Änderungen am Ver­trag nötig, schließen Sie die Vorschau und klicken Sie in den Vertragsdetails neben der Auswahl der Vertragsvorlage auf Bearbeiten.

Ausdruck auslaufende Verträge

Mit dem Ausdruck auslaufende Verträge können Sie Verträge nach verschiedenen Kriterien sor­tie­ren und auflisten. Sie finden den Ausdruck im Bereich Rechts- und Vertragswesen im Hauptmenü:

Für die Zusammenstellung des Berichts stehen ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Sie kön­nen zum Beispiel nur die Verträge einer bestimmten Vertragsart bzw. -unterart in die Liste aufnehmen. Außerdem ist eine Einschränkung auf einen bestimmten Vertragsbeginn bzw. -ende, eine bestimmte Laufzeit, Kündigungsfrist oder ein bestimmtes Erinnerungsdatum möglich.

Um auf einen Parameter einzuschränken, aktivieren Sie zunächst dessen Box durch Setzen des Häk­chens und wählen Sie dann die Einschränkung. Haben Sie alle Einstellungen gemacht, können Sie den Ausdruck über Drucken ausdrucken, als pdf-Datei ausdrucken oder zunächst in der Vor­schau betrachten. Dort haben Sie dann die Möglichkeit, den Ausdruck zu drucken, per E-Mail zu versenden oder in verschiedenen Dateiformaten abzuspeichern.

Versicherungskategorien

Um die in den Vertragsdetails zur Auswahl stehenden Versicherungskategorien zu bearbeiten, stehen Ihnen die Status aller Art zur Verfügung. Zu diesem gelangen Sie über das Hauptmenü über Domizil+ Objektmanagement 🡪 Grundeinstellungen 🡪 OM Allgemein 🡪 Status aller Art.

Über die Tabelle Versicherung und die Gruppe Art können dann die gewünschten Versicherungskategorien angelegt werden. Weitere Informationen zu Konfigurationen über die Status aller Art finden Sie im Administratorenhandbuch / Status aller Art.

Berechtigungen

Verträge

52103 Vertrag Liste (Hauptmenü, Objektmenü)
Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer die Vertragsliste einsehen.

52100 Vertrag anlegen
Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer neue Verträge anlegen.

52101 Vertrag bearbeiten
Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer Verträge bearbeiten. Hat ein Benutzer diese Berechti­gung nicht, kann er zwar die Details eines Vertrags einsehen, die Schaltflächen zum Speichern sind aber deaktiviert.

52102 Vertrag löschen
Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer Verträge löschen.

52104 Vertrag abgeschlossen bearbeiten
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer abgeschlossene Verträge wieder entsperren / aktivieren / bearbeiten.

101170 autom. Ticketerstellung zu auslaufenden Verträgen (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle autom. Ticketerstellung zu auslaufenden Verträgen mit der Nummer 9600 ermöglicht.

150048 Indiv Felder Vertrag (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer über den Button „Indiv. Felder Verwalten“ oder vom Hauptmenü aus (Grund­einstel­lungen – Dialoge allge­mein) die Indiv Felder für das Modul Vertrag verwalten.

101125 Versicherte Kategorien (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung können Benutzer die Versicherungskategorien anlegen, bearbeiten und löschen.

335103 Vertrag Erinnerung
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer den Ausdruck "Auslaufende Verträge Erinnerung" im Hauptmenü öffnen.

101065 VertragMenu (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle VertragMenu mit der Nummer 1570 ermöglicht.

50275 Eingabefelder Bestandsnehmerwechsel Neuvergabe (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle 'Eingabefelder Bestandsnehmerwechsel Neuvergabe' mit der Nummer 93110 ermöglicht.

50276 Vermerke - relevante Themen (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle 'Vermerke - relevante Themen' mit der Nummer 93109 ermöglicht.

Vertragsvorlagen und Bausteine

511204 Vertrag Textbaustein Liste (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer die Textbausteinliste aus dem Hauptmenü aufrufen.

511205 Vertrag Textbaustein Gruppe Liste (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer die Textbausteingruppenliste aus dem Hauptmenü aufrufen.

511206 Vertrag Vorlagenliste (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer die Vertragsvorlagenliste aus dem Hauptmenü aufrufen.

511201 Vertrag Textbaustein Neu
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer neue Textbausteingruppen und Textbausteine anlegen.

511202 Vertrag Textbausteine bearbeiten
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer Textbausteingruppen und Textbausteine bearbeiten.

511203 Vertrag Textbaustein löschen
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer Textbausteine löschen.

50427 Vertragsvorlage anlegen
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer Vertragsvorlagen anlegen.

50428 Vertragsvorlage bearbeiten
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer Vertragsvorlagen bearbeiten.

50429 Vertragsvorlage löschen
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer Vertragsvorlagen löschen.

Globale Variablen

70 GLOBAL_FUNKTION_INDEXVERAENDERUNG_VERTRAG
Hier wird die Funktionsnummer für den Sachbearbeiter hinterlegt, der die Indexerhöhung bei den Verträgen durchführt.

781 GLOBAL_MIETVERTR_IMPORT_AUSSTATTUNGSGRUPPE
Mit dieser Variablen wird festgelegt, ob beim Import der Einheitenausstattungen im Mietvertrag alle oder nur die Ausstattungen aus einer bestimmten Ausstattungsgruppe importiert werden.
Wenn der Wert leer gelassen wird, dann werden alle importiert, ansonsten kann man die Bezeichnung einer Ausstattungsgruppe hier eingeben.

10200 GLOBAL_MIETVERTRAG_TEXTKZ_SCHLUESSELWERTE
Hier werden die Textkennzeichen für die Schlüsselwerte beim Vertrag aus der Symboldatei hin­ter­legt. Es können maximal 5 Werte hinterlegt werden. Beispiel: 1,5,10,50,58

Konfigurationstabellen

1570 VertragMenu
Diese Konfiguration wird verwendet, um in den Vertragsdetail die unter Anzeigename aufgeführ­ten Vermerke, etc. aufzuführen oder zu deaktivieren (Spalte Aktiv = 0). WICHTIG: Das Feld Schlüs­sel darf nicht verändert werden.

7600 Vertragsbeilagen
In dieser Konfiguration werden Texte für Vertragsbeilagen eingetragen, die dann beim Vertrag zur Auswahl stehen.

9600 autom. Ticketerstellung zu auslaufenden Verträgen
Mit dieser Konfiguration kann eingestellt werden, welche Bedingungen für die automatische Erstellung von Tickets aus auslaufenden Verträgen über den Job "Service OM Tickets für auslaufende Verträge erstellen" gelten sollen.
Vertragsart: Einschränkung auf diese Art (z.B. Mitverträge)
Vertragsunterart: zusätzliche Einschränkung auf die Unterart von Verträgen (z.B. Wohnungen); ist keine Unterart eingetragen werden alle Unterarten zur Vertragsart miteinbezogen
Monate: Zeit in Monaten bis zum Vertragsende, also z.B. wenn heute der 18.08.2021 ist, und hier 4 eingetragen ist, dann von allen Verträge der eingetragen Vertragsart, die am 18.12.2021 auslaufen würden, Tickets erstellt
Schablonennummer: Nummer der Ticketschablone die für die automatische Erstellung der Tickets verwendet werden soll
ACHTUNG! Für die Bearbeitung dieser Konfigurationstabelle wird die Berechtigung Nr. 101170 benötigt.

93109 Vermerke - relevante Themen
In dieser Konfiguration wird festgelegt, welche Kombinationen von Themen/Typen für ein Modul relevant sind, und welche Vermerke somit im entsprechenden Frame direkt im Detaildialog ange­zeigt werden. Zurzeit ist dies für die Module Bestandsnehmerwechsel/Vergabe und Vertrag möglich.
Mögliche Werte für Modul (genaue Schreibweise beachten!): 'Kündigung' (für das Bestands­nehmerwechsel/Vergabemodul); 'Vertrag' (für das Vertragsmodul)
Mögliche Werte für Thema: alle in den Status aller Art konfigurierten Werte - auch hier muss jedoch die genaue Schreibweise beachtet werden!
Mögliche Werte für Typ: 'Objektvermerk'; 'Stiegenhausvermerk'; 'Einheitenvermerk'; 'Personen­vermerk'; 'Zuordnungsvermerk'; 'Kreditorenvermerk'; 'Grundvermerk'; 'Grundstückvermerk'; 'Ver­trags­vermerk'; 'Schadenvermerk'; 'Arbeitenvermerk'; 'Interessentenvermerk'; 'Abstimmung­vermerk'; 'Mitgliedvermerk'; 'Eventvermerk'; 'Mangelvermerk'; 'Bestandsnehmerwechselvermerk'
Bei leerem Thema bzw. leerem Typ werden alle Themen bzw. Typen berücksichtigt.

93110 Eingabefelder Bestandsnehmerwechsel Neuvergabe
Mit dieser Konfiguration wird das Verhalten der Eingabefelder im Vertrags- und Bestandnehmer­wech­sel­modul / Lasche Neuvergabe definiert.
Feldname: Der Name des hinterlegten Datenbankfelds. DIESER WERT DARF NICHT GEÄNDERT WERDEN!
Beschriftung: Der Text, der vor dem Eingabefeld stehen soll; kann individuell angepasst werden.
Vorschreibungskomponenten: TextKZ für die Berechnung der Miete aus der Vorschreibung; kann individuell angepasst werden (Format: z.B. 12+15+23-50).
Gruppierung: 'Miete', 'Standplatz', 'Berechnung Zahlungsbetrag' (wird verwendet, um die Posi­tio­nie­rung am Dialog zu vereinfachen). DIESER WERT DARF NICHT GEÄNDERT WERDEN!
Sichtbar: Bestimmt, ob dieses Eingabefeld im Dialog angezeigt wird (1 = sichtbar; 0 = unsichtbar).
Abstand zum vorherigen Eingabefeld: der vertikale Abstand zum vorherigen Eingabefeld.
Sortierung: Innerhalb der Gruppierung kann die Anordnung der Eingabefelder angepasst werden.
Abstand Label links: Abstand der Beschriftung zum linken Rand des zugrundeliegenden Panels.
Abstand Eingabefeld links: Abstand des Eingabefeldes zum linken Rand des zugrundeliegenden Panels

Actionservice Jobs

Service OM Tickets für auslaufende Verträge erstellen
Mithilfe dieses Jobs können automatisch Tickets aus auslaufenden Verträgen generiert werden, wenn Bedingungen, die in der Konfigurationstabelle „autom. Ticketerstellung zu auslaufenden Verträgen“ (Nr. 9600) getroffen wurden, zutreffen.